事業單位人事檔案管理現狀及完善措施
管理縱橫
作者：代劍國
【摘要】事業單位人事檔案是記載個人經曆、政治思想、品德作風、業務能力、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是全麵地、真實地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核職工工齡、學齡、職齡和經曆的確信憑證；是事關職工退休後養老待遇等切身利益的主要依據。是事關職工死亡後財產公證、分割的重要依據。完善人事檔案管理製度就必須更新思想觀念、建立健全人事檔案管理製度、提高檔案管理人員素質及水平等措施。
【關鍵詞】人事檔案管理 現狀 措施
目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案管理工作成了“說起來重要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的工作。加強規範人事檔案管理製度、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數事業單位重點工作。
一、人事檔案管理的現狀
（1）硬件設施差。沒有設立專用檔案室，存檔室、閱檔室不明確。“六防”設備不配套；檔案在長期保存過程中材料出現黴變、蟲蛀，影響檔案的使用。檔案夾不統一，影響檔案的美觀整潔、完整。
（2）人力資源配備不足。人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，目前大部分事業單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在分管工作上，對於大量的需要裝檔的資料隻是機械的放入檔案袋中，不分類、歸檔、鑒別、裝訂，在領導要求或上級管理部門檢查時才關注一下檔案室的管理，成了一個擁有檔案鑰匙的保管員
（3）檔案管理人員責任心不強。沒有認真及時的到各部門、科室收集應該歸檔的檔案材料，被動式工作，導致人事檔案材料收集不全；有時將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，長時間不管不問，沒有及時將材料進行鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。
（4）幹部職工對人事檔案的認識不足。填寫如履曆表、年度考核表等類似的表格時，有的人能省則省，認為不會有人看，敷衍了事。有的材料如學曆、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不願意將材料交給檔案管理人員，送交材料不及時，造成檔案材料收集不全甚至丟失。
（5）檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案人員交接手續不嚴格。按照檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，檔案管理人員離崗或調動工作時，移交手續不按程序辦理。新的管理人員礙於麵子，該檢查的不檢查，該簽字的不簽字，使檔案交接變成隻是交接一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容和基本要求。其次是檔案材料交接不及時，往往人員檔案調離了存檔部門部分檔案材料還在原存檔部門，造成界限不明，責任不清，以致出現檔案材料數量缺失。
（6）人事檔案管理手段落後。目前大部分事業單位人事檔案還僅限於紙麵管理，人事檔案管理軟件落後或沒有配備，現代化水平不高，滯後於幹部人事檔案製度改革的收入開展。檔案管理人員一直采取手工檢索、編輯，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料、目錄不能及時更新的情況。調閱檔案時都是采用原始的手工操作方法，不能建立上下互聯數據庫，檔案管理信息化程度低。