資訊管理的價值 資訊係統的設計
§1資訊係統的設計方法
管理資訊係統的設計是一項繁複的工作，也可以說是包羅萬象。同時又由於係統的不同，所考慮的因素也就沒有一定的標準。因此在設計以前必須先做係統分析的工作。
係統分析包括兩件事，一是分析現有的係統，一是將現有的係統做更進一層的電子計算機化。在做係統分析之前，必須先選擇所要應用的係統的範圍，並將應用的範圍，下一個定義。舉例來說，選擇應用範圍在於決定所要分析的是哪一種係統?會計係統?市場管理係統?人事管理係統?或是生產管製係統?若生產管製係統是所要應用的，下一步就將生產管製的範圍定一個標準：是否包括存貨管製?品質管製?生產程序該如何確定，等等。了解了現有的作業方法以及應用的範圍之後，就可以把所有可以應用的方法、可能發生的事項以及其他現成的類似係統綜合起來，做分析的工作。
經過徹底地分析與了解現有的係統之後，就可以開始設計的工作了。設計一套管理資訊係統，一般來說包括了十項步驟：
①在最少的限製情況下，決定一個係統所要實現的作用。
②設計“可行的理想係統目標”，以供在正常情況下使用。
③收集有關“可行的理想係統目標”的可行性的資料。
④建議“可行的理想係統目標”的其他組成成分。
⑤選擇與“可行的理想係統目標”有密切關係的其他係統。
⑥製定有關的程式、公式以及作業程序。
⑦檢討到目前為止，所有的設計工作是否完美。
⑧在實際的作業情況下，測驗這個新設計的係統。
⑨實際應用。
⑩評判新係統的實際工作量。
在設計管理資訊係統的同時，還有四點主要因素必須隨時注意到，以期求得一個具有最佳效率的係統。這四點設計要件是：
①針對所要達成的作用來設計管理資訊係統。
②以目標係統在正常的作業狀況下所該完成的事項為第一考慮條件。
③盡量地多方麵設計數個與目標係統十分接近而且可以完成相同作用的係統。
④在這幾個係統中選擇一個可以最有效地完成所期望作用的係統。
由於管理資訊係統是以電子計算機為處理大量資料的工具，因此在設計的時候，對計算機的性能及它的操作過程也要有相當的認識。下列幾點乃是設計人員應該注意的有關電子計算機方麵的問題：
①資料輸入的方法。
②基本資料庫的設計與應用。
③檔案的儲存與維護。
④輸出的方式以及報告的格式。
§2資訊的處理方法
有人說資訊是一種“感受的信息”，原因是資訊包括一切經由五官傳入的報告(耳朵聽到的、眼睛看到的、鼻子嗅到的……)，所以說資訊就是“感受的信息”。
資訊越多越好，是根據以下三點理由：
第一，資訊繁多會引出更多的問題；
第二，廣泛資訊或許是你使用廣闊的視野收集到的；
第三，眾多的資訊中可能不乏含有品質優異者。
當然，既是收集了繁多的資訊，就必須具備能力去分析它。
(1)資訊的三種類型
收集資訊時，要特別注意資訊的種類：
①罐頭資訊(已包裝完畢的資訊)；
②調理完畢的資訊；
③完全沒有加工的資訊。
通常通過宣傳媒介所得到的資訊就是所謂的“罐頭資訊”。比方說，通過報紙、電台、電視、印刷品等媒介得到的資訊。這類資訊很容易到手也易於保存，其品質可得到很大的保證。
聽取他人的言談所得的資訊是屬於“調理完畢的資訊”，包括聽人演講或交談等獲取的資訊。此類資訊不像宣傳媒介那樣有廣大幅度的時間、空間，但多半也經過一番加工修飾，因此在品質上也能得到某種程度的保證。
通過自己五官直接感受得到的資訊，是屬於未加工的資訊，令人新鮮感十足，但其中難免也包括一些未經處理或完全不懂如何使用的資訊，同時其所能接觸的時間空間也很有限。
如果若按照資訊使用的困難程度來看，其次序應該是3→2→1；如果考慮資訊收集的容易程度和收集成本，次序應該是1→2→3；如果以“量”的多寡來看，當然屬罐頭資訊最多。
人們通常不一定立刻會使用到獲得的資訊，有時“保存資訊”也是很重要的一件事。有時必須高明地收集有保存性的“罐頭資訊”以便適時地取出使用，這樣才有效率。
(2)資訊圖解的效果
對於資訊可以采取圖表說明的方法。用圖解方式，會增加了解的程度。如果能活用它，對分析就有莫大助益。圖解具有以下兩項優點：
①空間的分配清晰，能夠把握全體的位置；
②圖解的資訊量比文字多。
例如，電話中對方的解說，是隨著時間而流動，而我們必須在時間的流動中了解情況(就是必須等對方說完話才能明了)；又例如，對方說“再走幾步後，左邊就有個郵筒……”，雖然已聽到對方的說明，但心中一定會想：“走幾步到底是多遠?走到郵筒處，是否要拐彎或往前繼續走呢?”然後對方會補充說：“從郵筒算起第三家是咖啡店。”像這樣聽對方說完話才能獲得全部的資訊，這就是一種資訊隨時間的流動而增加的過程。
如果把資訊全部揭示在一張地圖上，那麼看地圖的人很快就能把握大體的狀況，而且圖解可以明白地表示出自己的所在地和目的地，所以很少有不明白的情況發生。換句話說，地圖就是將分析過程中的分解、理解、組合三要素同時表現出來。
比方說，可作為標誌的郵筒或咖啡店在經過圖解後，人們會認為它們是重要的辨別要素而將其保留下來，並刪除多餘的項目，然後把一個個標誌記號連接起來，就可以明示拐彎處所在位置，這就是要素與要素間的“理解”過程。由一張地圖就能組合自己所在地到目的地的整個過程。由此可得知，地圖的空間分配，對分析來說是很有利的一點。
第二項優點就是地圖和繪畫的資訊量要比文章為多，而我們從連環漫畫中可得知這點。當表達某種資訊時，可能要用許多文字才能明白表示；但如果以繪圖方式表現，則可減少很多不必要的說明文字。
(3)資訊圖解的類型
資訊圖解大致有兩種方法：
①流程圖型，它是一種作業圖。