秘書有效的時間管理
文化論壇
作者：李廣鈞
摘 要：近年來，越來越多的人開始探討時間管理這一概念，在哈弗的管理百科全書早已將“時間就管理”作為評價成功管理者的一個重要因素。要想在行業領先，就必須與時間賽跑，秘書對於領導的工作時間安排，有著特殊性，隻有在遵從四個原則的基礎上，運用製定時間表、20/80法則以及對於工作分工明確的時間管理方法，來對時間進行合理的安排，從而使各項工作有序的進行，更好地為領導服務，達到事半功倍的效果。
關鍵詞：秘書；科學；時間管理
[中圖分類號]：C935 [文獻標識碼]：A
[文章編號]：1002-2139（2013）-21--01
談秘書的時間管理，首先來看看時間這一抽象、模糊的概念，時間是人類用以描述物質運動過程或事件發生過程的一個參數，確定時間，是靠不受外界影響的物質周期變化的規律。時間是抽象的從西方的亞裏士多德、奧斯汀、伽利略等哲學家，都曾探討過時間問題，直到二十世紀的前期，愛因斯坦的廣義相對論才闡述了時間相對的，並非獨立存在而是與空間相互依賴的，是可以被引力壓縮彎曲的。然而什麼又是時間管理呢？時間管理就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理並不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。從時間管理的定義中就可看出，有計劃的管理時間，可以讓事情有條不紊的進行。有效的管理時間可以取得事半功倍的效果，節省人力成本，切實提高工作效率和工作質量。
俗話說“時間就是金錢”，在社會激烈的競爭中，早已不是人與人競爭，而是與時間賽跑，哈弗的管理百科全書將“時間管理”列為成功的管理者的總要因素，許多的美國企業在培訓員工時也常常加入時間管理的培訓過程。秘書作為協調領導處理事務的人，以從事其他工作的人一樣，要做好工作更要合理的分配時間，分清輕重緩急，明確工作目標，加強時間管理，有組織有計劃的進行工作。秘書對時間管理的好壞，直接影響著領導的工作效率，使得領導的工作不得頭緒，雜亂無章。
時間對於每個人都是平等的，每個人都擁有同等的時間，我們每天都隻有24小時，每天吃飯睡覺的時間都是大致相同，然而人生之所以不同，在於其餘時間所創造出來的價值。然而我國對於時間管理的觀念還是較落後的，所以我們往往會掉入時間陷阱，例如拖延工作無效率的加班等等。一是由於領導的原因，由於自身的陳腐的觀念，沒有認識到時間就是金錢，不把時間當做可利用的資源，在會議、儀式中注重排場，注重表明功夫而忽視了節約時間，以及工作分工不明確。第二個原因是由於，秘書自身的原因，對於時間安排不合理，不能分清輕重緩急，不能與領導主動的溝通，而是被時間安排。
秘書，對於時間的管理有著特殊性。所以在工作中，要有效的安排時間，避免因自己工作的失誤而造成工作效率低，使公司落後於他人。那麼怎麼用科學的手段管理工作呢？
管理時間必須遵守四個個重要的原則，1）時間合理分配原則2）最大限度地為領導獲取可控製時間3）分清工作的輕重緩急4）有計劃、有目的。在遵循著三個原則的基礎上，來用科學的方法有效的安排、管理時間，使各項工作有序進行。