淺談學校升格期間的檔案管理
工作園地
作者：郭誌敏
濮陽市衛生學校籌設濮陽醫學高等專科學校被省教育廳列入《河南省高等學校設置“十二五”發展規劃》，通過省高校設置委員會的正式評審，目前正在等待省政府審批和國家教育部報備。濮陽市衛生學校開展升格工作曆經近三年時間，學校采取各項有力措施加快發展步伐，各項工作都達到專科水平。在這重要的曆史性時期，加強檔案管理工作尤為重要，筆者就如何做好醫專籌設期間檔案管理工作進行探究。
1檔案管理對學校升格的重要性
在近三年的升格籌設工作中，濮陽市委、市政府高度重視，在市土地、財政、稅收、規劃、征地、人才引進等部門給予了強力保障。新校區位於濮陽教育園區，占地685畝，總投資7.8億元，總建築麵積17.8萬平方米，目前已部分建成並投入使用。學校麵向全國招聘引進高學曆、高職稱人才60人。學校共有專任教師194人，副高級以上職稱54人。市財政撥付2510萬元用於圖書、設備招標采購工作，圖書館現有圖書達到19萬冊，總價值近500萬元，實驗設備2753件（套），總價值達到1520.744萬元。學校在基礎設施、專業建設、教學科研水平、臨床教學基地等各方麵，已具備醫學高等專科學校的基本條件。學校建設的日新月異，飛速發展，給檔案管理工作帶來了很大的壓力和挑戰。在籌設過程中直接形成大量的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標誌性實物等不同形式的曆史記錄，是極其珍貴的信息資源，是國家檔案資源的重要組成部分。學校重大活動檔案的收集、保管、利用對促進學校教育教學工作具有現實意義和曆史意義。濮陽市衛生學校在軟硬件等方麵已經基本具備醫學高等專科學校的辦學條件。學校在籌設期間先後製作了《申報材料合訂本》、升專宣傳畫冊、宣傳片等資料，整理升專備查資料443盒，這些工作離不開檔案部門大力支持，同時為檔案管理工作也帶來了更大壓力和挑戰。因此，加強升格期間中的檔案管理工作，是檔案工作人員義不容辭的責任和義務。
2存在的問題
2.1對檔案工作的重視不夠。衛校作為醫療衛生單位，大部分教職工是從事衛生職業教育的專業技術人員，行政人員中學檔案專業的也較少，對文書管理和檔案案管理知識了解得較少。同時，由於迎評資料有一定的應對性和臨時性，工作任務較重、時間較緊，工作重點一般側重於在時間節點內迅速地完成迎檢任務，檔案管理的工作一般會放在靠後的位置。
2.2材料歸檔意識不強。各部門缺乏收集整理重大活動檔案和向校檔案室移交材料的自覺意識，沒有明確專人負責材料收集，由於升專涉及重點部位較多，如人事、基建、教學等工作，過程中形成的檔案材料大量存在於科室中、工作人員手中，移交材料不主動。同時，對籌建醫專過程中形成的各種檔案材料不太重視，隻重視相對比較重要的文件，對產生重要文件過程中形成的憑證材料往往認識不到其中的價值，得不到完整的保管。如在申報項目、資金過程中形成的各種證明、報表、總結等材料，數量多而瑣碎，事情辦完就過去了，不能及時完整地收集。
2.3檔案管理比較分散。學校沒有設立綜合檔案室，校檔案室設在校辦公室，室藏檔案主要有文書檔案、基建檔案、照片檔案等，其他門類檔案歸各職能科室的兼職檔案員保管，管理較為分散，且歸檔程序不規範，不利於檔案的保管和利用。
2.4檔案管理人員隊伍素質亟待提高。雖然大多數科室安排了專門人員管理檔案，但大都兼任著其他行政、教學工作，沒有經過檔案管理方麵係統的培訓，對檔案業務知識了解較少，缺乏檔案管理的專業型人才，影響了檔案收集歸檔的質量。
3加強檔案管理的措施
3.1提高思想認識，加強組織領導。校領導班子要高度重視檔案管理工作，進一步加強對升專檔案管理工作的領導，要將加強檔案管理作為升格工作中一項重要工作來抓，列入工作目標。創建辦要明確專人負責檔案收集工作，各科室確定檔案聯絡員，負責本科室的檔案收集和移交工作，形成創建辦綜合協調、各科室積極參與、專職檔案員和各科室聯絡員齊抓共管的檔案管理網絡。要加強對全體教職工檔案知識的培訓，提高教職工對檔案管理重要性和必要性的認識。要按照迎檢工作進度製定《籌設期間檔案管理工作方案》，確定歸檔材料的範圍、內容、接收時間等，把檔案工作作為當前及長遠的重要工作來抓。