會議管理新思維 組織安排會議的技巧
§1會務準備主席應如何控製會議以增進其實效?為了避免對召開會議喪失控製，主席應在開會之前做妥準備工作。就一般性的會議而言，開會之前的準備工作至少包括下列八項：
(1)會議目標的設定；
(2)與會者的選擇；
(3)會議時間的選擇；
(4)會議地點的選擇；
(5)會議場地的布置；
(6)會程的指定；
(7)會議通知的派發；
(8)開會前的最後審查。
下麵我們就簡略地介紹其中幾個較重要的。
(1)會議目標的設定
決定召開會議之後的第一項最重要的準備工作，便是設定會議目標。良好的會議目標應符合四項要求：
①會議目標必須用書麵列明。許多會議主持人在規劃會議的時候，都以為沒有必要將目標寫出來。他們常說他們已經將目標記在腦中，而且隻要他們時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產生任何實質上的差別。其實，這是一種似是而非的論斷。用書麵方式寫下會議目標，可以產生三種好處：第一，有助於目標內涵澄清；第二，書麵目標較不容易被忘；第三，當目標種類繁多時，以書麵寫下比較容易調和它們之間的潛在矛盾。
②會議目標必須切合實際。所謂切合實際，即指具有實現的可能。但是“會議目標必須切合實際”這句話，並不意味會議目標應該是容易實現的。事實上，一個不是輕易能夠實現的目標，對目標的追求者才具有真正的挑戰性。這即是說，會議目標不但應具有相當的挑戰性，而且也應該有被實現的可能。
③會議目標必須能夠充作行動的指南。例如某單位主管因為感到單位產品不良率過高，而決定開會研討降低產品的不良率方案，倘若他將會議目標認為“探討如何降低產品的不良率”，則該目標肯定難以當作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產品的不良率應降低多少，以及應在多長的時間內達到這個結果。但若他將會議目標改訂為“探討如何在十月底之前令產品不良率由目前的5%降低至3%”，則上述缺點將不複存在。
④會議目標所表明的必須是“應實現什麼”，而非“應做什麼”。“應做什麼”是以主席為本位，而“應實現什麼”則是以成果為本位。以主席為本的目標，遠不如以成果為本位的目標那樣具有實效。例如當會議目標被訂為“向員工宣傳新的告假程序”時，主席可能隻會照本宣科一番而草草了事，但若會議目標被訂為“令員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關心員工對新的告假程序是否已真正了解。
(2)與會人員的選擇
會議目標設定之後，緊接著便是決定與會的人選。主席原則上隻應考慮邀請下列兩類人士與會：
①對實現會議目標有潛在貢獻的人。會議既然是以目標的實現為導向，因此主席在決定與會者人選之際所應優先考慮的，便是邀請對實現目標有潛在貢獻的人參與。但這並不意味這些人非出席會議不可，因為主席有時可以在會議前約見他們，並征求他們的意見。這樣做，將可免除他們出席會議。
②能夠因參與會議而獲得好處的人。讓這些人參與會議，固然有助於會議功能的發揮，但主席也可故意不邀請他們參與，而隻在會議之後，將開會的結果通知他們。
(3)會議時間的選擇
主席在選擇會議時間時，首先，應該考慮的便是自己的時間，此即能令自己獲取充分準備以及方便自己作息的時間。這種做法並不表示主席是一位自我中心的人，因為主席既然是會議成敗所係的關鍵性人物，在選擇會議時間時，自然應以適合自己的時間為優先考慮。這是一種實事求是的做法。其次，主席也應該考慮方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜愛的時間。倘若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標的實現，勢必遭受不利的影響。
會議時間必須包括起止時間。經驗顯示，絕大多數的會議都隻列明開始的時間，而無結束的時間。這樣的做法有兩種嚴重的缺陷：①與會者無法對會後的工作預作規劃；②會議的效率勢必降低。
因為既然沒有終止的時間，本來一個小時可以結束的會議，則可能被拖到三個小時才結束，這不幸地應驗了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時間。為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須列明結束時間，而且都必須按照這個時間準備結束。就算有些會議——譬如說解決問題的會議——難以確切地把握結束時間，但主席至少應指明會議大約會在哪一個時間結束。
§2會議組織中的主席行為
有人說：“會議的主席有如樂隊的指揮。”這句話隻說對一半。會議的主席固然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔當會議的主席卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而後者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色。
經驗豐富、技巧熟練的主席應具有區別群體或會議維護相關的需要與那些群體或會議任務相關的需要的能力，這也是其角色行為的一大特色。一旦這些各異的需要得以確定，也就要精練的主席展現其關注哪種需要更能保證會議的效果的能力。主席與會議維護相關的行為被認為與群體的和諧以及群體相互作用的質量密切聯係；而與任務相關的行為被認為與利用會議成員共同的技能完成任務密切聯係。
主席在主持會議時，應集中精力於與會議維護相關的行為，而不是施行他(她)所主張的任務。優秀的主席將在會前或會議中間將主張轉給他人。
主席主持會議，施行與維護相關的行為，這裏麵一係列的操作技巧需注意掌握，其實也是上述主席行為的具體化，其中包括：會議開始的技巧；會議進行與結束的控製技巧。
(1)會議開始的介紹方法
好的開端等於成功的一半。會議開始順利，則為會議的成功舉行打下了良好的基礎。會議開始時，主席應盡力吸引與會者的興趣，滿足與會者的需求。有時會議成員之間並不相識，需要作些必要的介紹。常用的介紹方法有：
①自我介紹。與會者分別作一下簡短的自我介紹，說明自己的姓名、身份、背景情況等。這種介紹可以是按一定次序進行的，也可以是隨意的、無序的。介紹時，通常應起立、脫帽。
②互相介紹。這種介紹將自我介紹與他人介紹結合起來，通常按照座位的次序或按事前編排好的次序進行。
③主席介紹。由會議主席分別一一介紹參加會議的人員情況，這一方法適用於主席對與會者的姓名、身份比較熟悉的情況。介紹到哪一位與會者時，被介紹者應起立、脫帽向大家點頭示意。