④逆向追溯的方法。此方法是按照體係運作的反過程進行審核,從結果查到開始。可以從售後服務追溯到合同評審,也可以從控製結果查到控製規定的製定。其優點是:目標集中,針對性強。缺點是:問題複雜時,受審核經驗和時間的限製,難以達到預期的效果。此方法特別適用於查證檢驗、試驗和測量設備控製過程。
以上4種審核方式與方法在內審的實施中,組織應根據不同的情況結合使用。選擇合適的方式方法對審核的有效性和效率影響很大。
內部審核實例1
紅旗電器公司質量管理體係內部審核計劃
一、審核目的:評價公司2000版質量管理體係的符合性,發現質量管理體係改進的機會,為迎接認證機構的認證審核做好準備。
二、審核範圍:家用空調器產品的設計/開發、生產/製造、安裝所涉及的本公司的所有部門、場所和活動。
三、審核準則:GB/T19001標準、公司質量管理體係文件(C版)、適用的法律法規。
四、審核日期:2003年10月3日至5日
五、審核組成員
組長:王海(質量管理部副部長、第一小組組長)
組員:張虹(第一小組組員)、王平(第二小組組長)、高燕(第二小組組員)
六、審核日程安排及分工:見附件
七、受審核者需提供的資源:
每個部門確定1名聯絡人員,負責聯絡工作與現場審核見證。
八、跟蹤行動要求:
審核中發生的任何不合格項由發生不合格項的部門負責人牽頭按規定的時間製定糾正措施,有關部門負責實施糾正措施,質量管理部將組織糾正措施的跟蹤驗證。
九、其他
2.向審核組成員分配審核工作
現場審核開始之前,審核組長應召集審核組全體人員開一次審核準備會,將具體過程、部門、場所、活動的審核任務分配到每一位審核員,同時明確具體的審核時間和時限。
3.準備審核工作文件
審核工作文件包括檢查表、抽樣計劃(方案)及記錄審核情況的各種表格等。
內審員應根據審核組長分配的任務,依據審核準則,策劃和編寫用於指導自己現場審核活動的檢查表。審核組長負責對審核員編寫的檢查表進行統一協調指導,避免審核內容出現不必要的重複和遺漏,協調審核活動的接口。
(1)檢查表的作用
①明確審核的具體內容和目標,明確審核的方法和樣本要求。
②確保審核進度,保證審核目標清晰、明確。
③確保審核過程規範化與程序化。
④作為審核實施的記錄。
(2)檢查表的內容
檢查表的主要內容包括:查什麼和怎麼查。
查什麼是解決審查的內容問題,主要來自於審核的準則。怎麼查是解決到哪裏、找誰、用什麼調查方法查、取多少樣本的問題,是解決具體審查方法的選用問題。
(3)編寫和使用檢查表應注意的事項
①應依據標準和質量管理體係文件策劃並確定檢查的內容。
②注意運用過程方法的思路設計檢查表。
③要注意關鍵過程和主要因素的審核和評審,合理策劃和選取樣本。
④既要策劃審核的內容,也要策劃審核的方法和技巧。
⑤按部門審核時要注意策劃和列出主要過程,一個部門往往涉及多個過程;按照過程審核時要策劃和列出主要部門,一個過程往往涉及多個部門。
⑥不要把檢查表的內容事前透露受審核部門。
⑦不宜機械使用檢查表,也不要隨意偏離檢查表,遇到重大線索時可以調整檢查表。
6.2.6現場審核實施階段
現場審核實施階段以首次會議為開始,以末次會議為該階段的結束。主要內容包括:首次會議、現場調查、確定不合格項、組織審核組內部的溝通以及與受審核部門的溝通、對質量管理體係做出評價意見和審核結論、召開末次會議等。
1.首次會議
首次會議是由審核組長主持召開的,由審核組全體成員和受審核部門的代表參加。目的是:
①確認審核計劃;
②簡要介紹實施現場審核所采用的方法和程序;
③澄清受審核部門對審核計劃中不明確的問題。
當內部審核是采用集中式進行時,首次會議中審核組長可以請最高管理者或管理者代表講話,以強調內審的重要性,要求各部門認真對待內審,對不合格項一定要采取糾正措施等。首次會議必須做好記錄,有關出席人員要簽到。
2.現場信息收集與驗證
現場信息收集是指內審員執行現場審核時調查取證的過程,常用的方法有麵談、觀察、查閱文件與記錄等。在編寫檢查表時就應對收集方法給予策劃,3種方法可以並行或交替使用。
(1)信息來源