成功的交流意味著共享一種想法。但是意見相左遠多於思想一致。為什麼會這樣呢？是什麼妨礙了你的同級、上司、下屬正確評價你的看法和計劃？
交流是一種相互關係。隻有當每一方滿足另一方的需求時，交流才會起作用。所以進行交流就是要充分考慮你的想法、語言和表達，使之同時滿足講話人的意願和聽講人的需要。
那麼你如何實現交流呢？下麵幾點建議可供借鑒：
(1)區分聽講對象。
無論是顧客還是同事，接受方的每個人都希望感到你所要說的與他們頭腦中已知的事情有聯係。了解他們已經知道些什麼當然是使交流成功的關鍵。
你不能迫使別人交流，但卻可以造成討論的氣氛使他願意分享你的思想、計劃和主意。創造這樣的氣氛就會在你最想接觸的人們中有效地增加你的想法的吸引力，因為它使你不隻是跟蹤他們的思維方式而且能準確預測他們的看法；不僅是介紹情況而且是在他們易於接受的情景中策略地提出想法以取得成功。
約翰·肯尼迪曾經把政治定義為探索可能性的藝術。他強調的就是交流。你不可能賣出市場不打算購買的東西。問題在於：什麼是可能的？
社會心理學家謝裏夫指出，個人對於任何事物的態度最好是用三個信念區構成的連續體來表示：接受區、中立區和拒絕區。
按照謝裏夫的說法，如果你遇到一條信息在你的接受區以內或者稍稍超出一些，你就會覺得它與你的想法相一致，而且往往會覺得比實際情況更可親近。反之亦然，若某個想法在人的拒絕區以內，你就會覺得它不可接受，程度上也超過它的實際情況。
謝裏夫的研究認為具有最大接受可能的策略是采用接近而又不超出聽者中立區界限的信息，也就是他們對該事件的想法仍處於中立或未定狀態的部分。
推動人們進行交流的是他們自身的需要和聽講者的需要。了解別人的感情要求和邏輯要求，亦即確定聽講者的特點，就是很快地摸清用什麼方法和依據，能夠滿足聽講者的這些需要。真正弄明白你在跟誰說話，不僅使交流有望，而且使交流較有可能實現。
(2)明確目的，掌握信息。
策略性交流的目的有兩個：求得了解和說服別人。向上司報告工作，是不是讓他了解你的進展？和員工一起討論工作績效評估，是不是試圖讓他們相信你對他們的評價是公正的？如果不是想求得了解，那就一定是想用來說服別人。
雖然乍一看，在求得了解和說服別人之間選擇交流目的似乎不那麼至關重要。但不要有錯誤的理解。策略效果決定於目的和想要灌輸想法之間的一致性。如果目的是求得了解而你的信息則是有關說服別人的，那麼實際上你所能聽到的就像是釘子在黑板上劃過的尖叫聲。反過來，如果讓主題與目的協調一致，那麼你所表達的對聽者來說就是悅耳的音樂。
許多自以為是的交流行家往往使自己陷入誤區，他們把求得了解和說服別人看作是可以相互替代的成分。事實上，與目的不一致的信息是一種雙重信號，不能產生明確而真誠的交流。就像所有的含糊其辭一樣，它所造成的混亂經常超出它所促成的共識。
目的在於求得了解的信息內容或者是全新的，或者對身邊的聽講者來說是新鮮的，因此，聽講者可能不會有內在的反對心理或者固有的不信任感，並欲對之爭辯。目的在於說服別人的信息則負有額外的任務。無疑，後一類信息必須鼓勵響應者開始去做或考慮某件事。但與此同時它們還必須鼓勵響應者停止做某件事而去想另一件事，也許這件事恰恰會使他們一上來就不同意你的意見。
(3)調節交流基調。
詞語在上下文中所包含的意義超過詞語本身。因此在努力弄清聽講對象的特點、並確定策略性交流目的及信息內容之後，下一個問題是我們如何才能確保選用的詞語能按我們所指的含義被人理解。
語言對於交流思想來說並不是很準確的工具，所以聽眾還依靠一些非言語的補充手段，如手勢、時機選擇、交談地點，以及其他因素，從中尋找線索來理解你所說的內容。這一切構成了一種基調、一種氛圍，它提醒聽講者以不限於字麵的方式來理解你的信息。
改變基調實際上是你天天都在做的事，但卻未必意味到這一點。例如，作為一名經理，你得經常向客戶解釋在開單據的做法上的小變動。如果突然寫一封信告訴顧客這一消息，那麼你就可能給這件事增加了緊迫感，所造成的氣氛會招來許多詢問，遠遠多於你能有的答複。你應該把這一消息放在下一次定期見麵時一並據實解釋。這種較低的基調有助於使你的客戶恰當地看待這項新的做法。
如果交流目的是求得了解，那麼交流基調應力求建立一種合情合理，多少是務實的氣氛；當你力圖說服別人時，則要倒過來。