聲像檔案管理工作之我見
工作園地
作者：周穎
隨著現代科學技術的進步，記錄信息的載體正向高科技、多媒體的趨勢發展，由此形成了大量的聲像檔案。但目前聲像檔案管理普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，已經嚴重滯後於檔案工作的整體發展水平。因此，如何保存利用好聲像檔案給廣大的檔案工作者提出了新的課題。
1聲像檔案管理工作中存在的共性問題
聲像檔案資料的形成、收集、整理、保管、利用是一個係統工程，任一環節存在問題，都有可能影響管理質量。當前聲像檔案管理過程中存在以下共性問題：
1.1聲像檔案歸檔意識不強。攝錄人員決定著聲像檔案的數量和質量。目前聲像檔案管理中，部分攝錄人員對檔案的認識限於傳統的上級來文、紅頭文件，根本不知道他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶屬於聲像檔案的範圍。誤以為處理這些聲像資料屬於個人行為，誰拍的照片就歸誰，發完新聞、信息就算完了，這就造成部分聲像檔案長期在個人或科室內保存，不移交檔案室或檔案館統一保存，造成了聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案的不完整齊全，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用，為收集整理工作帶來了困難。
1.2聲像設備的利用效率不高。各單位聲像設備的配備都上了一個新台階，基本上每個部門都有數碼照相機，有些部門有數碼攝影機，設備配備比較強。但很少有單位製定聲像設備管理製度，明確聲像設備的使用要求，致使有的設備閑置，有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，造成一些重要活動沒能及時攝錄，相應聲像資料沒能及時形成。
1.3聲像檔案的管理製度不全。管理製度的健全完善是聲像檔案管理的基礎，但實踐中還存在著聲像檔案歸檔範圍不明確、移交機製不順暢、集中管理製度不健全、歸檔技術標準不明確、保管環境不符合要求等問題。
2改進聲像檔案管理工作的措施建議
2.1提高聲像檔案歸檔意識。聲像檔案同其他門類檔案資料一樣，能否收集齊全完整關鍵在資料形成部門和資料形成人員。建議加強聲像檔案移交歸檔等規定的宣傳，各部門、攝錄人員樹立強烈的聲像檔案歸檔意識和利用現有聲像設備促進聲像資料形成的意識，這是做好聲像檔案收集工作的前提。
2.2提高人員檔案管理能力。一次主體活動中聲像資料很多，一般的攝錄人員可能對哪些資料能更好地反映活動主體不太明確，但專職檔案管理人員需要有較強的甄別能力，需要能指導相關人員從眾多的聲像資料中整理出重要的能準確反映活動主體的資料。
2.3明確聲像檔案歸檔範圍。明確聲像檔案歸檔範圍，讓各部門攝錄人員有具體的對照標準，將更有利於聲像檔案的歸檔，筆者建議，聲像檔案範圍至少包含以下方麵的內容：反映單位概貌的聲像材料；反映單位名稱的照片；單位曆屆主要領導人照片；上級領導機關授予單位或個人的獎狀、獎旗、證書等的照片；單位召開的各類重要會議形成的主要聲像材料；上級領導來本單位視察、檢查工作形成的聲像材料；單位重要工程建設、單位重點工作開展情況照片；單位其他重要活動、重要事件或重大事故形成的聲像材料。
2.4完善聲像檔案管理製度。應建立專門的聲像檔案管理製度，明確聲像檔案預立卷、移交和管理要求。考慮到現在的聲像資料多以電子文件為主，建議適當縮短聲像檔案移交時間，重大活動結束後即要求活動主辦部門將相關聲像資料移交檔案室，日常工作中產生的聲像檔案可采取及時預立卷，季度或半年移交檔案室集中管理的歸檔方式，這樣有利於提高聲像檔案歸檔的及時性和完整率。
2.5加強聲像檔案開發利用。根據現在檔案管理的要求，檔案的開發利用是檔案管理的重要內容和最終目的。為更好地開發利用好聲像檔案，應將傳統的聲像檔案管理模式與信息化技術結合，實現聲像檔案資料的數字化，為檔案的查閱使用提供便利。將聲像檔案材料和紙質檔案材料有機結合起來，記錄工作方麵的思路、舉措、效果變化。
（作者單位：河南省正陽縣城市管理綜合執法大隊來稿日期：2015-04-20）