基於現代倉儲管理理念的高校大學生電子檔案管理研究
理論探討
作者：胡映君
不斷提高高校大學生檔案管理水平是我國高等教育改革與發展的必然要求。本文嚐試引入現代倉儲管理理念，分析高校大學生檔案管理中存在的問題，提出現代倉儲管理理念與檔案管理相結合的觀點，從而改善和提高高校大學生檔案管理水平，提出建立高校大學生電子檔案，以便更加適應和滿足服務需求。
1現代倉儲管理與高校大學生檔案管理可比性分析
1.1現代倉儲管理與高校大學生檔案管理概述。倉儲管理，是指對倉庫及倉庫內的物資所進行的管理，是倉儲機構為了充分利用所具有的倉儲資源提供高效的倉儲服務所進行的計劃、組織、控製和協調過程。具體地說，現代倉儲管理包括倉儲資源的獲得、倉儲商務管理、倉儲流程管理、倉儲作業管理、保管管理、安全管理等多種管理工作以及相關的操作。
高校大學生檔案管理是指對學生自高中階段起在校期間所形成的全部材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的政審、查詢、借閱服務及轉遞等工作。
1.2現代倉儲管理與高校大學生檔案管理的可比性分析。倉儲作業過程是指以保管活動為中心，從倉庫接受商品入庫開始，到按需要把商品全部完好地發送出去的全部過程。它主要由入庫、保管、出庫三個階段組成。從其作業性質來看，可以歸納為商品檢驗、保管保養、裝卸與搬運、加工、包裝和發運等六個作業環節。如果把這個過程看作一個係統，係統的輸入是需要儲存的商品，輸出的則是經過保存的商品。
對比高校大學生檔案管理與倉儲管理，不難看出，高校大學生檔案室就相當於其中一個物流節點——倉庫，學生檔案管理的工作同樣包含了入庫、保管、出庫三個階段。當然，高校大學生檔案管理的服務對象是高校、學生以及用人單位等，有別於現代倉儲管理的最終服務對象為消費者。
以下將結合廣東財經大學學生檔案室的實際情況，介紹高校大學生檔案管理流程：
第一，入庫過程：入學時，省內生源親自攜帶高中期間個人檔案（包括高考考生材料和團員材料）到廣東財經大學報到；省外生源則由高中階段所在學校通過機要局送達廣東財經大學。新生入學後，各學院將學生的高中相關檔案材料收齊後做好登記工作，統一移交至學生檔案室，經審核無誤後，方可入庫。
第二，保管過程：學生在校期間，會逐漸形成大學期間個人檔案（包括高考材料、學籍表、高校畢業生登記表、學位資格審核表、成績單、大學生素質拓展成績單、黨團材料、獎懲材料、就業通知書存根、體檢表以及助學貸款合同及委托函等）。這些資料統一由學生檔案室進行管理。
第三，出庫過程：主要是指應屆畢業生檔案整理、轉寄工作。檔案去向主要分為暫緩就業、有報到證、讀研、公務員自帶、申請緩寄以及異動等六種學生檔案類型。
綜上所述，將現代倉儲管理理念引入高校大學生檔案管理具有一定的可行性。
2廣東財經大學學生檔案室管理工作中存在的問題
2.1作業流程欠缺協調性。學生大學期間檔案材料主要來自教務處、團委和各學院，由輔導員收集移交學生檔案室進行動態管理。各部門根據實際製定工作流程，在材料收取過程相互之間協調不善，甚至出現在畢業生檔案整理過程不能及時收齊，導致檔案個別無法按時寄出的現象。隨著擴大招生規模，在校學生檔案數量逐漸增多，學生檔案室采用“專職檔案管理人員+勤工助學學生”的用人方式。而專職學生檔案管理人員僅有一人，多名學生進行輪崗值班，每個工作人員都按自己的作業方式工作，作業流程不協調，導致每次學生輪崗時都必須進行工作交接。
2.2信息化程度偏低。在計算機網絡高速發展的年代，信息化成了一種必然。隨著招生人數的不斷增加，畢業生的就業方式靈活多變，加上檔案機要投遞方式的特殊性，落後的管理手段已不能適應新形勢的發展需要。而高校大學生檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、容易出錯等高錯誤率和低效率的現象。廣東財經大學學生檔案室的學生檔案管理目前還處於傳統的手工操作模式，缺少一套完整的學生檔案管理應用軟件。如在畢業生檔案整理過程中，采用的計算機技術僅僅停留在Excel、功能極其簡單的廣東財經大學學生檔案管理係統以及大學生就業在線係統。郵寄學生檔案時，機要局所提供的機要編號也需要手工輸入Excel電子表中，這又增加了一道手工程序。畢業生若想了解其檔案去向，則需聯係檔案室進行查詢，卻沒有網上高校大學生電子檔案管理查詢係統可提供給學生自行查閱，信息網絡共享程度低。由於工作的不徹底性，使得暑假期間需要有人值班為畢業生提供檔案情況查詢等服務。