4.1賬簿處理中的常見錯誤
1.會計賬簿啟用差錯主要有哪些？
出現在會計賬簿啟用中的錯誤主要有：
（1）在賬簿封麵上未寫明單位名稱和賬簿名稱。
（2）在賬簿扉頁上未附“啟用表”，或雖附有“啟用表”，但所列內容不齊全、不完整。
（3）會計人員調動工作時，未按規定在賬簿中注明交接人員、監交人員的姓名或未加簽章，無法明確有關責任。
（4）啟用訂本式和活頁式賬簿時，未按規定對其編訂頁數等。
2.會計賬簿設置錯誤主要有哪些？
（1）賬簿形式設計不合理。包括裝訂形式、賬頁的尺寸、賬頁劃線、印刷顏色及賬頁用紙等不合理。
（2）賬簿設計不齊全。任何單位必須設置數量能滿足需要的總賬，對現金和銀行存款必須設置日記賬，對需要提供詳細經濟活動情況的總賬，還必須在其下設置能夠滿足需要的明細賬。另外，根據工作需要，還應設置若幹備查賬簿，以反映一些特殊的不能在正規賬簿進行反映的經濟事項。如對經營租入的固定資產需設置“租入固定資產備查簿”。
在實際工作中存在著賬簿設置不齊全的問題主要有：
①未設置應有的總賬。
②未設置應有的明細賬，或明細賬的分類不合理。
③未設置必需的備查簿或設置項目不全。
（3）所設置的賬簿未能很好地形成一個賬簿體係。所設計或設置的賬簿隻有相互聯係、相互製約、形成一個有機整體，才能使所設置的賬簿真正發揮出綜合、係統、全麵、連續反映經濟活動情況的作用。如有關總賬與所屬明細賬隻有存在合理的統馭與被統馭、補充與被補充的相互關係，才能在反映經濟活動情況詳細程度上形成一個有機的賬簿體係；所設計或設置的所有總賬或明細賬，隻有在其內部各賬戶之間形成一個相互聯係、相互製約的有機整體，才能從賬簿體係的分層次角度上發揮賬簿綜合、係統、全麵、連續反映經濟活動情況的作用。在實際工作中存在著所設計或所設置的賬簿或賬戶未能很好形成一個有機整體的問題。如有的商業企業對庫存商品的明細賬實行“三賬分設”，即會計、業務與保管部門各設一套庫存商品明細賬，但三套賬對庫存商品進銷存的詳細情況所進行的記錄或反映缺乏協調與統一，以致造成互不聯係，互不銜接，不但不能提供庫存商品進銷存的準確信息，反而給庫存商品的核算與管理帶來混亂和麻煩。
3.會計賬簿登記錯誤主要有哪些？
（1）登記的方式不合理。明細賬一般是根據記賬憑證和原始憑證登記的，而總賬要根據所采用的會計核算形式的不同而選擇要根據什麼進行登記。在實際工作中存在著所采用的核算形式、登記總賬的依據不合理、不能滿足生產經營管理需要的問題。
（2）賬簿摘要不合理。一種是摘要過於簡略或表達不清，使人不能明白到底是什麼業務；另一種是摘要雖然寫得很好，但所反映的經濟業務不合理、不合法。
（3）登記不及時。
（4）賬簿中書寫的文字和數字所留空距不合理，這樣容易給舞弊者增加數字或文字留下可乘之機。
（5）登記賬簿所用筆墨不合要求。
（6）登記中發生跳行、隔頁的情況。
（7）未按規定結出賬簿中賬戶的餘額。
（8）賬頁登記完畢後未按規定結轉下頁。
4.2 錯款和失款
1.錯款
錯款，是指當日終了或經過一段時間，庫存現金的實存數和賬存數間的差額。如果現金實存數多於賬上結存數，就叫“長款”；反之，則稱“短款”。這些長、短款大都是由於工作造成的差錯，因此應及時查清原因，正確處理。
2.失款
失款，是指辦完收付款後，發現現金實存數少於現金賬存數的差額。失款一般屬於人為損失或自然損失的款項。
