采購技術應用評估的重要性,通過這兩個正反方麵的實例而變得不言而喻。不論企業的規模有多大、實力有多強,如果缺乏技術應用的評估,沒有進行相應的準備,不能嚴格過程的控製,采購技術的應用到頭來都隻能以失敗而告終。
一項由機械、化工、輕工、通信電子、金屬與非金屬加工等製造行業169家企業參與的采購調查結果表明,采用數據庫技術的比例為32.2%,進行網上電子采購的比例為28.6%,建立管理信息係統的比例為26.1%,使用管理目錄工具的比例為25.1%。還有一些為數不多的企業分別采用了其他信息技術,比如監控和數據采集係統、供應商庫存補貨係統、決策支持係統等。關於影響信息技術應用的主要問題集中在四個方麵,有488%認為是缺少既懂技術有懂業務的人才,有43.8%認為是難以選擇合適的信息化合作夥伴,有38.4%認為是缺少合適的軟件係統,有30%認為是耗資太多。
這項調查結果表明,製造行業的信息技術應用程度還處於較低水準。造成這種狀況的原因,受訪企業認為主要是人才、合作夥伴、資金方麵的問題。但實際上還有一個非常重要的問題,就是在指導思想上還沒有形成對應用采購技術的緊迫感。以電子采購為例,主要的實施途徑有三條,可以自建采購門戶,也可以利用供應門戶和第三方門戶。自建門戶對實力不強的企業而言確實難度很大,但利用供應門戶或第三方門戶實施電子采購並不需要太多的投入,也不需要信息技術的專門人才。如果企業能夠增強這方麵的意識,電子采購的普及率將大大提高,企業也會因此而獲得更多收益。
(第三節) 采購管理的優化
采購管理從大的方麵看,主要包括三項內容:第一是打好基礎,第二是理順關係,第三是推升成效。因此,采購管理優化的方向,實際上也就是要優化基礎、優化關係、優化成效。
一、盡力打好工作基礎
采購工作的基礎,也就是展開業務的基本條件,主要包括采購的戰略、目標、機構、人員、流程、模式、規範、工具等。如果沒有這些基礎條件,采購業務也就難以為繼。因此,采購總監的管理,必須以努力打好工作基礎為核心。那麼,怎樣才能不斷地優化基礎呢?
采購基礎優化明細
內容要求特點作用功效
戰略清晰規劃描述方向激勵鬥誌
目標明確計劃控製進程分解任務
機構合理對應界定職能展開工作
人員得力匹配落實崗位各司其職
流程順暢控製框定走向提高效率
模式最佳組合形成優勢增加收益
規範齊全到位貫徹標準正常運行
工具適用進步強化管理提升水準
戰略清晰解決的是方向規劃的問題,有利於激勵鬥誌;目標明確解決的是進程計劃的問題,有利於分解任務;機構合理解決的是職能對應的問題,有利於展開工作;人員得力解決的是崗位匹配的問題,有利於各司其職;流程順暢解決的是走向控製的問題,有利於提高效率;模式最佳解決的是優勢組合的問題,有利於增加收益;規範齊全解決的是標準到位的問題,有利於正常運行;工具適用解決的是管理進步的問題,有利於提升水準。
采購總監如果可以解決這些問題,就為采購工作的落實打好了堅實基礎。當然,所有這些問題的解決不可能一蹴而就,需要根據企業的實際情況不斷地進行摸索、調整和完善,否則,采購的基礎就不會牢固,采購管理的優化也就難以實現。
中國供應與采購聯合會的一項采購狀況調查結果顯示:在計劃落實方麵,有32.2%的受訪者並不清楚自己是否完成了年度計劃。其中國有企業和小型企業的比例分別在42.1%和43.9%;外資企業和大型企業的比例稍小,分別為21.1%和23.5%。在訂單準確處理方麵,總的水平值達到86.1%,其中最高的是外企為90.5%,最低的是小型企業為78.6%。在職能活動方麵,有51.5%的受訪者不包括進貨驗收,有48.5%的受訪者不包括品類管理,有46.1%的受訪者不包括招投標管理和報價申請,有324%的受訪者不包括訂貨策略製定和庫存優化控製。
看到上述調查結果,真是有點哭笑不得。不清楚自己是否完成任務的比例竟然超過了三成,訂單處理的準確率最低的還不到八成,職能活動中不涉及進貨驗收、品類管理、招投標管理和報價申請、訂貨策略製定和庫存優化控製的企業有三到五成之多。這些現象說明,目前多數企業的采購基礎還比較差,亟待加強。
二、努力理順內外關係
采購管理中需要理順的關係有兩種:一是內部關係,二是外部關係。理順內部關係的策略是參與和協同,理順外部關係的策略是互補和共贏。
1內部關係。采購的內部關係涉及的部門很多,比如開發、技術、生產、銷售、檢驗、倉儲、財務部門等。這些部門基本上可以分為兩大類:一類是需要服務的部門,比如研發、技術、生產、銷售;另一類是需要合作的部門,比如檢驗、倉儲、財務。理順不同類型部門的關係,需要采用不同的方法。