領導與員工之間的大多數溝通是建立在口頭基礎上的。要想把每一條命令、每一項建議都寫下來是不切實際的，也是不可取的。但問題在於很多時候以口頭方式發出的簡單指示、請求或意見，被聽者徹底地誤解了。
不論領導多麼準確地表達，多麼精心地措辭，員工還是會在一些時候誤解領導的本意。文字可以表達諸多不同的事情。員工的教育背景、生長地域、智力與培訓等等因素，都可能對他們的理解產生一定的影響。這就是為什麼得到口頭反饋十分重要。不要太信任從員工那裏得到的簡短的“是”或點頭這類回答。他是否完全理解了指示？指示的內容是什麼？如果員工在領悟指示時“不夠準確”，爾後會出現什麼問題？你會十分震驚地發現，有多少次信息是被“曲解”了。
領導對這種不良的結果感到非常失望，而員工卻認為自己在忠實地遵循領導的指示行事，也因此而十分不愉快。
如何減少這種誤解呢？對領導來說，首先要認識到同基層員工和高層管理者對話時必須謹慎小心。要具體而準確，任何不經過周密思考的陳述都可能導致不良的結果。
(1)仔細考慮指示的內容。
領導必須認識到，他們所說的每一件事都有著更高的“重要性”，這僅僅是因為對基層員工來說，他們代表著權威。一句看似無關緊要的陳述可以說它所達到的結果完全不相稱，管理層級或職銜越高，這個人所說的話就越重要。任何大公司的總裁都不會輕易發表評論。
領導不僅要思考他們自己打算說什麼，還要考慮別人會如何獲得和理解信息。甚至還要想到接受者可能做出的反應。當領導與基層員工對話時，使用下麵這份心理檢查表進行檢查：
①我想要說什麼？
②這一信息應該告訴給誰？多少人將會受其影響？
③在傳達信息時，我擁有可靠的事實嗎？
④如何最好的表述信息使聽者能夠理解？
⑤他們會在第一次就獲得信息嗎？信息需要重複嗎？
⑥聽者可能做出什麼樣的反應？他們會有不同意見嗎？
⑦需要對信息進行“包裝”嗎？
⑧在下達指示時，是否還需要當場示範？為了進行這種示範需要做些什麼工作？由誰來進行示範？
⑨接受指示的人需要時間進行練習嗎？要多長時間？
當利用這一心理檢查表時，領導在向員工傳達指示之前，必須先要慎重“構思”他們的口頭信息與指示。這是他們分內的職責。
(2)注意談話方式和態度。
談話的方式與內容同等重要。用粗聲粗氣或不愉快的語氣傳遞信息時，聽者所接收到的反應幾乎總是情緒性的。由此領導可以預料到聽者也會以同樣的方式做出反應。當你以這種方式講話時，聽者必定對你想傳達給他的信息感到不快。