辦公自動化
辦公自動化簡介
辦公自動化的概念和特點
(一)辦公自動化的概念
辦公自動化（OA：Office AUtomation）是一門綜合性很強的新興學科。它研究如何有效地將計算機技術、通信技術、係統科學和行為科學應用於傳統的數據處理技術所難以處理的，數量龐大且結構不明確的，包括非數值型信息的辦公活動。辦公自動化又是在技術革命的浪潮中，適應形勢發展的需要應運而生的一項新興產業和一門綜合性的技術。國內外對辦公自動化有多種解釋。一般地說，辦公自動化指具有現代化思想和技能的人，使用先進的辦公自動化設備和科學管理的方法，充分利用信息資源，提高辦公室的管理水平和工作質量，求取更好的經濟效益。
辦公自動化涉及三個方麵的內容。一是人，即辦公室工作人員。他們應當具有現代化的思想和現代化的技術。二是信息。“辦公”是一種處理人群集體事務的活動，從信息處理的角度來看，辦公活動就是對各類辦公信息進行采集、存儲、處理、傳送和輸出的過程。領導部署工作、秘書起草文件、召開會議、接待來訪、調查研究等等，都是處理信息。三是科學的工作程序和先進的辦公設備。當前，以電子計算機為中心形成的信息處理係統，是辦公自動化的標誌。與上述說法相類似，有人認為，辦公自動化是現代化的社會結構、現代化的辦公室工作和具有較高文化水準的辦公室工作人員的綜合效果的反映。各種自動化的工作設備隻有在現代化的工作組織係統的條件下才能發揮作用。
怎樣才算達到了辦公自動化？目前有各種不同的理解，比較普遍的看法是：如果一個辦公室能夠利用文字處理機、電子計算機、傳真機和複印機等來辦文辦事、處理信息，就可稱為辦公自動化。強調利用先進的綜合的科學技術和現代化的辦公設備；強調辦公人員和辦公設備組成人機信息係統；辦公自動化的目的是要提高辦公效率，改進辦公質量。
我國的專家學者在全國第一次辦公自動化規劃討論會上，綜合了國內外的各種意見，將OA定義為：辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人們的一部分辦公業務活動物化於人以外的一種現代化的辦公設備中，並由這些設備與辦公人員構成服務於某種目的的人——機信息處理係統。
(二)辦公自動化有什麼特點？
辦公自動化是信息化社會最重要的標誌之一，它有如下特點：
（1）辦公自動化是一門綜合性新科學。一般人常常認為辦公自動化隻是自動化科學的一個分支，其實辦公自動化是當前國際上飛速發展的一門綜合多種技術的新型學科。它涉及到文秘、行政管理、電子、機械、物理等十多個學科。綜合起來看辦公自動化的支持理論是行為科學、管理科學、社會學、係統工程學、人機工程學等，其直接利用的技術是計算機技術、通信技術、自動化技術等。所以說，OA是一門綜合的科學技術，是信息化社會的時代產物，是在計算機、通信設備較普遍應用、信息業務空前繁忙的情況下產生出來的。
（2）辦公自動化是一個人機信息係統。一個比較完整的辦公自動化係統應包括有信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個基本環節。核心任務是向各級辦公人員提供所需的信息。所以OA綜合體現了人、機器、信息資源三者的關係。信息是加工的對象，機器是加工的手段，人是加工過程的設計者、指揮者和成果的享用者。設備是重要條件，但人始終是決定因素。
（3）辦公自動化是包括語音、數據、圖象、文字等信息的一體化處理。它能把基於不同技術的辦公設備（如計算機、打字機）用聯網的方法聯成一體，將語音、數據、圖象、文字處理等功能組合在一個係統中，使辦公室具有綜合處理這些信息的功能。
（4）辦公自動化的目標是為了提高辦公效率和辦公質量，辦公自動化是人們作為產生更高價值信息的一個輔助手段。
辦公自動化的發展
(一)辦公自動化在國外的發展情況怎樣？
今天．辦公自動化在發達國家已得到迅速發展，大量OA設備和軟件不斷出現，各種規模的實驗係統相繼安裝調試。辦公自動化在以美國、日本為代表的一批先進的工業國家已從初級應用期發展到成熟期。
