高校研究生檔案管理創新思維的思考
交流平台
作者：李洪梅
【摘要】隨著我國教育體係建設的完善以及教育層次的普遍性提高，研究生教育的重要性日漸提升。檔案管理作為研究生管理工作中的一部分，其重要性也日趨凸顯。本文立足探討研究生檔案管理的特殊性與不足，並據此提出建設性的建議。
【關鍵詞】研究生教育檔案管理建議
一、研究生檔案管理的內容及其重要性
（一）研究生檔案管理的重要性
檔案是曆史的見證，曆史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”。研究生檔案是研究生在校期間活動的第一手記錄，它全麵反映了學生思想、學習、科研情況，是學生綜合素質的全麵反映。學生也可以從檔案材料中檢視自己的表現，查缺補漏，全麵發展。研究生檔案管理在學校的管理過程是重要的基礎部分，也是研究生教育體係中不可或缺的一環。從學校的角度來說，在檔案中可以找出教學過程中存在的問題與不足，並在此基礎之上加以解決與改進，推動完善本校研究生教育體係發展，麵向“十二五”人才需要，與時俱進。從國家的層麵上來看，加強研究生檔案管理係統建設可以從更高的層麵上全麵了解我國高端技術人才的成長過程與教育結果，在選用人才的時候有據可依。
（二）研究生檔案管理的內容及特殊性
與本科生檔案相比，研究生檔案有其一定的特殊性，相對應的，研究生檔案管理工作上也具有一定的特殊性，體現以下幾個方麵：研究生教育更著重於學生實踐能力與實際調查研究能力，研究生檔案應包括調研報告等形式；相比本科階段，研究生階段取得優秀科研成果、申請到技術專利以及發表優秀論文的幾率更大，研究生檔案應包括科研創新；參與導師的研究項目與課題，與課題組內部的老師前輩的通力合作，學生可以深入了解本專業學術研究方法、工作流程與準則與如何團隊合作。因此，研究生檔案也應包括學生參與項目課題的經曆。
二、目前高校研究生檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案內容雜亂，不能滿足時代的需求
一方麵檔案內容雜亂零散，不易整理齊備。由於研究生教育的特殊性，在研究生學習階段產生的檔案材料包括發表論文記錄、答辯材料、實踐報告等，這些文件都應在加蓋相關公章後收入檔案中。但在收取材料的過程中很容易發生遺漏的現象，導致檔案的記錄功能向不完全性傾斜。這使得學校難以準確全麵地對一個學生做出評價，用人單位不能完全了解應聘學生的優點與不足，造成選擇時的偏頗。另一方麵，材料形式千差萬別，不符合歸檔需要。根據《幹部檔案工作條例》的有關規定，收集的材料必須統一以十六開規格辦公用紙為載體，以黑色簽字筆或鋼筆書寫，不得使用圓珠筆、紅藍墨水鋼筆或鉛筆填寫。但是收繳學生的材料形式各異，出現眾多不合規的材料，對檔案管理人員造成了很大的不便，也衝淡了檔案材料本身的正規性。
（二）檔案內容陳舊，不能起到就業指導作用
學生檔案的一個重要作用就是為招聘單位提供用人指導。而現今，招聘企業與用人單位由以學曆為參考的聘任模式逐漸轉向以能力為參考的聘任模式。在這種形勢下，大部分學校的研究生檔案中仍隻包括畢業成績、答辯材料等內容，涉及到學生個人能力的論文發表記錄與實踐活動報告等內容的材料常被檔案管理人員所忽視。用人單位在檔案中無法得到他們所關注的信息，也就無從判定求職者是否符合要求。因此，若檔案內容不能隨時代而進步，就將在我國快速發展的經濟洪流中失去它應起到的作用。
（三）研究生檔案管理鬆散，手段落後，效率低下，亟須專業化
雖然在大部分高校中設立專門的檔案管理部門，但是大多數專門機構中並沒有相應的專業人員。在檔案管理工作中，學校常常派行政部門人員兼職檔案管理工作，甚至在繁忙時調用學生幫助檔案整理。缺乏專業人員所造成的結果就是檔案管理鬆懈，事故問責不周，檔案內容保密性差。檔案管理的鬆散也表現在檔案的收繳和填寫過程中。很多高校在填充檔案的工作中，隻是將檔案填充表格發放給學生，其中有時甚至包含一些非公開內容。這導致了虛假檔案內容產生的可能性，也造成了不規範形式材料的產生。許多檔案管理仍停留在使用紙質檔案階段，落伍於時代發展。檔案管理人員缺乏專業性這就造成了管理人員對工作認識淺薄，固封守舊，缺乏創新意識，難以因管理內容不同而提出相應的方案。