在企業中，因正常的發展需要，部分員工在出差或者開展其他業務的時候，需要先向公司預支一筆現金，這筆現金在財務中叫做備用金。備用金是指定專人負責管理，按照規定用途使用，不得轉借給他人或挪作他用。一般來說，備用金主要用於小額零星報銷費用支出，其使用範圍有：除工資統發項目外的國家規定對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；其他確需支付現金的支出等。預支備做差旅費、零星采購等用的備用金，一般按估計需用數額領取，支用後一次報銷，多退少補。前賬未清，不得繼續預支；對於零星開支用的備用金，可實行定額備用金製度，即由指定的備用金負責人按照規定的數額領取，支用後按規定手續報銷，補足原定額。
顧名思義，備用金是備用的意思，當企業員工在預支備用金時，一般都會對差旅費、管理費等費用分別進行一個預算，但員工真正在使用這些備用金時，並不會很清晰地區分這些費用，尤其是公司並不能監管到這些費用的真正用途，所以有些備用金極有可能被員工挪作他用（但都以差旅費等的形式被報銷了），特別是現在企業存在大量派遣員工的時候，企業財務部門麵臨這種情況時根本無法通過克扣其工資的形式來對其加以懲罰。所以，管理備用金也是讓總經理感到頭疼的問題。現有以下幾點建議供參考。
①給員工辦理個人信用卡，信用額度要視其業務開展的需要而定，信用卡的開卡行必須是其企業發放工資的銀行。員工來報銷時，直接將款項打入其信用卡中，挪作他用不給報銷，由自己承擔還款。
②不能辦理信用卡的，可申請小額支票。這樣可以防止員工將備用金挪作他用。
③若是確實需要現金的業務，必須規定最短的還款期限，逾期不報。