企業電子文件的統一管理策略與模式
企業研究
作者：劉琪 肖長慧
摘 要：電子文件作為一種信息資源，是與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方麵正積極地發揮應有的重要作用。
關鍵詞：企業；電子文件；檔案；策略；模式
企業電子文件檔案規範化、科學化的統一管理策略，形式資源共享，在曆史的長河中見證了企業發展的速度，它將為單位各項綜合業務、研究工作的開展隨時提供方便快捷，對規避和抵禦各種風險起到一定的必備作用。
一、企業電子文件管理的概況
企業電子文件是能被計算機係統識別、處理，並按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，並可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，隻不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的企業機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被企業機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。
二、企業電子文件管理現狀分析
我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程人員，都可以管理電子檔案。對於電子檔案的開發利用，將會出現一係列新問題，紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又麵臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處於這樣一種惡劣的網絡環境之中，可以想象一個疏忽就可能導致滅頂之災。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火牆等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。
三、電子文件管理模式的探討研究
關於電子文件管理模式，目前有兩種具代表性的管理方案，即電子文件應由檔案部門集中保管和由各文件形成機構分別保管。集中式保管方案認為電子文件的形成機構應當將失去現行效用、具有保管價值的電子文件移交到檔案部門集中保存。分布式保管方案認為電子文件應當自始至終保管於文件的形成機構，檔案部門對失去現行效用的電子文件要控製，而不是要求必須進檔案部門保存。其主要依據是，電子文件具有係統依賴性，檔案部門在技術與資金上很難滿足實現電子文件對軟硬件等方麵的要求。在上述兩種方案的基礎上，有人提出“自由進入原則”，即采取折中的辦法，將集中式和分布式保管相結合的，檔案部門的指導與文件形成機構自身的需要相結合，並以解決電子文件軟硬件依賴性的技術方法為保證的方案。
四、電子文件檔案管理的發展趨式
電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關係。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要參與設計，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，並能進行統一管理和長期保存；同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、設計思想、數據形式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成後，在使用過程中，檔案人員要參於對其管理，熟知在使用過程中發生的各種情況，並進行積累。否則長時期不過問，相關技術發生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實記錄就可能遭受損失。所以，要求電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。