一、籌備機構暫定名“日軍投降簽字籌備委員會”，由新六軍軍長廖耀湘中將任主任委員，張乃恒司令、張廷孟司令、師管區王××司令、芷江××縣長等均為委員。
二、一切交通工具均由新六軍派出。三、所需餐具由兵站司令部提供。四、經費由兵站司令部墊付，不受預算限製，以莊嚴大方為原則。五、聘請趙汝漢為總幹事，其他參與者均聘為幹事，由籌委會印製下發聘書。
按會議上既定方案，我當即請示新六軍代表趙霞參謀長落實交通工具，並草擬命令，請兵站司令部鄭××副司令員簽發，調動協助人員向張介斌少校報到。上述兩項任務完成後，籌委會首次會議也順利結束。我抓緊時間到兵站司令部領取活動經費，返回空軍營區，設計好聘書和各類應用文件格式，連夜到印刷廠製版印刷。深受八年戰爭煎熬的芷江人民被朝思暮盼的勝利喜訊感染，積極支持幫助我們順利完成了洽降準備工作。
自19日始，國民黨陸軍總部人馬陸續奔芷江而來，一些應邀嘉賓也逐漸光臨，接待工作也自然鋪開。20日午後，何應欽上將親率陸軍總部參謀長蕭毅肅以及三十餘名戰區集團軍總司令以上指揮官由重慶乘飛機抵達芷江。
晚宴後，陸軍總部蔡文治副參謀長指示趙汝漢派兩位軍宣書寫何應欽上將下達給岡村寧次大將的中字第一號備忘錄。趙汝漢把這項任務交給了我和王甸明。接受任務後，我倆既高興又擔心，因書寫備忘錄要求中日文各抄一份；字跡清晰工整，大小勻稱，一字不落，隻字不差，難度很大，不容有半點疏忽。我倆皆是日文門外漢，自然誰都怕寫日文。不知是誰提議抓鬮定奪，還是我幸運，抓了個好鬮寫中文。備忘錄所用紙張請印刷廠專門提供。書寫毛筆特製精選，筆杆上刻著“日軍投降典禮”六個金字。安排妥當，籌委會速著專人與陸軍總部聯係取回備忘錄原樣。就這樣，我和王甸明在陸軍總部日文翻譯官陳××中尉陪同備詢下，專心致誌，研墨揮毫，挑燈夜戰，一氣書寫完時雞已啼鳴。備忘錄全文共一千二百五十個字左右，分五個項目，對各地受降主官也予以附表說明。原稿由陸軍總部王武上校起草，正式書寫又是我們兩個姓王的，因而當時人們皆戲傳這是“三王爺下令日軍投降”！
21日上午11時，岡村寧次遵照國民黨軍事委員會指示，派出由陸軍總參謀副長今井武夫少將、參謀橋島芳雄、少佐前川岡雄及譯員木村辰男等組成的接洽代表團，乘坐一架由鬆原喜八等機組飛行人員駕駛的運輸機在盟軍戰機群監護下飛經湖南常德上空，降落芷江空軍機場，下機又轉乘插有醒目白旗標誌的兩輛軍用吉普車駛往指定地點靜候召見。
午後3時40分，先由蕭毅肅中將、陸軍總部副參謀長冷欣中將於空軍俱樂部召見日方洽降代表，認明身份，宣讀交接備忘錄。會議廳布置簡潔肅穆、莊重威嚴。正麵懸掛青天白日國旗和國父孫中山先生遺像，再上是中、美、英、蘇國徽一字排開，一個象征普天同慶世界和平的巨型“V”字將所有懸掛物高高托起。
《芷江受降記》一文記載：
受降城外月如霜
8月20日下午6點鍾，中國戰區的受降使節一個包括四十人的代表團，在九龍坡機場起飛。這代表團由中國戰區陸軍總司令部何應欽總司令率領，團員是中央各部會的代表們。其中有陸軍大學研究部主任徐祖貽，軍訓部次長王俊，勞動局長賀衷寒，行政院參事徐象樞，交通部校監韋以，教育部秘書劉林士，掃蕩報社長黃少穀，分乘兩架向美國第十四航空隊借來的綠色運輸機，在耀眼的強烈陽光下，飛向晴明亮藍的天際，氣候報告良好。雲朵僅占天空的百分之二十。
勝利的彩虹
丘陵像清淺的池塘底似的，俯視下去，隻覺浮生著一片青青的荇藻。雲層到了，飛機上升，滑行在瑩白的絮被上，“虹！”駕駛室的美國朋友曲著背跑出來，指給他所不相識的一位中國軍官看。果真，在雲層上麵出現了一圈勝利的“虹”，那樣鮮明，下落到無窮盡的地麵，環抱世界。