企業中的流程管理
管理縱橫
作者：胡行行
【摘要】隨著市場經濟的發展，企業傳統的經營管理方式早已不適應激烈競爭的要求，企業在運營中需要更高的效率。因此通過OA協同平台來實現各部門、各級橫向縱向工作流程處理的自動化，規範管理流程，提高工作效率。本文通過對醫藥企業存在流程管理問題進行詳細分析，提出了相關解決方案。
【關鍵詞】流程管理 企業 OA協同
隨著市場經濟的發展，企業傳統的經營管理方式早已不適應激烈競爭的要求，企業在運營中需要更高的效率。因此通過OA協同平台來實現各部門、各級橫向縱向工作流程處理的自動化，規範管理流程，提高工作效率。
相對醫藥行業的現代化、科學化、製度化、規範化管理及提高行業整體素質和市場競爭能力而言，加強醫藥企業的信息化建設迫在眉睫。盡管醫藥行業被認為是一個資金雄厚的行業，但調查顯示，大多數醫藥企業對信息化投資比較謹慎，整個醫藥行業的信息化而言，總體上仍屬於低層次應用的水平，並沒有達到很好的應用效果。
在OA協同平台管理中，建立各項管理和業務流程是確保工作順利進行的基礎，也是使OA協同平台慣性運行的保障。而在實際工作中，由於企業對流程的認識不足，常常出現的問題是：不製定製度流程，或製度流程製訂了而實際工作不徹底執行；根本原因在於企業對流程意識的缺失和對製度流程的不尊重。
在業務流程的建立和優化過程中，身為一名醫藥企業OA協同係統管理者深深認識到存在的主要問題有以下幾點：企業之前沒有製定流程，工作也照樣進行，有沒有流程似乎對工作影響不大；流程就是約定俗成，製度出來沒有實際意義；流程製定得再好，關鍵在人的執行，如果人的工作不到位，再好的流程也沒有用；領導認為有了流程，就分散了權利，領導的權威與價值就不能體現了；業務工作很複雜，遇到的特殊情況很多，沒有辦法按照固定的流程進行；有許多流程隻是形式主義，直接找領導簽字最簡單，效率最高；公司流程執行了好幾年，沒有出現大的問題，不需要優化；企業現行流程與實際不相符，時常修改，不符合製度；雖清楚通過建立和優化流程可以提高運行效率和保障執行一致，但不知道從何入手；每年都會按照部門的要求進行優化，卻發現效果不明顯。
由於存在上述認識問題，醫藥企業在流程建立上常常困難重重，建立的流程流於形式。在企業中流程的存在，是為企業提供更好更快的工作效率。所以必須解決以上問題，有幾點：要認識流程對企業管理的重要性，不沉澱工作經驗，不能傳承複製，不製定標準規範管理流程，不能保障實施效果一致；不論領導還是下屬都要養成尊重流程的習慣，且不能讓權力大於流程，讓習慣大於流程，讓經驗大於流程；要學會優化流程的方法，具備優化流程的能力，不可隻見樹葉不見森林，固步自封，得過且過，缺乏創新。
流程管理在企業中相當重要，它可以不斷提升內部運作效率。流程管理的主要目的就是追求效果和效率，沒有效果的效率是沒有價值的，就像是“洗煤炭”，甚至讓企業的製度管理更加淩亂，當然沒有效率的提高也是不可能保障有好的效果。所以我們要通過業務流程管理來優化內部運作，具體需要考慮的因素有以下幾方麵來：讓高層減少工作壓力，通過事情分級處理手段來減少審批環節，讓製度和流程來保證企業業務的運作，使“人治”轉向“法治”。根據流程理順結構，明確角色及職責，使業務有序運作。使流程中沒有空白地帶或重疊區域，真正做到職責明晰，分工明確，消除部門之間的扯皮現象。明確流程的責任人。在很多企業，我們看到的普遍現象是：部門有人管，而流程沒有人管，或者部門內部的流程有人管，跨部門的流程沒有人管。根據流程運作的要求，不僅要明確流程的責任人，而且應打破部門界限，賦予流程負責人對跨部門流程從頭管到尾的權力。權力盡量下放，讓最明白的人最有權。流程優化要求管理重心下移，即職責和權限要下放，真正讓最明白的人最有權。流程優化的結果可能會使一些主管覺得失去了權力，這是因為以往很多需要他們發號施令才能得以推動的環節，在流程梳理順暢之後能夠得到自動運行，很多需要他們審批才得以通行的事情現在不需要了，使他們失去了權力感。實際上，這正是流程效率提高的表現。當然，在這種情況下，主管們可以更多地，承擔組織及流程建設和人力資源管理的工作，推動組織能力的提升。