每人每天擁有的時間都是相等的，但是不同的人在相同時間內所做的工作卻相差懸殊。不會利用時間的人總是事倍功半，會利用時間的人則可事半功倍。
（1）對時間進行計劃管理
對時間的使用不能幹了算，而要算了幹。把要完成的工作，按小時、按天、按周的先後時序排好，然後按計劃逐個完成。在自己可控的時間內把工作安排得緊張而有節奏，並盡力把不可控製時間轉化為可控時間，善於在不可控時間內處理事務，使用時間最忌把時間切成零星的碎片，不能把一件完整的工作肢解為幾次完成。要盡量把自己的時間集中起來使用。集中時間多少要依工作的需要而定，集中得過多，也會造成浪費。一般來說，時間集中較多的人，往往是時間利用率最高的人。
（2）對時間的使用也要計算成本
凡是勞而無功或得不償失的事盡量不去做。計算時間的單位不要用小時，而是用分鍾。越小越有助於督促自己珍惜時間、抓緊時間、充分利用時間。
假定一個部門平均每人月收入400元，這400元占每人每月創造新價值的27%，則每人每月創造新價值為：400÷27%=1482元。每人每天工作為7.5小時，每月工作23.5天，則每人每月工作時間=7.5×23.5×60=10575分鍾。每人每分鍾創造的價值=1482÷10575≈0.14元。如果辦一件事，需要3個人工作5天，則辦此事的成本為3×5×7.5×60×0.14≈945元。
（3）善於區分重要工作和一般工作
一個人的精力有限，對自己的工作要分輕重緩急。工作一般分三類：急件，必須馬上辦；優先件，盡量去辦；普通件，有空去辦。應把主要時間花在重要的事情上，抓住了關鍵性的工作，才能有效地提高時間的利用率。
（4）利用最佳狀態去辦最難和最重要的工作
一個人在1天的不同時間裏，精力狀況是不一樣的。生物學家通過研究揭示，人和其他生物的生理活動都有明顯的時問規律。人的智力、體力和情感都顯現出一種周期性的變化，也就是人體內“生物鍾”的作用。管理者應該找出自己在1天中，什麼時間工作效率最高，要充分利用自己效率最佳的工作時間，來處理最重要和最難辦的工作，而把精力稍差的時間，來處理例行公事上。
（5）把常規的工作標準化
如何辦理經常性工作，它在規章製度中明確規定，照章辦事。同樣的問題出現後，把具體情況和處理辦法寫下來作為日後處理同樣問題的範例。這些範例經過逐漸修訂改進而形成標準化，這可使領導者擺脫瑣事的纏繞。領導者要保持優化的工作秩序，先是考慮好先幹什麼，後幹什麼，使自己的工作有條不紊，逐步規範化，不能東一耙子、西一掃帚，更不能顧此失彼。
（6）抓住今天，不唱明日歌
隻有當天完成當天的任務，而不是拖延到明天，時間利用率才能提高。日本效率專家桑名一央指出：“昨天已是無效的支票，而明天是預約的支票，隻有今天才是貨幣，隻有此時此刻才具有流動性。”
立足於“今天”，珍惜“今天”，運籌“今天”，凡今天能做的事，絕不能推到明天。明朝文嘉有文《今日》詩：“今日複今日，今日何其少！今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜！若言姑待明朝主，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日》詩，努力做人今日始。”有些主管上任之後，仍不改平日養成的拖遝作風，導致政績平平。
（7）有效地利用零碎時間
所謂零碎時間是指不構成連續時段，在兩件事之間的空餘時間。有效地利用零碎時間，可以增加工作密度，加快工作節奏。
（8）提高單位時間的利用率
做任何事情，都要高度集中注意力，以便縮短時間。有成效的主管並不感到自己肩上的擔子壓得喘不過氣來，自信自己的時間是充分的，總認為自己還可以擠出更多的時間來。
（9）複合工作法
人的大腦是劃分區域的，如聽覺區、視覺區、語言區……各個區域有不同的使命，據說可使兩個或兩個以上的區域同時興奮起來，因此有些工作可以同時進行。有些應酬或不重要的會議，領導者不去又不行，去了又覺得失去不少寶貴時間。這時一方麵表麵應酬，另一方麵可思考其他工作問題。
（10）有效地利用節約時間的工具
如個人備忘錄、台曆、工具書、通信簿、計算器、電傳、電話、電子郵件、VCD機、錄像機等。工具齊全、適用，用起來方便、順手，就有助於提高工作效率。
開好一個會，除了對目標、議題、議程作總體規劃、用好開場白、連綴語、結束語和應變語以外，還有其他許多問題應該注意。
（1）做好會務工作
例如時間問題。在什麼時候舉行會議，常常直接影響會議效果。在美國瑪麗·凱化妝品公司裏，每周最重要的事件就是銷售主任在本單位舉行的銷售會議。這個會議被安排在星期一上午舉行，這個公司的領導說：“如果你上周銷售情況差，那你得在星期一上午召開的銷售會議上聽昕別人的經驗；如果你上周銷售情況好，那你得在星期一上午召開的銷售會議上講講自己的經驗。”要是一個人散會時渾身是勁，那他有整整一周的時間把勁使出來。有個學校在星期六下午召開校務會，會議上決定的東西要等過了一個周末才能貫徹，無形中就抵消了會議的效果。