第三節 數據資源管理技術
在信息技術的定義中，並不是用數字表示的內容才叫做數據。對企業來說，數據可以是財務報表、宣傳文檔、顧客需求調查表、產品圖片，甚至是影像資料。較為學術的定義是這樣的：數據（Data）是一組表示數量、行動和目標的非隨機的可鑒別的符號。數據是管理信息係統的原料，而信息則是產品。信息（Information）是加工後的數據，對接受者的決策具有價值。
在現代企業中，信息與人力、財力、物力、技術和機器一樣，成為企業的一種基本資源，應該和資金等資源放在同樣重要的位置上進行管理。在全球化、信息化社會的競爭中，企業如果缺乏高質量信息的支持則必敗無疑。企業決策信息的來源就是數據資源。現代管理信息係統的核心技術就是數據資源管理技術。
一、數據庫技術簡介
在數據庫技術誕生以前，主要是通過人工管理和文件係統管理來實現數據管理，即實現對數據的分類、組織、編碼、存儲、檢索和維護。這些方法的缺點在於：
（1）數據共享性差，數據冗餘度大。當不同的應用程序所需要的數據有的部分相同時，也必須建立各自的文件，而不能共享相同的數據。因此數據冗餘度大，浪費存儲空間，並且由於相同數據的重複存儲和各自管理，給數據的維護和修改帶來了困難，容易造成數據的不一致性。
（2）數據獨立性差。原有程序中數據的結構很難改變，因此，要想對現有的數據再增加一些新的應用是很困難的，係統不容易擴充。
從20世紀60年代開始，由於計算機處理能力的加強和數據處理越來越朝海量化發展，一種新的數據管理技術——數據庫技術誕生了。與原有的管理方式相比，數據庫技術具有如下優點：
（1）數據高度結構化。數據庫不僅要描述清楚數據的類型、長度等特征，還要描述數據之間的聯係。
（2）數據共享性高、冗餘度小、易擴充。數據庫中的數據麵向係統，是有結構的數據，不僅可以被多個應用程序共享使用，還容易增加新的應用。當應用需求改變或增加時，隻要重新選取整體數據的不同子集，便可以滿足新的要求。例如飯店管理數據庫中，如要查詢男賓，隻需在賓客數據庫中選取男賓的子集即可。
（3）數據獨立性高。數據獨立是指用戶的應用程序與數據庫是相互獨立的，數據在磁盤上的存儲是由數據庫管理係統管理的，用戶不必考慮數據的存取路徑等細節，從而簡化了應用程序的編製。
（4）統一的數據管理和控製。數據庫技術，尤其是網絡數據庫技術，支持多用戶、多應用對數據庫的共享，在飯店管理信息係統中普遍得到應用。通過統一的數據管理和控製實現數據的安全性保護、並發控製等。
數據庫、數據庫管理係統和數據庫係統是與數據庫技術密切相關的三個基本概念。
數據庫（Database, DB），是長期儲存在計算機內的、有組織的、可共享的數據集合。數據庫中的數據按一定的數據模型（如關係模型）組織、描述和儲存。
數據庫管理係統（Database Management System，DBMS）是一組計算機程序軟件包，控製數據庫的生成、維護和使用。
數據庫係統（Database System, DBS）是包括數據庫、數據庫管理係統、數據庫管理員、用戶等元素在內的人機係統。
數據庫組織的結構叫做數據庫模型。目前最成熟、應用最為廣泛的是關係模型。基本上所有的商用數據庫產品都是關係型數據庫，如SQL Server，Oracle,
DB2, FoxPro，Sybase等。關係型數據庫的特點是用人們最熟悉的表格數據形式來描述數據記錄之間的聯係，它是以數學中的關係理論為基礎的。
一般在關係型數據庫中，數據是按照下列層次進行組織的：
（1）數據項。數據項是組成數據庫的有意義的最小基本單位。其作用是描述一個數據處理對象的某個屬性。如飯店管理數據庫中，要處理賓客信息，則需要設置數據項分別描述姓名、性別等特征。
（2）記錄。與數據處理的某一對象相關的所有數據項構成該對象的一條記錄。若描述的對象是一位賓客，則描述該賓客的姓名、性別、賓客號、房號等數據項就構成了一條記錄。一條記錄對應於現實世界中的一個對象。如飯店賓客數據庫中的第11條記錄對應於賓客“張三”，第12條記錄對應於賓客“李四”。可以將該記錄與其他記錄區分開來的數據項稱為關鍵字。通常把唯一地標示一條記錄的關鍵字稱為主關鍵字。例如飯店賓客數據庫中，賓客姓名可以作為關鍵字，但為了防止同名現象，通過係統分配一個唯一的賓客號（作用類似於學號）來作為主關鍵字加以識別。用戶可以通過關鍵字來查詢數據庫。
（3）文件。相關記錄的集合稱為文件。如學生數據庫中，有30條記錄對應於某班的30個學生，這30條記錄組成一個文件。在某些數據庫文檔中，也常常把文件稱為“表”。
（4）數據庫。按一定方式組織起來的邏輯相關的文件集合形成數據庫。例如在飯店管理係統中，賓客數據文件、客房數據文件、預訂情況文件等相關文件一起構成飯店管理數據庫。