編製會計分錄是會計記錄交易事項的初始階段，在實際工作中，會計一般使用“記賬憑證”來完成單筆交易事項的會計分錄。會計分錄是記賬憑證的主要內容。請看列出的記賬憑證的基本格式。
由此可見，學會用會計分錄記錄各種交易事項是正確記錄交易事項的前提。掌握了會計分錄的使用方法，距離填寫記賬憑證僅一步之遙。
我們來看上麵“購入甲種材料60000元，貨款尚未支付”的例子。
甲種材料增加的效應屬於資產項目增加，因此應使用“借”來表示資產的增加，這一效應可表示為“借：原材料60000”；欠供應商債務增加的效應屬於負債項目的增加，因此應使用“貸”來表示負債增加，這一效應可表示為“貸：應付賬款60000”。我們把這兩種效應的記錄合在一起形成如下會計分錄：借：原材料60000貸：應付賬款60000我們把分錄抄寫在“記賬憑證”上，使用“記賬憑證”記錄該筆交易事項。
我們再來看上麵“用銀行存款償還金融機構借款50000元”的例子。短期借款減少的效應屬於負債項目金額減少，應使用“借”來表示負債的減少，這一效應可表示為“借：短期借款50000”；銀行存款減少的效應屬於資產項目金額減少，應使用“貸”來表示資產的減少，這一效應可表示為“貸：銀行存款50000”。把這兩種效應的記錄合在一起形成會計分錄：借：短期借款50000貸：銀行存款50000我們使用“記賬憑證”記錄該筆交易事項。
再看一個例子，股東向公司投入資本100000元，存入銀行。
這筆交易事項產生兩方麵效應，一個效應是銀行存款增加應該使用“銀行存款”科目；另一個效應是股東投入資本增加，應該使用“實收資本”科目。銀行存款增加的效應屬於資產項目金額增加，應使用“借”來表示增加，這一效應可表示為“借：銀行存款100000”；實收資本增加效應屬於所有者權益項目金額增加，因此應使用“貸”來表示增加，這一效應可表示為“貸：實收資本100000”。將兩種效應的記錄合在一起形成會計分錄：借：銀行存款100000貸：實收資本100000我們使用“記賬憑證”記錄該筆交易事項。
下麵我們把有關記賬憑證的知識歸納如下：記賬憑證是根據原始憑證（在交易事項發生時取得或填製、載明交易事項具體內容和完成情況的書麵證明，如發貨票、入庫單、領料單、盤點表、工資表等）進行歸類、整理編製的會計分錄憑證。它是登記賬簿的直接依據。這裏需要提醒大家注意的是，會計記錄每一筆業務都需要有原始憑證作為依據，並且原始憑證要附在記賬憑證後麵。
記賬憑證的格式並沒有統一的規定，但所有的記賬憑證都應滿足記賬的要求，都必須具備下列基本內容：①記賬憑證名稱；②填製憑證的日期；③交易事項的內容摘要；④記賬符號、會計科目名稱和金額；⑤所附原始憑證的張數；⑥填製單位的名稱及有關人員的簽章。
記賬憑證的填製，還應注意以下幾點：①內容摘要應簡明，概括出交易事項的主要內容；②會計科目運用準確，必須按國家統一規定的會計科目填寫；③連續編號；④附件齊全。
記賬前必須由專人對已編製的記賬憑證進行認真嚴格的審核。審核的內容主要有以下幾個方麵：①記賬憑證是否附有原始憑證，記賬憑證的內容與所附原始憑證的內容是否相符，金額是否一致；②會計科目的使用是否正確，對應關係是否清晰，金額計算是否準確無誤；③記賬憑證中有關項目是否填寫齊全，有關人員是否簽名蓋章。
使用記賬憑證記錄下企業發生的全部交易事項，提供了反映每筆交易事項所引起的資金運動的來龍去脈的重要信息。從原始憑證到記賬憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程，是會計的初始工作。記賬憑證是企業最基礎的動態性會計信息資料，它對於彙總整理更有價值的會計信息提供了保障。同時，記賬憑證對於以後檢查經濟業務的真實性、合法性，明確經濟責任和追究責任等方麵也具有重要的證據作用。審計人員往往都會通過查閱企業的記賬憑證來發現問題。