在創新中如何完善企業的檔案管理
圖書與檔案
作者：翟岩峰
[摘 要]企業檔案管理是企業管理體係中的基礎部分，是企業管理的基石。現代企業發展到今日，較容易被輕視的檔案管理工作存在著諸多的問題，也有些沉舊。現代的企業需要創新，這不僅僅隻是從產品方麵來說，企業的管理體質及管理方法也亟待解決，從而能夠創造出更大的實用價值和經濟價值。本文從企業管理的現狀、存在的問題，企業檔案管理以企業管理中的作用以及未來的發展進行了闡述，希望能夠對企業檔案管理相關工作提供有價值的參考。
[關鍵詞]企業檔案管理 管理流程 創新管理
中圖分類號：G456 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）34-0263-01
曆史發展到今天，我們處在一個經濟飛速發展的時代，不僅是國家與國家之間存在競爭，人與人存在競爭，企業之間的競爭表現的更為明顯，也更為激烈，如果一個企業踏步不前，那麼它就是在倒退，要想在這樣的大浪淘沙中不被淘汰，我們企業就要做好，做大，做強，不斷的完善自己，並隨著潮流不斷與時俱進，不斷更新換代，才能有自己的一習之地。企業的管理者正是這聲革命的主人公，企業管理也占有著獨特的地位。在這之中，企業檔案管理比較容易被忽視，認為其作用甚微不，其實不然，企業檔案管理是企業發展的基礎，建立全麵的、信息化的、高效的且適應當今經濟社會發展的企業檔案，能夠為我們的企業發展提供不可想象的便利及作用。
一、企業檔案管理現狀
新時期的企業檔案管理工作，正處在一個岔路口，它充滿了機遇也伴隨著挑戰，正處在一個需要改革創新，摸索前行的重要階段。改革開放開放三十幾年的時間，我國的經濟正在從計劃經濟向市場經濟過度，我國的企業正在從計劃型的國有企業向市場型的企業轉型發展。在過去的計劃體質下，企業檔案管理沉舊，方法及手段落後，已經遠遠不能滿足現下企業的生產發展需求。因此，檔案管理需要和我國的企業一樣進行重組轉型，原有的老舊的管理方式應該被新的、信息化的現代管理方式取代，去其糟粕，取其精華，如企業的多樣性一樣，企業檔案管理也應呈現出多樣化。在這樣的改革過程中，老舊的檔案管理部門被撤換，老的檔案管理人員也被精減掉，企業檔案管理正沿著多元化的方向進一步發展，這就為我們建立新的檔案管理方法提供了肥沃的土壤，為我們的企業檔案管理工作打造了一個更寬更廣的平台。
如上述所說，雖然企業檔案管理的改革存在這如此多的有利條件，但它的更新遠遠趕不上企業的創新及社會的經濟發展。具體情況可從如下幾點進行分析，首先，檔案管理監督部門沒有對企業的檔案管理給予足夠的重視，它們往往交眼光著重放有黨政機關及國家極檔案的管理上，對企業檔案並不看重；其次，企業的領導人員也未對企業檔案管理給予充分的認可與支持，導到企業檔案工作被忽略；再次，由於不被重視，認為任何人都可以從事這樣的企業檔案管理工作，所以導致從業人員素質參差不齊，整體專業知識水平較低，綜合素質較差，更嚴重的影響製約了企業的檔案管理工作；最後，企業的經濟效益欠佳，生產經營都難以遠轉，更不要說給企業檔案管理提供支持等。綜上，這種種的因素，製約了企業檔案管理的發展，隻有將這些問題解決了，企業檔案管理才能邁上一個新的台階。
二、企業檔案管理工作的作用與性質
企業的檔案是一個企業經濟、科技、管理信息的重要組成部分，加強對企業檔案管理工作的重視，有利於推進企業的技術進步與產品生產。因而，企業的領導決策、人事工資、財務賬目、科技項目、產品開發、科研成果等等都離不開檔案管理工作。除此之外，企業檔案管理工作也是保障企業經濟效益的一個有效方法，合理完善檔案管理工作可以對企業的長久發展起到積極的推動與促進作用。主流的觀點認為，現代企業檔案管理工作主要可以分為五個方麵。第一是管理性文件，主要包括法律文書、電子文件、企業發展規劃、產品開發方案等等。第二是科技文件材料，主要包括基建設備、企業征地、工藝裝備等等方麵的生產資料。第三是會計檔案材料，主要包括帳薄、會計憑證、報表等。第四則是人力資源檔案，主要有員工的基本情況，員工的測試與競崗材料，員工的績效，員工的培訓等方麵的資料。最後一方麵則是特殊載體檔案，主要包括照片、影視、錄音錄像以及其他記錄功能的實物檔案。