企業檔案管理信息化建設探討
管理錦囊
作者：丁率
【摘要】企業的檔案管理的信息化是企業進行現代化管理的重要手段和方式，企業的檔案管理信息化是切實提高企業檔案管理效率的有效措施，企業的檔案管理應基於本企業的檔案管理實際，針對企業檔案管理現狀製定具體的企業現代化和信息化的檔案管理模式，提高企業的檔案管理效率，建立創新的檔案管理模式。
【關鍵詞】企業檔案；管理信息化；建設
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。企業檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現企業信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。
1.企業檔案管理信息化建設的重要性
企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和曆史真實麵貌的有效證據， 也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及曆史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。隻有實現檔案信息化才能衝破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實係統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利於促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的曆史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，並提供豐富的具有企業特色的知識，提升企業文化。
2.加強企業檔案管理的信息化建設
2.1建立企業檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術和信息化技術運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業檔案管理模式，通過計算機的使用實現了文件信息的管理、統計、接受、發送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業的檔案管理和調用建立了有效的方式。使企業的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現了檔案管理的現代化和信息化建設。
2.2實現傳統檔案的電子化和信息化。企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平台。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平台之上，然而當前企業的檔案管理軟件並未統一和規範，從而為企業的檔案管理信息化建設一體化和係統化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統一製約了企業檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業現代化管理水平的提高，企業的檔案管理應建立統一的平台，建立統一的電子檔案的管理軟件平台，實現傳統檔案的電子轉化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平台。