用較多的時間為一次工作事前計劃,做這項工作所用的總時間就會減少。
美國行為科學家艾得·布利斯提出:用較多的時間為一次工作事前計劃,做這項工作所用的總時間就會減少,即布利斯定理。
美國的幾個心理學家曾做過這樣一個實驗:把學生分成三組進行不同方式的投籃技巧訓練。第一組學生在20天內每天練習實際投籃,把第一天和最後一天的成績記錄下來。第二組學生也記錄下第一天和最後一天的成績,但在此期間不做任何練習。第三組學生記錄下第一天的成績,然後每天花20分鍾做想像中的投籃;如果投籃不中時,他們便在想像中做出相應的糾正。實驗結果表明:
第二組沒有絲毫長進;第一組進球增加了24%;第三組進球增加了26%。由此,他們得出結論:行動前進行頭腦熱身,構想要做之事的每個細節,梳理心路,然後把它深深銘刻在腦海中,當你行動的時候,你就會得心應手。
這個實驗告訴我們的,就是計劃的重要性。做事沒有計劃,行動起來就必然會是一盤散沙。隻有事前擬定好了行動的計劃,梳理通暢了做事的步驟,做起事來才會應付自如。好的規劃是成功的開始。
苛羅尼雅公司是澳洲一家頗具規模的製造公司。它設有3個事業部:蔗糖部、建築與建築材料部和礦業與化學品部。在公司的3個事業部中,以赫伯特領導的礦業與化學品部的計劃工作最為成功。計劃工作的程序是自下而上的。
參與製定計劃的人員包括該部所屬的10家公司的經理,某些情況下這些分公司的廠長和業務經理也會參加。
為了使各個分公司的步調能夠一致起來,赫伯特總是把總公司對通貨膨脹及其他各種經濟因素的看法,及時告訴各分公司的經理,讓他們把這些因素作為製訂計劃時的參考資料。各個分公司從每年的4月份(該公司會計年度開始的月份)開始製訂自己的戰略計劃,在8月份之前製訂完畢,並交給大部的經理。按公司規定,戰略計劃所包括的時間為5年,其內容包括生產目標、投資計劃等。部經理在收到這些計劃之後,先進行挑選,再安排先後次序,最後是在這些計劃的基礎上製定出部一級的戰略計劃。部級的計劃包括對各分公司未來5年的展望,主要的問題,所采用的戰略,以及各種投資計劃等內容。該計劃還對投資報酬率和現值報酬率進行調整和修正。計劃的說明書簡明扼要,第1頁僅包括一些重要的數據,如:納稅前和納稅後的利潤目標、投資報酬率和整個計劃的總投資數額;第2頁才包括一些比較詳細的統計資料,包括各分公司的財務計劃和大部的總財務計劃。
接著,各事業部要把自己的計劃送到總公司的財務部,財務部於9月份將部級的計劃送往公司總經理辦公室。在此後的1個月中,總管理處與各部的經理會仔細研究和討論他們的計劃。對有些單位的擴建計劃,總公司可能予以批準,對另一些單位的擴建計劃,總公司可能不予以批準,而是讓他們先集中力量去降低產品的成本。總公司也可能讓某個分公司推行增產某種產品的計劃。
在每年的11月份之前,總公司會把各種指導性文件發到各大部,該文件詳細地說明了哪些計劃已被批準,以及總公司對各部有什麼希望。在這個會計年度的最後幾個月裏,各部根據總公司發給的指導性文件,重新製定自己的戰略計劃並編製預算。隨後,總公司再根據這些計劃製訂出整個公司的總計劃。總計劃應對整個公司的目標和戰略做出詳細的說明,並附有必要的統計資料。
通過這一道道繁複的程序,最後製訂出來的計劃就是確實可行的。為進一步確保戰略計劃的順利完成,該公司還建立了一套“追蹤審核”製度。該製度規定,在每一個會計年度結束之前,各分公司都應指派專門的稽核人員,對計劃執行的情況進行檢查,並寫出“追蹤審核”報告,從而做到使一年的預測更為準確。正是這樣一個嚴密的計劃製訂過程和監督執行過程,保證了苛羅尼雅公司在經營中很少發生失誤,從而保持了公司蒸蒸日上的發展勢頭。
“凡事預則立,不預則廢”。做一件事,隻有美好的設想是遠遠不夠的。計劃可以對你的設想進行科學的分析,讓你知道你的設想是否可以實現。計劃可以作為你實現設想過程的指導,大大節省你的時間,減輕壓力。有了好的計劃,你就有了好的開始。