何應欽到達芷江後，立即召集高級將領盧漢、湯恩伯、王耀武、張發奎、廖耀湘，以及湖南省主席吳奇偉等舉行軍事會議。事後獲悉：在這次會議上，首先由何應欽報告日本接受波茨坦公告，宣布無條件投降的經過；接著宣布成立芷江前方司令部，接受日軍投降，處理收複區軍事、政治、經濟等事項。具體有以下幾點：（1）準備接待日本侵華派遣軍總司令官岡村寧次的投降代表；（2）規定中國各戰區軍事長官受降接管有關事項；（3）在日軍未正式舉行投降簽字前，成立南京前進指揮所；（4）在日軍未正式簽字投降前，迅速空運部隊接管日軍占領區，防止共軍占據，並嚴令各戰區日軍在我接管部隊未到達前，負責堅守其控製區，不讓共軍侵占；（5）21日舉行接洽投降儀式，派蕭毅肅參謀長主持，我掛少校領章負責接待（另一接待人員是中國陸軍總部上校參謀陳昭凱）。為什麼要我掛少校領章呢？因為岡村寧次派來的代表今井武夫係少將副參謀長，我當時也是少將，不便以同等級別接待投降代表，隻好暫時屈居少校。
21日上午，陸軍總部各處主管人員全部由昆明飛抵芷江。隨後，日本侵華派遣軍總司令官岡村寧次的代表今井武夫副參謀長也到芷江向中國戰區最高統帥蔣介石的代表、中國陸軍總司令何應欽接洽投降事宜。今井武夫是遵照蔣介石8月18日致岡村寧次的電令前來接洽的。
《中國晨報》的記者嚴怪愚在《芷江受降側記》中回顧：
1945年日本投降前夕，我正在雪峰山前線采訪。8月上旬，由龍潭司回到安江。8月15日，當時在安江出版的《中央日報》發出“號外”，說日本已“無條件投降”，安江全鎮轟動，鎮民及安江紡紗廠工人的歡樂，幾乎達到瘋狂的程度。
8月20日，我奉報社派遣，就便乘新六軍軍長廖耀湘的吉普車奔赴芷江，等候日本侵略軍投降人員的到來。當日乘飛機到達芷江的有第二方麵軍司令官張發奎以及華中、華南各戰區負責人盧漢、餘漢謀、王耀武、顧祝同、湯恩伯、孫蔚如等數十人。
下午，重慶飛來運輸機四架，何應欽、蕭毅肅、冷欣、鈕先銘同隨員及新聞記者五十餘人同時趕到。
20日晚上，何應欽及各方麵軍司令官盧漢、湯恩伯、張發奎、王耀武與湖南省主席吳奇偉、新六軍軍長廖耀湘等一度會商，認為接待日本侵略軍投降專使人員的生活，應全部軍事化，起居飲食不但要規定時間，且應以號音為準，嚴肅莊重，方不失戰勝國風度。同時，所有標語、便條，亦應印上“V”字（Vitory）。在這之前，籌備工作的實際負責人以第四方麵軍與新六軍的兩個副官處長趙汝漢、敬遠平為主幹，他們已忙碌了三日夜，才布置好這一宏偉的場麵。會場原為空軍第五、六隊俱樂部，乃一西式平房，東西兩頭有出口一處及休息室，正中部是會場。會場前有一曠地，左右皆有馬路可通。路口各紮鬆柏牌樓一座，左邊入口處綴“公理”兩字，中為“V”字，上紮有“和平之神”；右邊亦然，綴以“正義”兩字。會場前曠地，高豎中、美、英、蘇四國國旗。東頭牆上，有大紅色“V”字，兩旁各懸四國國旗。其前置一長桌，玻璃窗均糊上綠色紙。其間空隙處，又懸四國國旗各一小麵，兩邊各擺有長桌。西牆上懸掛大鍾一口，其下為新聞記者席。
三、受降地點的選擇
艾爾伯特·魏德邁（1897-1989），1897年7月9日出生於內布拉斯加州奧馬哈，1919年畢業於美國軍事學院（西點軍校）。1943年10月至1944年10月，任東南亞盟軍司令部副參謀長。1944年10月至1946年5月，任中國戰區美軍司令兼中國戰區最高司令蔣介石的參謀長。1945年8月原定在江西玉山的受降，因為他的建議而更改。他認為受降地點不宜放在玉山，把陸軍總部從昆明推進到湖南芷江，在芷江進行受降是最理想的。他的理由有兩點：第一、芷江是當時西南後方的軍事前沿重鎮，僅團以上駐軍就有近百個，全部美械裝備的新六軍也駐在芷江，芷江不僅是當時國民黨軍隊的重要軍事基地、部隊訓練中心和軍用物資集散地，而且有盟軍在遠東的第二大機場，有著雄厚的空中實力，還有便利的陸地運輸線，便於警衛，更便於今後受降部隊的機動。第二、日軍以八萬兵力發動了以奪取芷江機場為目標的“芷江作戰”（史稱“湘西會戰”），慘遭失敗。是國民黨軍隊對日作戰以來在中國內地打的規模較大的一次硬仗，也是一次勝利的會戰。芷江是勝利的象征，把受降地點改在芷江，既可殺殺日軍的傲慢，又可在心理上對日降使產生一定的壓力，有所戒懼。