企業信息係統內部控製缺陷及原因分析研究
企業管理
作者：裴誌陽
【摘要】 信息技術的發展顛覆了傳統的企業管理方式，企業管理信息係統的開發與應用大大提高了企業的信息收集與處理能力，可以使繁雜的企業日常管理工作變得簡單有序。施工企業在其日常經營過程中往往要處理大量的人、財、物等資源，也開始進行信息化管理。本文在對TJHD企業信息係統內部控製現在研究的基礎上，分析了存在的設計和實施層麵的缺陷，並給出了原因分析。
【關鍵詞】 信息係統；內部控製；施工企業
TJHD公司為了適應信息化社會發展需求，公司結合自身各生產經營環節的實際情況，通過與第三方合作的方式，先後構建了不同環節的信息係統。包括與浪潮合作開發應用的TJHFD財務管理係統、物資管理係統，以及與用友合作開發應用的TJHD人力資源管理係統。近期，TJHD又在企業內部積極推進“數字TJHD”主要指其推進的綜合項目管理係統，綜合項目管理係統是“數字TJHD”集約管理平台建設開發任務的核心，是TJHD公司建立科學項目管理體係、搭建高效項目管理平台的重要舉措。該係統以實現“協同應用、高效管理、科學決策”為係統建設目標，堅持以合同為主線、成本為中心、進度為基準、物資和船機設備為重點的方針，通過產研結合，成功開發完成了包含招投標、合同、綜合、進度、成本、物資、船舶設備、質量、安全、技術、風險、竣工等12個領域管理的信息係統架構，貫穿項目啟動、項目計劃、項目執行、項目控製、項目結束等項目全生命周期，並設計實現與資金、財務、費用等管理係統協同應用，從而建立起了公司完整的項目信息化內部控製體係。
一、TJHD施工公司信息係統內部控製存在的缺陷
（一）TJHD施工公司信息係統內部控製存在的設計缺陷
隨著信息技術的發展以及管理信息係統在企業中的逐漸普及，TJHD公司也越來越意識到信息化的重要性，開始逐漸加強公司的信息化建設。但其在信息化建設過程中也出現了不少的問題。
首先，TJHD公司的信息化戰略不夠完善。主要體現在TJHD公司的信息化建設是一個逐步實現的過程，是把公司的活動分為幾個模塊，逐一進行了信息化、應用信息化管理係統。本來按照公司發展的實際需求，分模塊逐步實現信息化，是進行信息化建設的基本路徑之一，這樣做既具有靈活性又可以減輕公司的資金壓力，同時也更容易被公司內部員工所接受。但TJHD公司在進行信息化的初期沒有針對公司整體的信息化建立一個全麵的信息化戰略，從而導致公司各信息化建設過程顯得缺乏整體性與重要性，沒有清晰的規劃與流程。
其次，信息化戰略的缺乏直接導致了TJHD公司在進行信息化建設的過程中，各模塊在進行設計時隻考慮到了當前獨立的單一模塊的需求而忽略了其與其他模塊之間的係統性。比如，財務管理係統中關於各部門與崗位的編碼可能與物資管理係統中的編碼完全不同，從而不利於順利實現兩個係統之間的聯通。
此外，公司的信息係統建設基本上都是采取與軟件服務公司合作開發的方式來完成的，在這種合作過程中，TJHD負責提供相關的公司基本信息與需求，軟件服務公司負責根據公司提供的需求給出具體的解決方案。這就意味著公司最終使用的信息係統，其開發方式、操作方式等都是由軟件服務公司給出的。而TJHD公司在進行信息化建設的過程中選選擇了不同的軟件服務商為之提供服務，比如其人力資源管理係統是與A公司合作完成的，而其他信息管理係統則是與B公司合作完成的，不同的服務商其風格不同，這又進一步加劇了在各模塊之間實現統一的難度。
（二）TJHD施工公司信息係統內部控製存在的執行缺陷
TJHD公司的信息管理係統不僅在設計時存在上述的一些缺陷，而且在具體的執行過程中也存在著一些缺陷。這進一步地阻礙了公司的信息化進程，同時也減弱到了信息化所能帶來的優勢，這可能會使部分人懷疑信息化的效益，從而對信息化采取各種方式的抵製行為，並由此形成惡性循環。TJHD信息化過程中的執行缺陷具體體現在以下方麵。