出納一旦在工作中發生錯款或失款，不論是責任事故或意外事故，是人為原因或自身原因，都應立即向主管會計人員報告，如實反映情況，切勿因怕受牽連、受嫌疑或因工作有缺點而隱瞞、掩飾真相，甚至私下製造假象以圖推卸責任。
出現差錯後，出納要積極采取有效措施，查明原因，以挽回或減少損失。
3.錯款和失款的處理
在實際工作中，一旦發生現金差錯，出納要采取措施，仔細查找，以挽回損失，更正錯誤。對確實無法挽回的損失，要在弄清情況的基礎上，正確處理，具體的處理要求和方法為：
（1）屬於技術性的錯誤和一般責任事故的錯誤，經過及時查找，確實無法找回時，按主要部門規定的審批手續處理。技術性錯誤是指在堅持財經製度的前提下，由於書寫、計算、清點或機器故障等原因造成的錯誤。
（2）屬於對工作不負責任，玩忽職守，有章不循，違反勞動紀律而造成的錯款、失款，應追究失職人員的經濟責任，視情節和損失程度的大小，賠償全部或部分損失，有的還要給予行政處分。
（3）屬於有關人員監守自盜款項，侵吞長款，挪用公款的，應按貪汙案件處理。
（4）如發生火災、水災等自然災害，應及時報請領導查看現場，將災害發生的時間、地點，造成的損失等書麵上報。
（5）由於不明原因，正在繼續調查，一時難以處理的，應由責任人填具《出納錯款、失款審批報告表》，經會計主管人員簽署意見，單位領導批準後，列入有關賬戶掛賬處理，但仍需繼續清查，不能草率從事。
（6）各單位發生長短款時，都應在出納賬上進行記錄。原因未明的，先記入“其他應付款——現金長款”或“其他應收款——現金短款”賬戶，已查明原因並經審批後，屬本單位負責的，再記入財產溢餘或損失。
總而言之，錯、失款處理的基本原則是：長款不得溢庫，短款不得空庫，不得以長補短，也不能不做登記。
4.3 對賬的內容及方法
1.對賬時需要核對哪些內容
對賬就是核對賬目，是指會計人員對賬簿記錄進行核對的工作。在實際工作中，難免會發生各種各樣的差錯，如填製憑證的差錯，記賬或過賬的差錯，存貨收發中的差錯等。而會計核算的首要原則是客觀性原則，要以實際發生的經濟業務為依據，真實地反映企業的財務狀況和經營成果。通過對賬，可以及時發現賬務處理過程中的錯誤，以保證賬簿記錄的真實性、完整性和正確性，最終為編製財務報表提供真實可靠的會計核算資料。對賬是會計工作的一項重要內容。對賬的主要內容包括：
（1）賬證核對。賬證核對就是將各種賬簿記錄與記賬憑證及其所附原始憑證進行核對，以求賬證相符，這是保證賬賬、賬實、賬表相符的基礎。
①現金日記賬、銀行存款日記賬與現金、銀行存款收、付款記賬憑證及所附的原始憑證相核對。
②明細分類賬與全部記賬憑證及所附原始憑證相核對。
③總分類賬與據以記賬的憑證相核對，可以是科目彙總表或分類彙總記賬憑證，也可以是全部收款、付款、轉賬憑證。
（2）賬賬核對。賬賬核對就是對本單位各種賬簿之間的記錄進行核對，以求賬賬相符。賬賬核對的具體內容包括：
①總分類賬全部賬戶的借方發生額合計與貸方發生額合計核對相符。
②總賬各賬戶的期末餘額與其所屬的各明細賬的期末餘額合計數核對相符。
③現金日記賬、銀行存款日記賬的本期發生額和期末餘額應與總賬中現金賬戶、銀行存款賬戶的本期發生額和期末餘額核對相符。
④會計部門的各種財產物資明細賬的期末餘額，與財產保管部門或使用部門的財產物資明細賬的期末餘額核對相符。
（3）賬實核對。賬實核對是對各種財產物資的賬麵餘額與實有數核對。核對的具體內容包括：
①現金日記賬的賬麵餘額應與庫存現金實有數逐日核對相符。
②銀行存款日記賬、銀行借款明細賬的餘額應定期與銀行對賬單核對。
