隨著社區製在我國城市的確立，社區在城市生活中的地位與作用日顯重要。社區檔案工作成為檔案管理工作一個新領域。社區檔案是民生檔案的重要內容，城市社區數量多、分布廣、涉及城市最大的公眾群體。由於社區不是一級行政機構，社區工作人員也不是機關、事業單位的在編人員。因此，長期以來在人們的印象中城市社區檔案管理是一無固定人員、二無固定保管場所、三無經費保障的“三無”狀態。這種“三無”狀況到底是實情，還是道聽途說？需要有一個較為全麵的量化描述。
1 國內外與本調查有關的研究現狀
我國檔案工作者從20世紀90年代後期開始關注社區製對檔案工作的影響，並對社區檔案工作中的問題展開了一些研究。
在對知網1994年至2009年6月入網期刊以“社區and檔案”為檢索詞進行檢索時，共中的文章371篇。基本上一個“山”字形。2003年達到頂峰，2008年再一次形成次高點。詳細情況見下圖。
從刊登文章期刊的層次上看，國家級與地方性期刊均有，地方性期刊載文量高於國家級期刊。從刊登文章期刊的類型上看，除檔案學專業期刊(281篇)外，其他類專業期刊中涉及醫藥衛生方針政策及法律法規(76篇)、行政法及地方法製(7篇)、社會學及統計學(6篇)、醫學(5篇)、計算機與信息科學(3篇)、公安司法(4篇)、人才與教育(3篇)等多個門類。從刊登文章作者所屬地域上看，基本上涉及全國各個省、自治區、直轄市。從刊登文章的內容上看：屬於報道性的在前期所占篇數較多，中期經驗介紹性篇數較多，問題研究性的篇數占總體的大部分，法規與調查類的比例較少。
2 調查的基本情況
此次調查自2008年9月lO日至10月30日止。範圍為開封市市區全部122個社區。采用普遍調查方法，發放調查問卷122份，收到有效回複64份，有效回複率為52 46％。
調查內容分為社區基本情況、社區檔案及檔案工作基本情況、參與調查人員的基本情況、參與調查者對相關法規的了解情況、參與調查者對本社區及檔案行政管理部門的意見與建議5類50個小項。
3 調查過程與結果
3.1 基本情況
調查結果顯示，回複的64個單位全部為區屬公辦機構。其中辦事處1個，社區63個。
3.2 檔案及檔案工作基本情況
3.2.3 檔案機構設置
調查結果顯示，有57個受訪者(89.1％)反映本單位建立了檔案管理機製，隻有7個受訪者(10.9％)表示不知道本單位是否建立了檔案管理機製。
關於檔案的歸口管理部門，有21個受訪者(32.81％)反映本單位檔案由檔案形成部門管理，有5個受訪者(7.81％)反映本單位檔案由綜合檔案室管理，有32個受訪者(50％)反映本單位檔案由其他部門管理，有6個受訪者(9.38％)不知道本單位檔案由何部門管理。
3.2.2 人員配備
調查結果顯示，有37個受訪者(57.81％)反映本單位有專人負責管理檔案，有27個受訪者(42.19％)反映本單位沒有專人負責管理檔案。
關於單位負責檔案管理工作的責任人，有35個受訪者(54.69％)反映由本單位法人負責，有1個受訪者(1.56％)反映由本單位辦公室主任負責，有23個受訪者(35.94％)反映由本單位其他人負責，有5個受訪者(7.81％)不知道本單位檔案由何部門管理。
3.2.3 管理經費、設施、設備
關於檔案管理經費，沒有受訪者認為本單位用於檔案管理的經費充足；有4個受訪者(6.25％)認為本單位用於檔案管理的經費基本夠用；有39個受訪者(60.94％)認為本單位用於檔案管理的經費不夠用；有16個受訪者(25％)反映本單位沒有用於檔案管理的經費。
3.2.4 製度建設及檔案數量
調查結果顯示，隻有1個受訪者(1.56％)表示本單位建立了檔案管理製度，有32個受訪者(50％)表示本單位沒有建立檔案管理製度，有28個受訪者(43.75％)不知道本單位是否建立了檔案管理製度，另有3個受訪者(4.69％)沒有回答此問題。
隻有5個受訪者(7.81％)表示本單位有明確的檔案收集範圍，有56個受訪者(87.5％)表示本單位沒有明確的檔案收集範圍，有3個受訪者(4.69％)沒有回答此問題。
有34個受訪者(53.13％)表示本單位有明確的檔案分類，有25個受訪者(39.06％)表示本單位沒有明確的檔案分類，有4個受訪者(6.25％)沒有回答此問題。
所存檔案最長的為7年，最短的1年。其中7年的4個，占6 25％；6年的2個，占3.13％；5年的4個，占6.25％；4年的7個，占10.94％；3年的21個(眾數)，占32.81％；2年的16個，占25％；1年的1個，占1.56％。有59.38％以上受訪單位保存的檔案不超過3年。另有9個受訪者(14.06％)沒有回答此問題。
64個受訪單位保存的檔案總數超過了6071卷(件)，平均95卷(件)。最多的有3730卷(件)，最少的有3卷(件)。其中1000卷(件)以上的1個，占1.56％，100至300卷(件)的2個，占3.12％，50至99卷(件)的17個，占26.56％，10至49卷(件)的32個，占50％，10卷(件)以下的3個，占4.69％。中有8個受訪者(12.5％)沒有回答此問題。8O％以上單位保存數量在100卷(件)以下。
從檔案的年形成量來看，1000卷(件)的1個，占1.56％，3l卷(件)的1個，占1.56％，20卷(件)的4個，占6.25％，10至19卷(件)的28個，占43.75％，10卷(件)以下的22個，占34，38％。另有7個受訪者(10 94％)沒有回答此問題。10卷(件)(眾數)及以下的計有47個單位，占73，44％。年平均生成量為24卷(件)。