美國的辦公自動化始於六十年代初，發展很快，走在世界的前列。它的OA產品每年以20％的速度增長，近五年來OA硬件發展費約1200億美元，軟件費約2000億美元，而硬件中個人計算機居支配地位，達500億美元，占42％；局部網絡和專用交換機產品的年增長率為13％，具有工作站功能的設備有30多種。1989年，市場銷售額已達到200億美元。至今，全美國70％的信息業已實現了辦公自動化。美國的辦公自動化，在公司、企業中比政府部門發展得早，應用較為普遍，並且具有很高的水平。這些公司、企業不僅把辦公自動化視為提高辦公效率、節約辦公成本的手段，而且更重要的是利用它來加強經營管理，作為提高企業素質和競爭能力的重要條件。一些大型計算機公司和廠商，不僅在總公司內部建立和使用較高水平的辦公自動化係統，它分布在世界各國的分公司也利用遠程通信網絡實現辦公聯係。同時，一些試驗性、探索性的新技術也不斷應用在辦公管理係統上。例如，在辦公管理中多元信息綜合通信的應用，利用光纖通信和衛星通信傳送電視會議等新技術。
美國政府高度重視OA的發展和應用，白宮在十年前已建立了辦公業務信息係統，這是一個具有一千個終端的局部網。現在政府各類辦公的機構已基本上使用了文字處理程序、各種電子報表程序和電子郵件係統，還增加其他管理支持軟件、文件查詢和報告生成、數據庫管理係統等。美國OA總的發展水平是：采用係統綜合設備，實現辦公業務綜合管理自動化。其辦公室自動化發展過程大體上可分為四個階段。第一階段是在1975年以前，它是以單個獨立的計算機為中心，主要進行單項數據的處理，完成單項辦公室自動化業務，第二階段在1977～1982年，在單機應用的基礎上，逐步建立了局部計算機網絡係統，實現關鍵部分辦公業務運行的自動化。第三階段是在1983年以後，由局部網絡向跨單位、跨地區的聯機係統發展，建立了企業間或地區間的計算機網絡，實現辦公業務綜合管理的自動化。當前，辦公室自動化的第四階段目標是整個辦公室高度自動化、辦公室自動化係統的智能化，並將辦公室自動化係統與範圍更大的信息係統結合起來，組成統一的大型信息管理係統。
日本發展辦公自動化比美國起步晚，初期（1979～1982年）是單項業務、單台辦公設備自動化。發展期（1983～1987年）的特點是實現辦公機器化，推行辦公業務管理方式的統一化和標準化，實現各種作業流自動化。在1988年已經進入成熟期，實現OA係統集約化，使全部係統有機結合起來。現在日本開發OA係統的程度與美國已不相上下，電子工業界努力發展OA產品，已形成一個巨大的市場，六種主要OA設備生產規模1985年達2萬2千億日元，到1990年已達4萬7千億日元。
在世界進入九十年代後，國外的辦公自動化的發展趨勢是：
（1）辦公自動化設備向高性能、多功能、複合化和係統化發展。
（2）整個辦公室係統將向著數字化、智能化、無紙化、綜合化辦公係統發展。
（3）用計算機做的辦公工作站將向同時能處理文字、數據、圖形、圖象、聲音的多功能發展。
（4）通信在辦公自動化係統中的地位將進一步增強，可以充分利用多種通信媒質的接續，建立全球性的通信網絡體係。
(二)我國辦公自動化的發展情況怎樣？
我國的辦公自動化起步較晚，二十世紀七十年代從國外傳入，八十年代才得到真正的發展。從發展過程和對未來的預測來看，我國的辦公自動化可以劃分為三個階段。第一個階段是啟蒙與準備階段。時間從1981年到1985年，這段時間主要是在典型的試點上開發某些辦公自動化係統，探討中國辦公自動化的模式，製定我國辦公自動化發展規劃等。第二階段是開創和見效階段。在這一階段，建立起一批能體現我國最高水平的國家一級辦公室自動化係統，如國務院辦公廳辦公自動化係統。在地方政府機關的領導部門，建立具有一定水平的辦公自動化係統。同時，逐步做好標準化工作。第三階段是由發展走向成熟階段。時間從1991年到1999年。希望在這個時期內，建立起點網互聯、自上而下的辦公自動化係統。在辦公自動化技術的開發和應用方麵我國與先進國家相比，有不少差距。但是，我們急起直追，發展很快。今天，辦公自動化工作在我國正方興未艾，來勢如潮。