③各種財產物資明細賬的賬麵結存數量應定期與財產物資實存數核對相符。
④各種應收、應付賬款明細賬的賬麵餘額應與有關債權人、債務人的明細賬記錄核對相符。
（4）賬表核對。賬表相符是指賬簿記錄與據其編製的各種財務報表有關數字相符，以保證財務報表的真實性、可靠性。
《會計法》第十七條規定：“各單位應當定期將會計賬簿記錄與實物、款項及有關資料相互核對，保證會計賬簿記錄與實物及款項的實有數額相符、會計賬簿記錄與會計憑證的有關內容相符、會計賬簿之間相對應的記錄相符、會計賬簿記錄與財務報表的有關內容相符。”
《會計基礎工作規範》要求各單位的對賬工作每年至少進行一次。
2.如何利用Excel和銀行對賬
在對賬前，首先，應加計累計銀行存款餘額；然後，檢查銀行存款收支憑證的完整性；最後，準備好上月銀行存款餘額調節表和空白的銀行存款餘額調節表、銀行對賬單等。
一切就緒後，把銀行對賬單導入Excel，按需要整理好數據。按Ctrl鍵選定日期欄、支票號碼欄、憑證號欄、借方發生額欄（單位支出）、貸方發生額欄（單位收入），依次“點”選數據→篩選→自動篩選（本書所述“點”、“選”均指左鍵單擊）。完成以後，選定欄後都添了一個“三角符號”。
“點”支票號碼欄後的“三角符號”，選“自定義”選項，彈出自定義篩選方式窗口，選“包含”選項，輸入支票號碼後四位，“點”確定會自動篩選出其對應的支票金額，然後在對應憑證號欄輸入其記賬憑證號；“點”貸方發生額欄後的“三角符號”，會發現下麵有許多數據，根據記賬憑證的銀行收款金額選定數據，然後在對應憑證號欄輸入其憑證號；同理，“點”日期欄選定其中任一時間，可以篩選出當日的全部銀行存款收支。顯然，支票號碼欄是用於篩選銀行支票發生額的，貸方發生額欄是篩選單位收入的，借方發生額欄是篩選單位支出的，而日期欄是按日期篩選單位收支的。
理解以上用法後，可以根據完整的銀行存款記賬憑證，靈活運用上述方法將憑證號輸入對應的對賬單發生額前的憑證號欄內。
為便於理解，現舉例說明如下：銀行記賬憑證1有三筆業務都發生於2008年6月1日，現金支票（支票號碼18224712）付款10 000元、財政撥款50 000元，購買支票120元。
對於第一筆現金支票付款10 000元，“點”支票號碼後的三角符號，選“自定義”選項，在彈出自定義篩選方式窗口中選“包含”然後輸入支票號後四位（4712），“點”確定，所有發生額隨之消失，隻剩下4712號支票發生額，在憑證號欄輸入“1”。需要說明的是，之所以隻輸入後四位，是因為輸入後三位有可能篩選出兩筆以上的發生額，而輸入後五位或六位會加大工作量。
對於第二筆財政撥款50 000元，“點”貸方發生額欄後的三角符號，選50 000，將50 000元的業務篩選出，或“點”日期欄後的三角符號，選6月1日，篩選出6月1日的銀行業務。如果收支業務複雜可以綜合運用上述兩種方法，即在篩選出日期的基礎上，再篩選出50 000元的貸方發生額，或在篩選出50 000元貸方額的基礎上，再篩選出6月1日發生的50 000元貸方收入。
對於第三筆購買支票業務，可參照第二筆業務處理。
根據以上方法，我們可以較省時省力地將銀行存款收支篩選一遍。
這裏，要強調幾點注意事項：
（1）利用支票號碼篩選時一定要選“包含”，因其最省時省力。
（2）在“方法”與“方法”轉換前，一定要還原為全部業務（“點”選全部），否則，就隻會形成在第一種方法的基礎上再運用第二種方法的綜合法。
