檔案管理與利用研究
管理方略
作者：廖國玲
摘 要：檔案作為人類從事各項社會活動產生的各種形式的具有存儲價值的行為、內容原始記錄。檔案的存在價值一個是對已發生事件的曆史記錄功能，一個就是曆史事件信息再利用開發功能。為了更好的利用曆史事件信息資源，為了詳細記錄各個事件事態發展，檔案的管理工作顯得尤為重要。而作為檔案的價值利用，檔案的利用研究工作同樣需要合理開發。本文淺析檔案管理與利用的基本內容，為我國檔案事業發展提供參考。
關鍵詞：檔案；檔案利用；檔案管理
一、檔案的信息資源
檔案是由官方機構、非官方機構、半官方機構以及家庭或個人對已發生的事件、個人信息等內容進行記錄的具有一定價值的信息記錄文本。檔案的組成通常由文字、聲像和圖表等形式材料構成。不同形式的檔案存在不同的利用價值，而同一檔案在不同時期也具備不同的價值。檔案信息資源這一概念被包含在了信息資源當中，是信息資源的重要組成部分。檔案信息資源包含三個層次：第一層次指的是檔案的內容信息，也就是檔案經過不同文件格式記錄的信息內容，這層信息是檔案的基本部分；第二層次指的是檔案的形式信息，這層信息就是檔案的外在表現形式和特征信息，與檔案內容信息息息相關；第三層次指的是檔案信息的信息，這中信息包括檔案的目錄、摘要、歸檔信息等。現今社會的檔案信息資源概念顯得更加綜合化，這就使得檔案信息的管理難度增加，檔案信息的開發利用價值增加。
二、檔案管理
（一）檔案管理工作中存在的問題
檔案信息資源的利用開發是一項新的資源發展模式，而檔案的管理則是這種發展模式的儲備方式。但在檔案管理工作中存在一些問題，影響了檔案信息的有效管理。①缺乏係統的管理。管理工作缺乏係統性，並且對管理的重視程度不夠。可能導致檔案信息整理不齊全。②管理設施不齊全。檔案管理設施是保證檔案壽命的重要工具，如果設施不全，可能導致檔案破壞、丟失等問題。
（二）解決檔案管理問題的措施
針對檔案管理工作中遇到的實際問題與難點，提出合理的、有效的解決措施。①檔案管理係統化。對檔案的管理工作進行係統優化，調高管理工作人員的檔案管理重視力度，強化管理人員檔案重要性認知，綜合性係統的完成整個檔案的管理工作。②加大資金投入力度，建立完善的檔案管理設施，利用科技成果，建立大型檔案文件存放設施，保證檔案存放安全，保養得當。同時結合計算機技術實現檔案數據化、信息化管理。建立檔案信息化管理平台，實現檔案的存儲、檢索功能，對檔案信息進行分門別類，便於查閱，綜合利用。
三、檔案利用
（一）檔案利用主體
利用工作是我們檔案工作的根本目的。檔案利用工作的內容也出現了新變化，利用人數越來越多，利用者提出谘詢問題方式有：口頭谘詢、電話谘詢、網絡谘詢、書麵谘詢等。目前利用檔案的範圍日益廣泛，除了紙質版，還有電子版，在我們水利水電係統內，一方麵提供檔案為各水利水電工程設計和科研服務。另一方麵還要為編輯史誌、評定技術職稱、技術指標及技術參考的彙編、經濟建設等服務。因此，除了日常工作中做到百問不厭，百拿不厭，服務熱情外，還要做到熟悉家底，了解需要，提供業務水平。由於利用者都對技術檔案的成份、內容不可能了解很全。特別是一些剛參加工作的技術幹部，在查閱檔案時常常會提出這樣或那樣的問題，如果我們平時對檔案的內容、家底了解不夠，就會出現一問三不知的現象。因此，我們檔案管理人員不僅要知道本單位技術檔案分類方法、歸檔情況、存放位置，還要學習了解工程檔案的內容、成份、歸檔修改等情況。這樣在檔案的提供利用工作達到熟知熟記，做到快、準、全地提供谘詢。