這種個人的積極的領導在管理過程中有著兩大重要的功能：一是管理人員指導和激勵下屬員工；二是下屬員工給管理人員以信息和反應，以修正其行為和未來計劃。這是一種雙向關係。
4控製
控製的首要目的是使作業活動的結果盡可能地接近原定的目標。次要目的是及時地提供有關可能提示修訂目標的情報。控製分為三個階段，而且這三個階段貫穿於控製過程始終。
1）代表預期工作成效的標準。這些標準可能是混合的或具體的，有形的或無形的。但是，除非所有有關人員都知道希望達到的成果是什麼，否則將會帶來混亂。
2）將實際結果與標準進行對比並將對比的結果報告給企業管理者。
3）糾正措施。除非發現目前的活動將不能實現預期的結果而采取糾正措施，否則控製衡量和控製報告均毫無意義。
不管被控製的對象是什麼，都將涉及這些要素，而且這些基本要素將貫穿始終。
缺陷管理的產生
從古典企業的產生到現代企業的出現和發展，人類已經有了豐富的管理實踐活動和非常寶貴的經驗，並且用創立的管理科學來指導人們的管理活動。企業在發展中隨時都會出現各種各樣的問題，這些問題體現在企業管理中，就表現為管理中的這樣或那樣的缺陷。
多數企業在管理上都存在一些共同的問題。比如：如何解決企業中普遍存在的“免費搭車”的問題?如何對全體員工進行激勵和控製?如何收集信息和進行溝通?……麵對這些問題，不同的企業形成了不同的管理模式，也產生了不同的問題。比如美國的企業和日本的企業在管理上有著不同的模式，也存在著不同的問題。
不管是在發達國家，還是在發展中國家，都存在不同性質和不同規模的企業，而且不管什麼樣的企業，都有自己的優點，也有致命的管理上的缺陷。比如，對於小企業來說，通常所有權與經營權難以分離，這就使沒有企業家才能的所有權主體成為企業的經營者，使企業管理難以科學化。對於大企業來說，由於規模過於龐大，使企業的計劃、組織、領導和控製出現很多問題，甚至導致企業的失敗。而私有性質的家族企業，雖然由於血緣關係使企業的凝聚力大一些，可企業在很多方麵都是和現代經營管理背道而馳的。
因而，缺陷管理隨著時代的需要應運而生。它是通過對企業各個方麵的現狀進行評估，發現企業管理中存在的缺陷，然後有針對性地深入到企業的具體運作中，對缺陷進行分析，提出切實可行的改進措施，以提高企業經濟效益，使企業持續健康發展的一門管理科學。它是對企業管理的有效補充。
由以上定義可知，缺陷管理通常包括以下兩部分內容：
一是對企業現狀進行評估。通過對企業中存在的各種問題進行評級估計，發現產生問題的原因。
二是深入研究分析，提出避免或改進缺陷的可行措施。找出問題後對其進行深入分析，發現隱藏在其中的管理上的缺陷，並針對缺陷采取切實可行的方案或措施，使企業步入正軌。
綜上所述，缺陷管理是一門理論與實際緊密結合的，操作性較強的應用科學。它以企業的各種管理問題為研究對象，在具體分析企業這些問題產生原因的基礎上，揭示企業管理中存在的各種缺陷，並提出對其改進的措施以達到使企業健康發展的目的。
解讀缺陷管理
解讀缺陷管理，首先要認識缺陷。企業隻有認識缺陷、研究缺陷和把握缺陷，才能避免缺陷、消除缺陷。
缺陷的特點
缺陷包括客觀性、多樣性和普遍性三個方麵的特點：
缺陷的客觀性
缺陷的客觀性有兩層含義：一是指缺陷本身的發生是客觀的，難以避免的。企業管理活動存在缺陷是難免的，主要原因在於企業組織及其管理者個體，在管理活動既受到自然規律和社會規律的製約，又受到企業環境因素的製約，還受到管理主體自身認識能力和行為能力的製約。企業管理的缺陷作為一種事實，不論企業是否認識到和是否承認，它都客觀地存在，不以任何個人的意誌為轉移，這就是管理缺陷的客觀性。二是指管理缺陷的辨識準則也是客觀的，它是一種客觀的實踐性質的標準。即以破壞管理目標的實現，導致危機、破產等後果為標準，而不是以任何個人自己選定的主觀判別標準為轉移的。總之，缺陷存在的客觀性，決定其發生是不可避免的。