第二節 係統初步調查
初步調查的任務是調查飯店經營的總貌以及對信息的總需求，特別調查飯店的組織結構，業務數據處理的關鍵點以及飯店領導的設想和支持程度。這種調查的直接目的就是為了完成係統規劃中的後三步工作：係統功能定義、可行性分析和製定實施計劃。
一、初步調查的工作內容
初步調查是概要性的、總體性的，不是詳細的，隻是調查一個概貌；調查是由主觀認識約定的、有限範圍的，有很強的目的性，就是要構造一個新的管理信息係統的概貌。
初步調查可能有兩種不同的背景（起因）。一是需要研製和使用一個新的飯店管理信息係統。這其中又包括不同情況：
①飯店要自行設計開發新係統。
②飯店要挑選一個計算機工程公司聯合進行新係統研製。
③飯店要挑選一個計算機工程公司特別定做一個專用的飯店管理信息係統。
二是需要從已有的各種飯店管理信息係統通用型商品中選購一個係統。
初步調查可能有兩種不同的基礎：
(1)當前飯店經營中已存在管理信息係統（MIS)。
(2)當前飯店經營中並不存在管理信息係統。
這其中又包括：
①飯店經營中仍然采用手工方式進行信息處理。
②飯店經營中隻是在個別工作崗位上采用了單台計算機進行信息處理。
初步調查的最終目標還是為了要在飯店中建立一個新的管理信息係統，因此要做好這種係統調查，就很有必要在調查之前，對飯店經營的管理係統以及經營活動中的信息係統有些基本的認識和理解。
簡單而言，初步調查包括需求調查和概貌調查。需求調查是初步調查的核心任務，它直接關係到如何確定管理信息係統的目標。係統是否具有一個合理的目標，最終決定著係統建設能否成功。概貌調查是一種總體性調查，可以分為如下三個步驟：調查並編製組織結構圖，了解部門分工；調查部門之間的業務關係，了解它們的相互協作；調查並大致摸清部門之間的信息界麵。
一般在飯店中都是總經理垂直領導的多層隸屬關係，各個部門都必須有其各自明確的組織結構、崗位職責以及相關的操作規程（或工作規程）。對於飯店的部門編製、崗位職責、工作規程，在一些飯店裏，尤其是在那些由飯店管理公司管理的飯店，我們可以很容易地找到比較完整的資料，例如已經整理成冊的飯店管理與服務規程。此時的概貌調查就比較方便，很快就可以進入對各部門之間協作關係的分析，即把握飯店經營活動總體中各個部分之間的有機聯係。可是在相當多的飯店中，相關的資料並不成冊，甚至找不到多少可以明確說明飯店各項業務的資料說明。此時，我們必須一步步地進行調查，首先要設法勾畫出飯店的組織結構圖，因為這種結構體現了飯店經營信息流動的大環境（背景），進而我們還要大致了解各部門的工作任務和操作要求，最終我們要了解各部門之間的業務聯係。因為進行飯店管理概貌調查的直接目的是要調查飯店的信息係統，所以在分析各部門協作關係之後，需要盡可能地摸清各部門之間的信息往來，以便進入對飯店信息係統的整體調查。
二、初步調查的工作經驗
（一）充分認識用戶要求的缺陷
有經驗的係統規劃人員或係統設計人員都知道，當他們在飯店中對新MIS的未來使用者，如飯店總經理、部門經理及員工，進行MIS需求調查時，在這些使用者所提出的要求與將來對MIS的係統功能定義之間，不可避免地存在著相當大的差異，用戶要求帶有明顯的缺陷。
產生這種差異的原因大致有以下五點：
（1）使用者大多隻能提出片麵的局部的要求。一些人在經營管理中隻對局部工作有所了解，他們對MIS提出的局部要求有著明顯的局限性。作為飯店總經理，或許他參與調查工作的時間和精力很有限，或許他對飯店經營了解仍不夠深入，對各部門之間的細致關係所知也並不夠多，往往他們也提不出既全麵又比較準確的要求。
（2）使用者大多對計算機係統和MIS缺少了解，往往在提出對信息係統的要求時很難科學地或比較準確地表達出來。
（3）一些使用者對係統的概念模糊，甚至可能對管理係統、信息係統有錯誤理解，所提要求也可能很不合理，例如有些用戶對MIS“靈活性”提出近似無理的要求。
（4）常有一些使用者在主觀上對調查工作不重視。
一些人以為參與或接受調查是本職工作之外的額外負擔，在調查中隻限於簡單解答調查者的提問，並不認為自己在參與一項投資的研製工作，所提要求很可能質量不高，甚至沒有經過認真思考就隨意提出來了。
（5）很多使用者在客觀上投入到調查工作中的精力很有限，因為他們的本崗位工作壓力比較大，這也影響他們在需求調查中不能提出係統性和科學性更強的要求。
（二）充分認識調查的複雜性
由於用戶要求的先天性缺陷，由於用戶要求和係統定義之間的明顯差異，我們不可能設想：隻是將使用者的各項要求簡單彙總，就可以幫助我們完成係統的總體規劃。在實踐中，往往使用者的諸多要求都不能構成一個有機整體，相互之間存在著許多重複、矛盾（不一致或對立）和疏漏。
為了完成係統規劃，我們至少在調查中要認真確認以下幾個方麵：
1．信息要求和非信息要求
在初步調查中，未來的飯店管理信息係統的使用者常常是不區分信息要求和非信息要求，例如他們把對管理組織、人員、設備的要求和對信息的要求混在一起提出來，其中有許多要求可以被認為和信息處理沒有明顯關係，在調查中必須注意將這些要求去掉。
2．可量化要求和模糊要求
用戶的要求也不都是可以數量化的，但是在管理信息係統中計算機處理的信息一般都隻限於已經量化的信息。盡管人們也在研究將模糊數學應用於管理決策過程，不過就目前飯店的信息管理中尚不能找到這樣的實例，因此我們必須區分使用者所提要求中哪些要求是可以量化的，將它們考慮作為管理信息係統處理的對象。對於那些非量化要求，也要注意它們很可能和管理信息係統的使用相關，往往涉及一些配合MIS應用所需的對員工管理工作規程的特別要求。