3、檢索。檢索是運用工具書查找文獻資料線索的過程，檢索工具主要有目錄、索引、文摘等。目錄是圖書和成冊資料的係統記載。國家有《全國總書目》和《全國新書目》，各級圖書館也都有自己的藏書目錄，在一些大圖書館裏，還有搜集各種專題文獻的參考目錄。索引一般分為篇目索引和內容索引。篇目索引是報刊雜誌文章題目的綜合編排，內容索引是摘錄圖書、論文中的事物、人名、地名、名詞等的彙編。文摘分為指示性文摘和報導性文摘兩類。指示性文摘不涉及具體內容，報導性文摘則隻對文獻內容作簡要敘述。由於條件所限，一般人不可能準備足夠用的工具書，而必須寄希望於圖書館，如果您經常到圖書館去，應該學會檢索的方法，否則必然勞師費時，空耗精力。下麵介紹幾種常用的檢索方法：
①書（篇）名檢索法，即利用書（篇）名索引查找書號或刊物期號的方法。
②分類檢索法，即根據《中國圖書館圖書分類法》或《中國圖書資料分類法》來查找圖書的方法。
③著者檢索法，即通過著者目錄或著者索引來查找用書的方法。
④文獻序號檢索法，即通過技術標準編號，科技報告編號等查閱資料的方法。此外還有幾種檢索法，但一般圖書館或資料室不常用，這裏就不一一說明了。
工具書是知識外儲的最佳手段，您隻要記住書名和內容範圍，這本書便在實際上納入了您的記憶網絡中，成為您“召之即來，來之能戰，戰之必勝”的好助手。這樣，您就可以騰出空兒來更多地進行創造性的思維和記憶，使大腦發揮更高的效率。
六、知識外存有良方：積累剪報幫助記憶
剪報，也是記憶的輔助工具，從報刊雜誌上剪下有關自己專業的資料，積累起來，分類保存，裝訂成冊，是知識外儲的又一種好方法。
剪報是工具書的補充，能買得到的工具書當然是最好的資料彙集，可是大量的最新研究成果，學術動態等各種資料，還僅見於報刊雜誌。全國的報刊雜誌種類繁多，誰也難以每日盡覽，而珍貴的資料就可能隨之稍縱即逝了。如果我們能及時把需要的資料剪輯起來，久而久之，必有大用。
著名的科普作家葉永烈是深得剪報之益的。他訂了許多報刊雜誌，每天他總是邊看報邊選定資料，並畫上圈，等到飯前飯後擠點時間就剪下來，再分門別類貼到一本本剪報集上，靠著幾十本厚厚的剪報集，葉永烈的知識更加豐富了，寫出了一本本妙趣橫生的科普讀物。當然，大家不一定都想編寫著作，但剪報的作用是不可忽視的。往往有這種情況，看報時大致了解，初有印象，等需要用的時候，隻好臨急抱佛腳，找到一堆報紙挨張翻，還往往白忙一場。如果有了剪報集，您記住的點滴印象不就卓然生效了嗎！
那麼，怎樣剪集材料以至最後應用呢？可以說，這個過程也如人腦記憶一樣，收集好比識記，存放好比保持，使用好比回憶，下麵逐條向您介紹。
1、收集。收集的要點在於一個“勤”字。個人訂閱的報紙雜誌總是有限的，就是較大型圖書館的閱覽室裏也難以包羅無遺，所以，我們隻有以“勤”補之，集沙成塔，集腋成裘，具體應從三方麵著手。
①訂閱：凡是與自己專業或愛好有關的，凡是刊載資料較多的報紙雜誌，必須訂閱，既使一時經濟緊張，也應想辦法解決訂費，否則尋找資料時會後悔的。
②訂購：很多單位或個人的過期報刊都當作廢品處理了，實在可惜。為了開發這個大“資料源”，您可以托親靠友，請大家幫助定期按廢品價格購買過期報刊。買到報刊後，您可以突擊剪輯幾天，經過“審閱”的報刊再自己賣廢品。
③拾零：收集資料要眼勤手勤，無論何時何地，哪怕是包裝紙上有資料也要收來。有一次，在一個單位用來遮門玻璃的報紙上，我發現一條資料，就和人家說好話，討要過來。
剪輯資料時一定要注明出處、日期，以後既可以查對核實，也可衡量出該條資料的份量。
2、存放。存放的要點在於一個“細”字。資料到手隻是走完了第一步，如果不注意存放問題，使用時必然多有不便。一般講，存放包括三個過程。
①製卡，把資料貼在統一的卡片或硬紙上，根據資料的內容，自己的條件，可以選用32開或16開的硬紙，粘貼時，要留有裝訂線，最好打上裝訂孔，以便於活頁遷移。製卡片積累到百八十張，就進行一次分類。
②分類：分類是從剪輯到使用資料的重要環節。如果不進行分類，胡亂堆放，剪報就可能白費了苦心，使用就可能成為泡影。您有這樣的體驗嗎？從成堆的資料中毫無線索地翻找，往往是事倍功半，有時甚至前功盡棄，徒勞一場。所以，無論資料多少，必須分類存放，這是毫無疑問的。具體的分類辦法，可根據資料的內容、用途按專題或學科等劃分。資料積累多了，從大類中可再分出小類。比如我的剪輯資料分為自然類、地理類、文物類等七大類，大類下再分，如自然界趣話資料分為自然之謎、動物趣話、植物趣話、生理趣話，動物趣話中又分為鳥、魚、蛇、猴、象、鼠、蜂、蝶、蟻、蛛等類別。