論商務英語中銷售信函的寫作技巧
外語教學與研究
作者：杜習舉
摘 要： 商務英語寫作中的銷售信函的寫作非常重要，這類信函的寫作能力直接影響公司的銷售業績、與潛在買方的業務關係、公司的整體形象和聲譽等。本文主要討論銷售信函寫作時需要遵守的原則、寫作的四個步驟和關鍵短語等，以期讓讀者認識到銷售信函寫作的重要性，並能快速掌握這類商務信函的寫作技巧。
關鍵詞： 商務英語 銷售信函 寫作技巧
一、引言
整個商務交往過程可以劃分為建立商務關係—銷售—詢盤—回盤—還盤—索樣—訂貨—付款—生產—包裝—出貨—保險—押彙等環節，銷售是整個過程的第二步，作用舉足輕重。書寫銷售信函能力至關重要，因為好的銷售信會幫助公司獲得利潤、擴大市場份額、提高商業形象和名譽，而水平低劣的銷售信則會讓公司損失很多訂單和機會。從中，我們不難發現銷售信函書寫的重要性。因此，筆者主要探討商務英語寫作中銷售信函的寫作技巧。
二、銷售信函的寫作技巧
究其本質，銷售信函是一種特殊的商務信函，其目的主要是擴大業務、說服消費者購買產品。這跟廣告在很多方麵不謀而合，如“服從你的渴望”（雪碧）、“成功之路，從頭開始”（飄柔）、“汾酒必喝，喝酒必汾”（汾酒）、“眾裏尋他千百度，想要幾度就幾度”（伊萊克斯冰箱）、“人類失去聯想，世界將會怎樣”（聯想）、“我們的光彩來自你的風采”（沙宣洗發水）、“放低偏見，你會有出色發現”（柯尼卡）等。兩者都是要盡力推銷自己的產品，讓消費者對產品有全麵詳細的了解、有購買的欲望，並進一步付諸實踐。
一般來說，在寫作銷售信函時，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱“愛達”公式。它是國際推銷專家海英茲·姆·戈得曼總結的推銷模式，是西方推銷學中的重要公式，具體指一封成功的銷售信函必須把買方的注意力吸引或轉變到產品上，使買方對銷售信函推銷的產品產生興趣，這樣買方的欲望隨之產生，爾後再促使其采取購買行為，達成交易。AIDA實際上是四個英文單詞的首字母。A為Attention，即吸引客戶的注意；I為Interest，即引發客戶的興趣；D為Desire，即激發客戶的欲望；最後一個字母A為Action，即鼓勵客戶采取購買行動。銷售信函的寫作一般分為四個步驟。
1.介紹促銷商品，使買方產生興趣。這時，賣方需要對自己的產品進行詳盡的介紹，包括銷量、性能等方麵。例如，本公司的產品深受廣大消費者的歡迎、銷量非常好、品質優良、價格公道、設計精美、顏色匹配、規格齊全、溫暖舒適等。
2.比較商品，體現本商品的優勢。在這個步驟中，賣方通過將產品和其他廠商同類產品的比較，凸顯出自己產品在質量、工藝、價格、式樣等方麵的優勢，讓買方先心動，繼而行動。
3.提出優惠條件。在進行商務合作時，當交易量達到一定數量時，如5000件或10000件，可以給予買方一定程度的優惠。因此，在第三個步驟中，賣方可以提出相應的優惠條件，進一步激發客戶對產品的興趣。