ERP係統在外貿企業會計中的應用
財會研究
作者：張群英
摘要：本文作者結合本企業ERP係統的實施，論述了外貿企業運用ERP在會計工作中如何更有效地使用資金，規避風險以幫助企業擺脫目前困境，促進未來進一步發展。
關鍵詞：ERP 外貿企業會計內部控製
2009年美國次貸危機引發全球性金融危機，造成我國外貿企業普遍麵臨出口下滑，進而引起企業資金短缺，甚至不能及時支付工廠貨款的窘境。隨著整個外貿行業及公司的戰略發展，傳統意義的外貿會計已成為外貿會計作用發揮的障礙。在此背景下，某外貿企業2009年初開始啟動ERP項目以提升會計信息的核算質量，有效發揮其在外貿企業發展中的重要作用。本文以該企業的ERP項目實施為例，著重介紹ERP實施過程所碰到的問題及如何應對解決問題，以及ERP係統在外貿會計中的應用。闡述這一項目實施後外貿企業會計工作的重要變化，以及對外貿企業會計工作水平有所提升。
一、ERP係統下的會計信息係統特性
（一）信息實時性
實現ERP後，會計部門可以通過網絡從企業內、外部迅速獲取最新信息；比如將ERP鏈接上國家稅務總局退稅率信息，就能及時更新係統中的退稅率，從而為企業贏得主動權。實時性還體現在收付款流程中，實時查詢資金成本並計入相關考核單位，為付款審批包括出口費用審批，購貨付款審批，進口開證審批，進口支付貨款審批提供了有效的依據。
（二）信息集成性
完成了資金流、物流、信息流的統一，實現了數據共享，提高了數據的準確性和一致性，提高了財務人員的工作效率，為企業管理者的決策提供了準確的信息。
二、ERP實施過程中碰到的問題：
（一）數據錄入人員發生變化
由過去的業務員遞交結算憑證給財務部，財務人員根據單據、遵循規則錄入賬務係統改為業務人員自己輸入。外貿係統的基礎數據基本上是由每一單合同的基礎數據為主，每一單合同從申請設立開始要輸入大量的基礎信息，包括合同號、客戶名、發票號等，非常繁瑣。業務員往往嫌麻煩，老是出現漏輸，輸錯的情況，導致流程走不下去，或是收入成本不匹配，有的隻有收入沒成本或者收入成本有了，卻沒有相關費用，最終發現發現是數據輸入問題。
（二）業務素質達不到要求
每個業務員對計算機操作的熟練程度各不相同，造成編碼方式也各不相同，還有的態度不嚴謹，一會這樣編一會那樣編，結果體現到係統中的就五花八門，合同號一會兒大寫一會兒小寫，自己感覺這就是一個合同，但在係統中是不同的。這樣往往造成兩麵掛賬，應收款預收款大量虛增，不利於管理層進行決策判斷，也增加了財務人員的對賬查賬時間。
（三）權限設置問題
有些部門領導對於權限設置不是很重視，業務員操作也不很熟練，有時候提交審批後，又發現問題，需要撤銷審核重新修改，幾次以後有的領導不耐煩了，就讓業務員自己去審批。這樣可能造成下屬利用這個漏洞乘機舞弊，從而造成企業損失。
三、ERP使用效果
（一）提高退稅風險的預警能力
出口退稅風險控製一般要求每單合同都經過事前審批，事中監控，事後分析三個環節。一旦出現問題，ERP係統便會自動發出警告。如退稅時間節點的掌控，避免由於人為因素造成超過有效期而不能退稅。再如通過ERP係統采集的數據資料，分析每單合同的換彙成本是否在正常範圍內，避免由於人為因素造成換彙成本偏高或者偏低造成無法退稅，降低了退稅風險。