會議管理
會議準則
1會議的特征
會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發揮特定功能而進行的一種麵對麵的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：
①提供信息；②彙集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓練。
會議隻是一種管理工具，一般人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一種活動。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。在這兩類人士之中，厭惡會議者似乎比熱衷會議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會議的人往往是些最不懂得開會，甚至是最喜歡濫開會議的人!
客觀地說，會議本身並不具備被熱衷或被厭惡的理由。因此，我們有必要恢複會議的真麵目。
熱衷會議的人總是強調會議的必要性，甚至認為它是不可缺少的。這未免言重了，因為就算不召開會議，一個機構照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會議的途徑。
讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發揮會議功能——提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練——等諸種途徑。
(1)提供信息
我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書麵報告從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經濟劃算。但值得注意的是，人們對書麵的東西有時不一定看，就算看了也不一定能完全理解。從這種意義來說，則開會不失為提供信息的一種明智的舉措。在會議中，主席不但能當麵澄清與會者的疑問，而且可借助視聽器材，以增進與會者對信息的了解與興趣。
(2)收集信息
召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。你可以請求信息提供者，用書麵的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它複印然後分發出去。另外，可通過個別約見有關人士，當麵向他們收集信息，這樣做效果極佳。
(3)解決問題
當一位主管麵臨問題時，他可當機立斷地親自加以解決，也可將它授權給別人代為解決，而不需付諸於會議。但若問題緊迫度不高，同時主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請部屬開會解決。邀請部屬共商問題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現出對協商解決的熱情。
(4)宣傳政策
當一位主管準備將既定的政策傳達給部屬的時候，他可以采取三種途徑：第一、書麵宣傳；第二、麵對麵個別宣傳；第三、憑開會宣傳。書麵宣傳雖然最符合經濟原則，但卻不如麵對麵個別宣傳那樣有說服力，因為若采用麵對麵方式，則主管根據每位員工特點以調整其宣傳方式。至於接受會議形式與否，最主要考慮在：與會者之間的交流是否以產生良好的說服效果。假如主管認為交流有利於說服效果提高，則采用開會宣傳方式；但若主管認為可能導致與會者矛盾，則寧可采用麵對麵個別宣傳或書麵宣傳方式。
(5)培育訓練
由於人力開發重要性已被企業界所確認，因此員工的培育訓練也越來越普遍。大多數企業除采用專門會議的方式，為其員工實施培育訓練——除卻一般所謂的會議培訓之外，尚可采取以下五種措施：
①指定員工閱讀書刊；
②要求參加函授課程；
③主管或其他有訓練專長的人，為員工進行個別指導；
④派遣員工學習外界訓練課程；
⑤以“企校聯合”方式，派遣員工到教育機構進修。
盡管培訓會議已逐漸受企業界所重視，但該種會議興辦，至少應能滿足下列六個條件：
①需要培訓人數甚多(至少在10人以上)；
②培訓會議可以滿足培訓人員真正需要；
③企業可以提供或租到良好的培訓場地及設備；
④企業可以騰出上班時間供員工培訓；或員工願意利用私人時間接受培訓；或企業願為員工提供私人時間接受培訓，而給與津貼；
⑤企業內部能夠物色到合適人選，來從事培訓工作策劃及實行；
⑥培訓會議效益大於培訓會議成本。
如果這六個條件未能同時滿足，則不應輕易采取培訓會議作為培訓手段，而應選擇其它的替代途徑。
就厭惡會議的人來說，會議不但沒有什麼益處，而且有害。但是當我們麵對濫於開會的現狀後，將不得不承認這種態度的產生並非毫無根據。隻要仔細觀察，不難發現有許多會議是基於不正當的理由而召開的。它們至少包括下列六種：
①為滿足無聊的願望而開會——有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關的問題”而召開。這一類的會議其實與交際或聊天，並沒有多大差別。
②為符合慣例或傳統作風而開會——有些會議是因“曆來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。這就是一般所謂的“例會”。例會召開與議案有時無關，因為它基本上是一種為開會而召開的會議!
③為攀比而開會——有些會議是因“人家財務部每星期都舉行一次會議，咱們人力資源又豈能落後”而召開。這一類會議的目的不是為處理實際問題。
④為表功而開會——有些會議是因“若不多開會，則上級領導會以為咱們偷懶”而召開。這一類會議被當作取得上司信任與好感的手段。
⑤為推卸責任而開會——有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。這一類會議是欠缺勇氣麵對決策風險的管理者所慣用的伎倆。