第十八條部門例會每月初不定期召開，具體時間由部門經理確定後，提前通知與會人員。
第十九條例會地點在各部門辦公室。
第二十條與會人員為本部門全體人員。
第二十一條會議議程為主持人宣布開會，傳達上級指示，總結本月工作計劃完成情況，布置下月計劃，相關人員補充發言，主持人解答問題，作出總結，做具體工作的安排，宣布散會。
第二十二條會議記錄與考勤由部門經理指定專人進行，會後整理出會議紀要，由主持人簽發，當日下班之前發送到每位與會人員及本係統總監、行政管理部辦公室處。
第二十三條會議主持人負責對會議紀要進行督辦。
班前講、班後評例會
第二十四條班前講、班後評例會主要針對於各營業部。
第二十五條班前講、班後評例會由各營業部主管負責召集和主持、考勤。
第二十六條每班次開始前（完成後）10分鍾，列隊站立進行。
第二十七條會議地點為現場（營業廳內）。
第二十八條與會人員為營業廳全體員工。
第二十九條會議議程：營業部主管宣布開會，傳達上級有關精神（如有），安排當天工作，強調勞動紀律等項工作，員工提問，營業部主管解答，宣布散會。
月度預算分析與平衡例會
第三十條月度預算分析與平衡例會由財務總監負責召集和主持。
第三十一條月度預算分析與平衡例會每月28日上午9∶00~11∶00定期召開，由辦公室下達會議通知。
第三十二條與會人員為各係統總監、管理會計部經理、財務會計部經理、辦公室主任和有關人員。
第三十三條會議議程為：主持人宣布開會，管理會計部經理總結當月預算執行情況，說明下月預算安排，與會人員提問，財務總監平衡，並最終確定各部門下月預算費用。
第三十四條月度預算分析與平衡例會的考勤和記錄由秘書室主管負責，在會議後4小時內整理出會議紀要，由主持人簽發，發至全體與會人員並上報總經理。
第三十五條辦公室主任負責對會議紀要進行督辦。
附則
第三十六條例會要按規定定期召開，不得連續三次中斷。
第三十七條本製度由辦公室製訂，報總經理批準後施行，修改時亦同。
第三十八條本製度由辦公室負責檢查督辦。
製度自行終止，其他與本製度相抵觸的規定以本製度為準。
第四十條本製度自頒布之日起施行。
三、會議室使用管理辦法範本
會議室使用管理辦法
為了充分利用會議室的功能，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，製訂本製度。
第一條會議室是專門用於召開會議、研討工作的地方，未經允許，不得挪作他用。
第二條公司會議室的管理由綜合部統一負責。各類設備、設施由綜合部指定專人管理、調試。
第三條非參加會議及培訓的人員，未經允許不得隨意進入會議室。
第四條為了避免會議發生衝突，各部門如需要使用會議室，需提前3天通知綜合部，以便統一安排。
第五條臨時召開的緊急會議需要占用會議室時，要及時向綜合部提出申請並登記。
第六條各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等，如有需要綜合部協辦的事項請提前注明，綜合部可根據實際情況做好相關服務工作。
第七條如遇會議之間發生衝突，要堅持局部服從整體的原則，公司會議優先於部門會議，部門會議由部門之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
第八條各部門如需使用會議室的設備，應提前向綜合部說明，以便提前準備，確保會議順利進行。
第九條開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，如投影儀、電視、VCD等，貴重物品由專人負責操作，其他人不得擅自使用和操作。
第十條會議結束後，相關人員應及時整理會場地，關閉各種電器，如發現設備故障和公物損壞應及時報綜合部，以便及時修理，保證其他會議的準時進行。
第十一條會議室的使用部門，要維持室內清潔，使用完畢後及時清理打掃，將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。
第十二條本辦法自公布之日起實施。
四、會議管理規定
第一條公司會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。
第二條例會中的最高級會議通常情況下在每月至少召開1次，就一定時期工作事項作出研究和決策。會議由集團總裁主持，參加人為公司總裁、副總裁、各部門主任等領導班子成員。
第三條公司辦公例會是為貫徹落實作出的決議、決定召開的會議。會議由總裁主持，參加人員為各部門負責人及有關人員。
第四條公司辦公例會由公司行政管理部組織。行政管理部門應於會前3天將會議的主要內容書麵通知參會的全體人員，並在會後24小時之內整理、發布《會議紀要》。
1會議紀要的形成與簽發：
（1）公司辦公例會會議紀要、決議，由行政管理部門整理成文。
（2）行政管理部門根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作。