未馬午。印。
陸軍總部的高級幕僚蕭毅肅、冷欣、馬崇六等與以麥克魯準將為首的美軍聯絡組，在8月11日晨舉行會議，商討受降地點初定在第四方麵軍的駐地湖南芷江。日本投降這件事對國民黨來說，事出突然，陸軍總部毫無準備。會上隻決定由何應欽先率領參謀長蕭毅肅、副參謀長冷欣、第四處處長劉措宜、炮兵指揮官彭孟緝等到芷江與第四方麵軍參謀長邱維達協同進行籌備工作，並電岡村寧次派代表到芷江接受指示。當時美國軍官主張即時空運一批美械裝備的部隊到南京、上海、北平、天津等大城市，並同意軍方需要運輸此項軍隊的飛機，美方可竭力協助。
8月中旬，邱維達、劉措宜、馬崇六、彭孟緝、賀衷寒、鄧文儀和陸軍總部一部分工作人員，乘飛機到達了芷江，籌劃和布置受降工作。各戰區首腦以及重慶國民黨各院部一批黨政軍“接收大員”也先後雲集芷江。何應欽又邀集了邵毓麟、龔德柏和國民黨宣傳部副部長李維果，以及雲南的繆雲台參與受降事宜。
原國民黨軍官王誌廉回憶芷江受降經過：
1945年8月，湘西會戰的烽煙還未完全消散，部隊就投入整補和訓練，準備迎接日漸逼近的反攻。身任國軍第四方麵軍司令部副官處上尉副官的我，隨軍駐紮於湖南省辰溪縣北部山區。到夜晚時分，突然，我軍西邊的美軍駐地響起一陣乒乒乓乓的令人不安的槍聲。剛才還是萬籟俱寂的軍營頓時一片騷動。經與美軍聯絡，方知槍聲驟響的緣由，原來是美軍獲悉日軍宣布無條件投降的消息後驚喜萬分，狂歡不已。17日晨，何應欽上將以陸軍總司令、戰區總司令名義致電湘西國軍最高指揮機構——第四方麵軍司令部曰：日軍將在芷江向我投降，速派員妥慎準備典禮及官員來賓的接待事宜。四方麵軍司令王耀武接到何應欽發自雲南的急電後，深感洽降之事幹係重大，一刻不敢遲疑，當即召見其得力幹將、時任副官處處長的趙汝漢少將，命令其擇員前往芷江全權抓洽降籌備工作，擔當好這一關係中華民族國際聲望的曆史重任。
趙汝漢領命已是深夜，卻不敢有絲毫鬆懈，馬上將副官處所有人員從睡夢中拖起商討計劃，經過四五個小時的謀劃最後決定：日軍投降司令部必有大行動，為防萬一，前往芷江的人員不可過多，僅由趙汝漢處長親率少校副官張介斌、上尉副官王誌廉、上尉科員王甸明、中尉副官於克傑等四人先赴芷江；芷江設有飛機場和兵站，到芷江必得求助空軍部隊與兵站司令部，落實典禮場所，做好接待準備工作。當晚，我們即用電話進行聯係，經與空軍第一路張廷孟司令協商，議定騰讓空軍俱樂部做洽降會議場所；遂又與兵站司令張乃恒商定洽降接待事宜，同時確定18日下午借其司令部召開首次準備會。
18日清晨一大早，趙汝漢率領副官處四名軍官和四位手藝精湛的炊事員，在微明的天色中，伴隨清涼的山風，乘坐一輛GM軍用十輪卡車啟程，卡車行駛在碎石路麵上，顛來簸去，本來僅用兩個小時就可走完的一百多公裏路程，結果卻整整晃晃悠悠浪費了五個多小時。卡車駛進芷江空軍營舍，下車後，我們顧不上休息，立刻展開工作。我們四人的具體分工是：
張介斌少校主管官員、來賓住宿安排，設施準備。王甸明上尉負責接待所需物資購置與管理。於克傑中尉掌管與會者膳食采買與製作。
王誌廉起草各類文件，協調各方關係。我們四個人在極度興奮狀態中，以飽滿的熱情四處奔波。是日午後2時，我顧不上午休，又隨趙汝漢處長到兵站司令部列席首次籌委會。時值暑伏連天，芷江城雖地處湘西山區，沅水流經縣城，可仍熱得如處蒸籠之中，簡直透不過氣來，與會者一下午憋在屋子裏，更悶得大汗淋漓，經過反複研究，會上確定了洽降中的五項主要工作：