如對方要找的人不在，也應向對方解釋一下，最好也能給對方一些禮貌的建議，如：“他出門去了，估計明天回來，你明天再打電話來，好嗎？”或“對不起，他上街去了，今上午不會回來，能讓我轉告你找他的原因嗎？”等等。如果電話是打給上可的，接話的公關人員可以根據實際情況決定是否讓對方與上司通話。比如，對方是一個陌生人，或者你不知道對方與上司是什麼關係，最好不要隨意說出上司是否在辦公室。以免讓一些無關緊要或你自己可以代上司回答的問題分散上司的注意力，浪費上司的時間。如果對方沒有主動報明姓名或與受話人的關係、所要講的事情等，一般不要主動打聽。有人喜歡先止境地追問對方，比如：“你是誰？“你和××是什麼關係，你找他到底有什麼事？”等等，這一種刺探他人隱私的行為，是很不文明、很不禮貌的，即使純粹出於好奇，也是應當避免的。
注意音量、語氣、聲調
現在大多數城市的電話都已經是電腦程序控製，電話的音質音量效果都有較大改進；但也許由於受過去老式電話的影響，許多人養成了打電話大喊大叫的習慣，一拿起話筒就像是在和誰吵架似的，這樣既不文雅，又不禮貌。
無論是打電話，還是接電話，話筒都不要拿得太遠或太近，一般應將受話器一端置於離嘴唇大約一厘米的位置。無論是長途還是短途通話，應以感覺聽清對方的話為標準。有的人隻要一打長途電話就下意識地大嚷大叫，好像他的聲音不是通過電訊號傳過去的，而是他大聲地從電話線裏喊過去似的。其實，打程控電話完全沒有必要大嚷大叫，電話音量的大小，並不取決於通話距離的遠近，而是取決於通話線路質量的好壞。用正常的程控電話通話，無論距離遠近，應當有如在一至兩米內親切交談的感覺。
所有打過電話的人都知道，雖然在電話上見不到對方的神態和表情，但是卻完全可以聽出對方的神態和表情。因此，打電話時應考慮與對方談話時所傳出的語氣、表情、聲調。說話應盡量輕鬆自然，麵帶微笑。日本許多公司都要求職員特別是新職員對著鏡子打電話，以訓練員工打電話時的神態與表情。為了讓打電話的人找到自己聲音的良好感覺，不妨在電話的另一端錄成音帶，然後放給打電話的人聽，無疑也是訓練禮貌地打電話的好方法。
作好記錄
在辦公室裏工作的人，每天通常要接很多個電話，還要處理很多其它的事情，不可能凡事過耳不忘。因此，要隨時準備好專用的電話記錄簿，養成記錄電話的良好習慣。無論幫人接電話，還是對方給自己講一些重要事情，都應當作好記錄，以免誤事。
由於公務電話常常談的是一些重要通知、重要情報、重要信息等，需要及時處理，及時決策，及時采取措施，一旦因接話人沒有記錄而遺忘，就可能為國家、集體和個人造成難以估量的損失。因此，接話人應集中精力、認真對待。接記電話時，應盡量避免打斷對方的講話，但為了有效的呼應，表示你的專心聆聽，你應隨時用“嗯”、“好”、“是的”、“對”、“知道了”這類短句作答，如沒聽懂對方的某句話，可請求對方重複一下。要善於從聽筒裏辨別對方的心態，是歡樂還是憂愁，是欣喜還是不滿，是憎恨還是同情，然後采取適當的情感應答和事後處理。
記錄完畢後，應將主要內容向對方複述一遍，使之準確無誤。通常，辦公室電話記錄還應包括來話人姓名、單位、電話號碼，來話時間等內容。
當對方通過電話邀請你參加一個宴會、舞會或其它重要活動，你又有可能參加時，應誠懇、禮貌、明確地予以接受。如：“好吧，能受到貴公司盛情邀請，我十分榮幸，請轉達我對你們上司的謝意，我一定會準時出席酒會。”對是否應邀的答複一定要明確，不能隻是說聲謝謝了事，特別是在涉外活動中，你隻說謝謝，對方就會很難辦，而且多半以為你已表示謝意，就不會再去了，因而可能不再考慮你的席位。當你到時候又出現在宴會場地時，雙方都會覺得挺難堪的。
使用手機時勿擾他人
手機即“移動電話”，是靈活、現代化的通迅工具。使用時除了應遵守電話禮儀外，還應注意一些特殊規範。例如：在賓館大堂、會議室、洽談室使用，則明顯會打擾他人。如必須攜帶，則應將其關機後裝進公文包或小型提包內，如急需在公共場所、正式活動過程中使用，應起身離開，找一個不影響他人的地方。如不得不當眾使用，應向周圍的人致歉。
空間禮儀
人際接觸的環境，無論是稠密還是稀疏，都需有一定的空間範圍。
每一個人都有既適合環境，也適合自己的“小世界”、“領土範圍”。這個環境是隨著人際疏密環境的改變而改變的，它就像一個隨氣壓環境的改變而可大可小的氣球，當外界給予它過大的壓力時，它就會“暴裂”。如果他人越界，而進入屬於某人在一定條件下的空間範圍時，他就會局促不安，就會反抗等等。