四、做到使用便捷需做好要素預置
一是各級領導通常對本部門發布的信息，都有層層事先閱知和把關改稿的需要，這就要求在二次開發中，有必要把各級領導作為用戶，導入係統中，並授予較高權限，以實現辦公過程全環節電子化，減少傳統送稿審稿方式，提升辦公效益。二是係統開發設計過程中，每個用戶發布信息的容量大小，是由管理員設定的，通常不應限定得太小，如：單個郵件設定為1M以內，而用戶某次發送郵件達1.5M時，就發不出去了，因此數值設定能大盡量大一些，或者每個部門要有一個用戶有較大容量的郵箱，方便在本部門內解決各種不同發送量的需求，以此提高係統的整體可用性，減少工作中對科技人員的依賴。三是平台提供了維護權限轉讓功能。任何一個起草稿件的起草人，都可將自己的稿件移交給其他用戶幫助修改，並最終移交給領導修改和定稿。實際使用中科技人員要做好教育培訓和使用測試工作，保障平台各項功能得到正確認識和使用。
五、少量缺陷要熟知掌握脾氣就好用
該平台作為一款“小眾”軟件，開發方在開發中，重點放在在實現平台各項功能正常使用。在編程設計中對使用的方便性考慮較少。因此，用起來不如一些大型互聯網公司的頁麵用著順手。這並不奇怪，隻要掌握了平台的“個性”脾氣，是不影響所有功能的正常發揮的。如：登錄郵箱時，該平台隻默認用戶全名精確輸入，需輸入郵箱+域名，不支持模糊或簡寫輸入。舉例講，用戶黃誌聰需登錄自己郵箱時，必須在用戶欄輸入，其中任何一個字符缺少，都是不行的。又如：在郵件係統的二次開發中，可在收件人旁為用戶增列“地址簿”、“全局地址簿”、“郵件列表地址”三個輔助工具，也可不列出。但作為開發和使用人員，我們發現，僅有“全局地址簿”實現了直接選姓名，即可自動輸入收件人對應的郵箱地址，其餘兩項並不好用。因此，在開發中，若不全麵加以測試，用戶用起來，就會出現各種不好用的怪事。比如說，要給馮振寧發一封郵件，在開發者沒有增列“地址簿”、“全局地址簿”、“郵件列表地址”三個輔助工具的情況下，用戶隻有手工輸入，這麼長的字符串；若隻增列了“地址簿”、“郵件列表地址”兩個輔助工具，點擊進去後，卻發現裏麵是空的；隻有增列“全局地址簿”後才會發現，點擊進去後選中馮振寧這幾個漢字前的方框後，再點確定，這麼長串地址就精確地輸入到收件人對話框裏了。試想一下，作為對計算機和網絡不熟悉的用戶，準確輸入，是有一定困難的，很容易出現差錯，容易導致有的單位收到郵件了，有的單位卻反映他們並未收到。