如何按照評審準則做好防雷檢測文件控製工作
管理錦囊
作者：郭晴晴
【摘要】本文從實際防雷工作出發，簡明闡述了《實驗室資質認定評審準則》中文件控製這一要素在防雷檢測中具體對應了哪些方麵的工作，為防雷檢測在文件控製方麵的規範化操作做出初步引導。
【關鍵詞】《實驗室資質認定評審準則》；文件控製；防雷檢測
1、文件控製的目的、適用範圍和職責
本程序是對與管理體係運行有關的文件進行控製，確保各相關場所使用的文件為有效版本並便於獲取。適用於管理體係文件的編製、審核、批準、發放、修改、歸檔和銷毀等環節，包括對外來文件的控製。 質量負責人負責《質量手冊》、《程序文件》的現行有效，技術負責人負責技術標準的現行有效，綜合科負責申訴、投訴、外審文件的控製管理，技術科負責各類技術標準、規範等技術資料的控製管理，綜合科是全中心文件檔案的歸口管理部門，負責上級及其它管理部門文件管理和管理體係文件的登記、歸檔、分發、回收、銷毀等管理；負責各類人員技術檔案、檢測儀器設備檔案等文件控製管理；負責外購物品文件的控製；負責環境設施等方麵的文件控製管理，負責檢測報告的管理。
2、文件控製的程序
管理體係文件應建立唯一性標識係統，同時，還應建立識別管理體係文件當前的修訂狀態的標識，其標識應包括分類編號、發布日期或修訂標識、頁碼、總頁數和發布部門、各級責任人等內容。其分類、編號規則如下：管理體係文件包括《質量手冊》、《程序文件》、外來文件、檔案類文件（包括檢測報告、儀器設備檔案、人員技術業績檔案等）、計劃類文件（包括儀器設備校準/檢定計劃、人員培訓計劃、質量監控計劃、內部審核計劃、管理評審計劃等）。管理體係文件包括四個層次：第一層次：描述質量方針、質量目標和管理體係的《質量手冊》；第二層次：描述實施管理體係、控製各要素所涉及到的各責任部門的活動，各質量活動環節的《程序文件》；第三層次：供檢測人員使用的檢測規範；第四層次：質量活動的見證材料和記錄。
3、管理體係文件的編號規則
質量體係文件的類型：1）質量手冊 — QM；2）程序文件 — PD；3）質量記錄 — QR
管理體係文件的編製、審核：《質量手冊》、《程序文件》及《質量記錄》格式由質量負責人組織編製，技術負責人審核。管理體係文件的審批：《質量手冊》、《程序文件》及《質量記錄》格式由中心主任批準。
4、管理體係文件的發放和修改
管理體係文件的發放由綜合科負責。文件的發放範圍，由綜合科根據管理體係運行中起重要作用的場所需要確定，報分管主任批準。需要向上級有關部門、認可機構或客戶提供文件時，經主任批準。發放受控文件時，要注明分發號，按照“文件控製目錄”確定文件受控狀態和發放範圍，並在“文件發放回收登記表”上登記，由領用人簽收。文件修改的申請、編製一般由原編製部門（人員）提出“文件修改申請”，經原編製部門（人員）審核，報中心主任批準，方可編製修改文件。修改後的文件的審核、批準文件，與原文件的程序相同。並做好修改文件標識。如：××××年××月××日修改。修改後的文件發放，由綜合科按“修改文件通知單”發放到相關部門、相關場所，並收回作廢的文件。對非受控文本可不予發放修改文件。質量負責人應定期對管理體係文件進行審查，對不適宜的文件，應及時進行修訂，以保證其持續適用和滿足使用的要求。