中央和有關部門對辦公自動化十分重視。國務院電子振興領導小組於1985年設立了辦公自動化專業領導小組，1986年又成立了辦公自動化專業的專家組，並多次舉行全國辦公自動化工作的研討會議，對我國發展各類OA設備和OA係統的功能和結構、通信網絡、OA集成和接口、應用軟件等七個方麵的問題進行了研究討論，還請專家編寫了OA設計指導書。
國務院率先開發了“政務辦公自動化係統”。目前，全國市級以上的機關和大中型企事業單位都不同程度地使用了計算機進行文字處理。中央各部委、大部分省市政府和許多大中型企事業單位都把建立OA係統列入議事日程。上海市人民政府的辦公係統，使用WANG－VS超級小型機聯成通信網絡，另外裝置一個局域網絡和若幹台微型機構成整個係統，在辦公事務方麵開發了包括文字處理、行文管理、文檔管理、辦公日程管理、輕印刷、電子郵件係統、機關事務處理共七個軟件包。該係統已經運行兩年，效益顯著，人民日報頭版曾稱讚該係統使上海市府信息靈、辦公效率高。湖南省計算所研製的“縣長辦公係統”，由五大係統即辦公事務管理、決策支持、服務支持、信息管理、模型庫組成，下有27個子係統，110個模型組，該OA係統的功能已超過國內同類係統的水平，正在全國縣級政府推廣使用。
由於微型計算機技術在我國迅速推廣應用，也促進了辦公自動化技術應用的發展。幾年來我國在事務處理、數據庫、局部網、通信、圖象識別、人工智能專家係統、漢字信息處理等方麵已取得可喜成果，令人喜悅
在我國，辦公自動化係統的建設首先要為政治、經濟、國防服務。國家投資建設的經濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電力、能源、氣象、軍事、公安、國家高層領導機關等十二個大的信息管理係統，這些項目具有相應規模，體係比較完整，體現了高技術和現代化的管理效能，是代表國家一級高水平的辦公自動化係統。這些係統目前正在不同程度地積極建設中。
今天，在全國各類機關、部門、企業中還有成千上萬種各種不同功能不同規模的辦公自動化係統在繼續建設和逐步投入使用之中。黨的第十三次全國代表大會、全國第七屆人民代表大會等曆次會議，成功地使用了“多功能會議事務信息處理係統”。它迅速、準確、及時地完成了與會代表報到、投票選舉、議案表決等各項會務信息處理，使整個會務工作完全實現辦公自動化係統的管理，又快、又好，得到了代表們和會議組織者的好評，產生了良好的社會效益。在魯、豫兩省，我國第一條跨省聯行微機通信的辦公自動化係統在開封（河南）與荷澤（山東）間開通後，僅第一個月互彙票據401筆，金額達378萬元，兩地間原需八天周轉的時間變為當天結清；全國在途資金每天高達600億元之多，有了跨省的聯行辦公自動化係統，如按可壓縮80％的在途時間計算，每天就可以增加30億元的資金投入使用。在燕山石化公司煉油廠，利用辦公自動化係統來優化投產方案，經過優化的方案與人工編製的增產計劃相比，利稅增加了1892．4萬元。
辦公自動化勢在必行
從遠古時代開始，為了完成辦公活動不可缺少的信息交流，人們一直在不斷地努力尋找新的辦法。最初是以純樸的語言和手勢來傳遞氏族首領的命令和意圖，向大自然作鬥爭，獲取食物以謀生存。以後人們又成功地把繪畫抽象化，創造了文字。文字的發明使人類得以超時間、超地域地傳遞和交換信息，使統治者的命令和意誌得以貫徹和推行，而用石頭、樹幹開始做的筆是人們用文字傳遞信息較早的工具。公元前3200年埃及人發明了墨水，以後中國人又發明了硯和紙。筆、墨、紙、硯簡稱為文房四寶，幾千年來這四寶成了人們習慣使用的傳統辦公工具，它完全靠人工來進行，至於辦公公文和信函的傳遞，則主要用馬作交通工具，由人來傳送，在世界上也延續了幾千年。