人們談管理，尤其是對人的管理，過多地強調了“約束”和“壓製”，事實上這樣的管理往往適得其反。聰明的企業主管已經開始意識到這一點，開始在“尊重”和“激勵”上下功夫：了解員工的需要，然後滿足他。當然，在員工違反原則性的問題時，對其行為進行約束是很必要的，甚至對他的某些行為要實施處罰，以讓他清楚地知道什麼是對的，什麼是錯的。處罰不是目的，實際上，采取積極的處罰措施和進行有效激勵之間並不矛盾，它們相輔相成，互為補充。
滿足員工的合理需要
激勵是人們做事情的意願，激勵的過程就是最大限度地滿足員工物質上和精神上的需要。如果主管想最大限度地激勵員工，你就要學會發現每位員工的主導需要是什麼。
激勵因素是一種推動力，它必然產生一個人想使各種需要(例如饑餓、幹渴、社會承認等)得到滿足。需要理論認為人們都有某些身體上與心理上的需要，而且總要盡力使這些需要得以滿足。在需要理論的體係中又出現了三個分支：
1．馬斯洛的需求層次論
其層次排列為生理上的需要，對安全的需要，對歸屬的需要，對尊敬的需要，對自我實現的需要。
2．赫茨伯格的需要雙因素理論認為對於需要的滿足可產生兩種結果，要麼使雇員們對自己的工作感到滿足，要麼避免雇員對自己的工作感到不滿足。
3．麥克萊蘭需要分類法
這是一種從想得到的不同結果對需要進行分類的方法，例如這些結果可以滿足雇員們對於取得成就的需要、對於交往的需要或者對於權力的需要。
如果你是一位關注員工激勵的主管，你如何做滿足員工需要的工作？雖然沒有到處都適用的簡單準則，我們還是可以從已知的激勵知識中提煉出以下的建議：
1．理解個體差異
新上任的主管經常犯的一個錯誤就是假定別人都和他們一樣，如果他們雄心勃勃，他們就認為別人也雄心勃勃。這樣的假設是非常嚴重的錯誤！人和人是不同的，對我們重要的對其他人未必重要。比如並不是所有的人都愛財，然而許多主管都相信獎金或加薪的機會能使所有人工作得更努力。如果你想成功地激勵他人，就必須接受和理解個體差異。
2．有趣及重要的工作
每個人至少要對其工作的一部分有高度的興趣。對員工而言，有些工作真的很無聊，主管可以在這些工作中，加入一些可以激勵員工的工作，此外，讓員工離開固定的工作一陣子，也許會提高其創造力和生產力。
3．讓資訊、溝通及回饋管道暢通無阻員工總是渴望了解如何從事他們的工作及公司營運狀況，管理者可以告訴員工公司利益來源及支出動向為開端，確定公司提供許多溝通管道讓員工得到資訊，並鼓勵員工問問題及分享資訊。
4．參與決策及歸屬感
讓員工參與對他們有利害關係事情的決策，這種做法表示對他們的尊重及處理事情的務實態度，當事人(員工)往往最了解問題的狀況、如何改進的方式，以及顧客心中的想法；當員工有參與感時，對工作的責任感便會增加，也較能輕易接受新的方式及改變。
5．獨立、自主及有彈性
大部分的員工，尤其是有經驗及工作業績傑出的員工，非常重視有私人的工作空間，所有員工也希望在工作上有彈性，如果能提供這些條件給員工，會相對增加員工達到工作目標的可能性，同時也會為工作注入新的理念及活力。
6．個性化的獎勵
既然員工有不同的需要，對某個人起強化作用的刺激，對另一個人可能毫無作用。你應該運用已掌握的個體差異知識，把所能支配的獎勵按個性化要求分配給員工。
7．獎勵與績效掛鉤
為什麼許多員工缺乏工作動力，隻是應付差使。根據期望理論，在下述情況下，員工才會受到激勵並發揮出最大的能力：員工相信努力能帶來良好的績效評估；良好的績效評估能帶來獎賞；這些獎賞能實現員工的個人目標。
如果你對該理論提到的三種關係覺得太簡略，那我們可以把問題講得更清楚些。