淺析高校數字檔案管理工作的可持續發展
經營管理
作者：郭玉梅
摘要：目前，信息技術和網絡技術發展速度迅猛，其在高校檔案管理中的應用也日漸廣泛，因此高校檔案管理急需進行模式創新，以便使檔案在高校發展過程中創造出更多的經濟效益及社會效益。怎樣確定數字檔案管理在高校日常工作中的重要地位，是我們研究的新課題。本文主要致力於高校數字檔案管理工作的可持續發展研究工作，並指出了一些問題及解決措施。
關鍵詞：高校；數字檔案；管理；可持續發展
一.目前高校在數字檔案管理上麵臨的問題
1.缺乏成熟技術
目前各大高校應用的辦公係統及其數字檔案管理係統都具備一定的優勢，但兩者間卻不能相互兼容，辦公係統主要是用來傳送文件的電子政務係統；而數字檔案管理係統卻是專門為檔案管理開發的軟件，兩者不能兼容，不相往來，也導致檔案管理工作者常常出現重複勞動的困擾。
2.缺乏安全性
當前高校使用的數字檔案管理係統在安全性上缺乏保障，數字檔案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真實性，這些問題正是數字檔案管理係統缺乏安全性的表現。國家也應發布法規為數字檔案提供安全保障。
3.缺乏高度統一的標準
即使國家出台了一些檔案管理的標準法規，但法規出台的速度遠不能趕上數字化在檔案管理中應用的速度。如，目前高校使用的數字檔案管理軟件在開發時就缺乏統一標準，在檔案文件的收發、管理以及各地區高校檔案數據的對接等方麵都存在標準不一的狀況。
4.進入數字化的腳步緩慢
高校以往的檔案文件都是紙質資料，這些手工製作的文件要全部轉化為數字文件，是一項工作量巨大的工程，需要耗費很長的時間和大量的人力，而且在轉化過程中必然會遇到許多問題，完成難度非常大。
二.創新是實現高校數字檔案管理可持續發展重要手段
1.確保數字化設施的齊全性
高校數字檔案管理工作必須要擁有完備的設施支持，這些設施包含了各種軟硬件，如數據庫服務器、文件掃描儀、數碼相機、大容量存儲器等硬件以及專門為檔案管理開發的軟件。高校數字檔案管理使用的軟件應具有多種功能和強大的適用性，以確保其能完成數字檔案的整理、集中、分類、存儲、搜索以及運用等操作，並能和多種操作係統及硬件平台實現完美契合，該軟件也應具有較強的安全自控性能，並能與不同種類的數據庫進行數據連接及互換。高校數字檔案管理係統應用的軟硬件設施應符合數字時代的要求，在數字化建設過程中可依據自身實際條件，投入相應的資金、人力，並確保建設完成的數字設施可以投入使用，進而確保高校數字檔案管理工作取得穩步發展。
2.為檔案數字化管理提供安全保障
隨著計算機的應用範圍的日漸廣泛，人類社會逐步進入到網絡信息時代，網絡安全也逐漸引起人們的關注，種類繁多的木馬、病毒隨時威脅著計算機的安全，同時也為高校數字檔案管理造成較大的安全威脅，因此高校數字檔案管理的第一要務就是確保檔案信息的安全性、完整性以及實用性。目前完善高校數字檔案管理係統的方法就是轉變以往的管理模式、管理方式、管理機製以及各項法規。當前高校數字檔案管理工作應進行製度創新，並製定健全的檔案管理、安全規定，資源共享是檔案數字化管理的技術要點，在開放共享資源前也應製定一定的法規進行約束。
3.重視人才培養
專業人才是高校檔案管理進行數字化建設的必須要素，檔案管理者的個人素質將直接影響到檔案質量及檔案的數字化錄入速度。檔案管理員的作用是為檔案信息和信息應用者間搭建聯係平台，因此高校數字檔案管理人員必須要具備一定的專業知識，尤其是掌握相應的信息技術，可以熟練的使用計算機等現代化先進工具，並能使用這些工具對檔案信息進行數字化管理及操作。所以，高校應重視檔案管理數字化建設人員的專業技能培訓，並及時對其進行專業知識普及，以提高他們的業務能力，使其跟上時代發展的腳步，進而確保高校檔案管理數字化建設工作能平穩向前推進。