檔案信息化建設
綜合
作者：李凱
摘要：信息化是當今世界經濟和社會發展的趨勢，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。加快檔案信息係統化建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案係統整體功能的基礎和手段。
關鍵詞：檔案 信息化 建設
一、檔案信息化建設的涵義
檔案信息化中的信息不僅僅限於檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理後與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方麵的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方麵促進檔案本身信息進入社會交流係統，在社會中廣為傳播；另一方麵就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務於社會。當然這兩個方麵的目標並不孤立的，而是相互聯係，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯係，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
二、促進檔案信息化建設的建議
1.檔案工作人員要樹立檔案信息意識。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那麼社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，隻有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息係統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。
2.提高檔案信息化水平技術。第一，配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。係統軟件的開發應用或完善，可通過計算機係統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平台為分中心做好前期準備工作。第二，檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套製”工作模式，避免重複勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快檔案信息數字化的進程。第三，對上網信息進行密級界定。首先製訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次，對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件係統的安全。