（3）一定要有憑證號欄，每篩選一筆業務都要輸入相應的憑證號，並根據相應的憑證號與銀行進行對賬。
（4）在完成檢查並改正了錯漏之後，再次“點”憑證號，“選”空白。這些空白的就是未達賬項，把上期的未達賬項剔除，剩下的就是本期的未達賬項。
4.4 查賬的方法
1.查賬的基本方法
查賬方法是查賬人員在查賬過程中，用來作用於查賬對象，發揮查賬功能，收集查賬證據，實現查賬目的，完成查賬任務的技術和手段的總稱。查賬方法是為查賬目的和任務服務的，是客觀公正、實事求是原則的應用，也是決定查賬成功與否的重要因素。
不懂查賬方法或查賬方法的技巧，查賬方法運用不熟或選擇不當，會直接削弱查賬的有效性，降低查賬效率，影響查賬結果。因此，查賬方法和查賬技巧在整個查賬過程中起著相當重要的作用。
查賬的方法很多，不同的查賬目的和要求所需要的查賬方法各不相同。每一種方法都有其特定的目的和適應範圍，在選用查賬方法時，應遵循以下原則：
（1）適應性原則。查賬方法是用來開展查賬活動的，隻有適應查賬工作的要求，使查賬活動成為現實的方法，才是可行和需要的。具體來說，查賬方法必須適應查賬的特定目的和任務，適應查賬方式和查賬工作的地點，適應被查單位的具體條件和實際需要，還要適應查賬主體的性質等。
（2）科學性原則。查賬方法必須先進、合理、完整、係統。隻有科學的查賬方法才能保證查賬結果的正確、真實，提高查賬效率。
（3）廣泛性原則。查賬工作涉及到工、農、商、交、衛等各部門，涉及到社會再生產的各環節。查賬工作範圍的廣泛性決定了建立和選用查賬方法也必須具有廣泛性。
查賬方法按照作用來分，可以劃分為查賬的基本方法和技術方法兩類。查賬的基本方法有順查法、逆查法、詳查法和抽查法等。查賬的技術方法有檢查、觀察、詢問、函證、分析比較，以及其他程序，如直加、橫加、調節、再計算等，各種方法都有其特定用途。
本節我們首先介紹查賬的基本方法。
（1）順查法和逆查法。順查法是按照一筆交易在會計記錄中的順流程序，以確定交易處理是否具有完整的過程。查賬人員從原始憑證的審核開始，進而以原始憑證為依據，核對記賬憑證，再根據原始憑證和記賬憑證核對日記賬、總分類賬、明細分類賬，最後以賬簿來核對財務報表的一種查賬方法。即其檢查程序為：
憑證→賬簿→報表
順查法從會計憑證入手，順著記賬的順序依次核對，比較容易弄清問題、查明原因，而且順查法由於對每一會計資料都要進行檢查，不會有所遺漏，可以保證查賬的完整性。但是由於順查法必須對每張憑證、每本賬簿進行逐一審查，查賬時必然費時費力，難以抓住重點，隻能適用於業務量較少的小型企業。一般在內部控製製度不健全、賬實不符的單位，通過采用這種方法將問題一一檢查出來。
“例4-1”在檢查過程中，發現某張現金付款原始憑證上收款人簽字不全，而這張憑證反映的金額又比較大，若會計記錄是借記“其他應收款”科目，貸記“庫存現金”科目，查賬人員應運用順查法檢查“其他應收款”有關明細賬，直至財務報表上的記錄。在核對、審閱、調查的基礎上，查清楚這筆業務的來龍去脈，以確定是否有錯誤或存在弊端。
逆查法是按照一筆交易在會計記錄中的逆流程序（由最後的處理步驟至原始單據止）查核，以確定已入賬交易是否正確的過程。是按照記賬程序相反的順序，從審查財務報表開始，以財務報表核對賬簿，然後根據賬簿核對並審查記賬憑證、原始憑證的一種查賬方法，即：
報表分析→有針對地查對相關賬戶→核對記賬憑證→審查原始憑證