利用Excel實現成績的自動統計
裝備管理
作者：韓鬆喜
筆者擔任本校學生成績統計的工作已經有好多年了，在成績的統計過程中，計算器使用過，成績統計軟件也使用過，但是好多的功能都和本學校要求的不太一致，在利用軟件進行統計後，還需要再進行大量繁瑣的工作。因此，筆者經過一段時間的摸索，利用Excel這個軟件，製作出符合學校要求的成績統計模版，每次隻要輸入學生的考試成績就可以了，其他的內容全部是自動生成的，剩下的工作就是直接去打印室打印出來就完成了。雖然各個學校的要求不太一致，但是大體上都相同，希望筆者的方法可以對大家有所幫助和啟發。
此Excel文件包含了所有初中學科、8個班，每班50人的成績統計功能。下麵筆者就將製作過程介紹給大家，希望能給大家一些啟發，更好地完成學校交給的工作。
1 設計輸入成績的名單模塊
首先打開2003版Excel，將Sheet1重新命名為打印名單，然後根據自己的學校的需要將學生的名單複製進來，並對表頭進行輸入。這個表是將來輸入成績的時候由任課教師打印的成績填寫單（根據學校情況自定人數），任課教師將成績輸入完成後，將直接按照這個表單輸入成績。如果有學生的名單變動，可直接更改這個表中的學生名字，其他的不需修改。
2 設計成績統計的設置模塊
將Sheet2改名為設置，然後根據需要將各個學科的成績的優秀率、及格率、差生率的成績輸入，將每次考試的名稱輸入，將每個班的任課教師名單輸入，另外設置上哪個學年度的，這樣以後隻需要修改設置裏麵的內容，其他的就會自動更改。設計這個模塊的最主要的作用就是為了某些學科為120分，這樣的優秀率、及格率和差生率就和100分的不同了。為了以後不必頻繁地更改設置，故此設計了此模塊。
3 設計成績統計的錄入模塊
將Sheet3改名為成績輸入，下麵要對學生的成績的輸入進行設計。在這裏，所有的學生成績輸入後，不需要更改任何內容，其他的統計表就完全自動生成了。另外，在介紹一個輸入成績的小竅門，就是在Excel2003以後新增加的一個功能“文本到語音”，利用這個功能，可以在輸入成績後按回車鍵將輸入的成績朗讀出來，這樣就可以方便地進行輸入成績的校對。
具體做法：1）在輸入成績表中按照每科成績一列進行輸入成績表的設置，每個班預留50人，8個班級；2）表頭為=設置！F1&“考試輸入成績表”；3）將打印名單表中的姓名按照每個班的順序進行複製，然後到輸入成績中將學生名單選擇性粘貼過來（粘貼鏈接），這樣當修改打印名單表中的學生姓名的時候，輸入成績表中的學生姓名也相應修改；4）根據粘貼過來的學生名單，利用自動填充功能，將班級填充上；5）以上工作全部完成後，就可以輸入本次學生的成績了，缺考的輸入0或為空。
4 設計年級成績的統計模塊
在完成各班的成績輸入後，就要進入到全年級的成績統計中。先插入一個新的工作表，改名為年級成績，將成績錄入表中的數據進行選擇性粘貼（粘貼鏈接）。
1）姓名、班級、語文、數學、英語、物理、化學、政治、曆史、生物、地理字段為從成績錄入表中粘貼過來的。其他各學科的名次為粘貼完成績後插入新的列。除各學科的分數、姓名、班級以外均為函數字段，需要手工設置。
2）各科名次、班級名次、年級名次應用到的函數為RANK。比如語文名次在編輯欄輸入=RANK（C3，$C$3：$C$399，0），C3是當前單元格，$C$3：$C$399是指從C3開始到C399結束，然後自動填充到C399。這樣語文的全年級的排名就出來了，其他排名類似，換成相應的成績就可以了。
3）總分=C3+E3+G3+I3+K3+M3+O3+Q3+S3，這樣的話不容易混亂，然後向下自動填充到U399；班級的名次隻需要自動填充到本班的最後一個人就可以了，其他依次類推。
4）表頭為=設置！F1&“班級成績總表”。
5）在單元格中輸入到函數後一般都需要按Enter，但是在某些時候還需要按Ctrl+Enter，這樣才能使函數生效。
5 設計各班成績統計模塊
完成年級的成績統計設計以後，隻需要將相應的班級的內容選擇性地粘貼到一個新的表中就可以了，可以依次取名為一班、二班、三班、四班等，為將來的成績打印提供方便。