第二節 係統詳細調查
飯店管理信息係統的調查工作是開發工作的第一步，為後麵開展的係統分析工作奠定一個切實可行的基礎，幫助建立一個係統模型。實際的調查工作分為初步調查和詳細調查兩個步驟。初步調查前麵已介紹過了，這裏主要介紹詳細調查的內容。
一、係統調查的任務
初步調查的任務是對係統的可行性進行論證，從技術、資金、設備和時間等諸方麵探討，以可行性報告形式提交給企業主管領導決策。
詳細調查是項目正式啟動之後所要完成的任務，即了解用戶的數據流程和信息要求，對選定的對象進行詳細調查和分析、明確係統目標、提出初步模型和完成係統調查報告。主要有如下任務：
(一)管理業務流程的調查
管理信息係統需要遵循現有的管理業務程序和規範，因此在調查時需要按照原有的管理信息的流動過程(當然，當前管理模式如果不合理，係統分析員可以有義務幫助企業設計一個合理的管理模式，提高管理水平)，逐個地調查所有環節的處理任務、處理內容、處理順序和對處理時間的要求，弄清各個環節需要的信息、信息來源、經由去向、處理方法、計算方法，提供信息的時間和信息形態(報表、屏幕顯示)等等。
(二)報表分配和生成的調查
每個企業都有各種不同的報表要求，如會計的資產負債表、損益表、飯店客房使用情況彙總表、來店旅客日報表、離店旅客日報表、訂房預報表等等，這些報表通過管理信息係統統計之後而生成的。對於這種報表，需要分析清楚由哪些數據構成，出自何方、生成方式和方法。
原始單據，如飯店客房和餐廳物資部門的材料采購發票、入庫單和出庫單，個人和團體客房登記表、各種服務性、交通收費單據，這種報表是管理所需要的原始數據。對於這些報表，要分析每種報表可以構成哪些數據，這些數據與哪些部門產生聯係，數據的最終流向何處、如何處理等。
報表是係統調查的第一手資料，通過對報表的分析，可以確定係統所需要的數據的形式、數據類型、值的大小及範圍，進而幫助係統分析員確定數據庫的結構，建立係統的輸入／輸出的模式。
(三)係統運行環境的調查
運行環境包括在企業內部的組織結構、人員配備及分工；現有計算機網絡狀況、操作係統和軟件配置情況以及操作人員的基本素質；企業管理狀況和信息化程度等方麵的調查。
另外，還需要調查係統與外部的聯係，哪些數據是輸出到企業外部的。
(四)編製係統調查報告
根據調查結果彙總成調查報告，它是調查工作的總結，又是下一步分析工作的基礎。
二、 係統調查中采用的方法
在調查中通常采用如下方法：
(一)調查表
根據係統所要了解的情況，設計調查表，以問答方式，具有很強的針對性，被調查對象選擇或填寫答案。調查表收回後，根據答案進行彙總。調查對象較多時，可以比較客觀地反映需要了解的情況。
(二)跟蹤調查
跟蹤調查是最常用的調查方法，即實際體驗各個環節的業務處理活動，實地了解業務流程情況，對每項業務的處理方式、業務走向跟蹤調查，這種調查最為真實和可靠。
(三)開座談會
針對具體的信息需求召開不同規模的座談會，召集有關人員參加，聽取用戶的意見，這對於了解一些比較關鍵的技術問題和涉及到多個部門的數據流程非常有效。
(四)直接訪問有關人員
對於調查工作的疑點和不清晰的問題，可以直接訪問有關人員，了解他們對問題的看法和處理方式，從中得到詳細資料，此種方法針對性強、目的明確，效果很好。