基於企業管理活動中辦公自動化軟件的應用研究
軟件開發
作者：吳文清
摘 要 隨著我國科學技術的迅猛發展，計算機的運用得到了很大普及，越來越多的企業開始將辦公自動化用於企業的管理中來。企業的整個管理模式也隨著科學技術的發展呈現出新的結構。本文首先對辦公自動化管理的意義進行簡述，然後對企業辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題進行分析，最後就辦公自動化在企業管理中如何有效、合理應用提出建議。
關鍵詞 管理活動 辦公自動化 應用
中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A
隨著當今通訊技術越來越寬帶化、多媒體化、智能化、個人化。計算機與電子商務的突飛猛進，創造出了一個更加高效、節能、快捷的辦公環境，甚至還出現了微博辦公一種新興的方式。辦公自動化和以前低效、複雜的手工辦公方式相比更加高效、係統、全麵，同時也提供了準確的科學依據供決策者使用。隨著科學技術的突飛猛進，辦公自動化也更加現代化和標準化。
我國對辦公自動化的發展要求隨著當代經濟建設的快速發展和知識經濟的來到而越來越大，同時也被提出了許多新的要求，麵臨著新的挑戰。首先，它改變了以前複雜、低效的手工辦公方式，轉向了更加高效、係統、全麵的電子化工作，給每一位使用者創造了一個沒有部門局限的網絡辦公作業的環境；其次，它從以前的僅僅局限在行政辦公的基礎上拓展到了機關企事業單位的各個業務的管理環節上麵；再次，它以前那種僅僅是收發文件等業務的模式並不能適應現代企事業單位對快速增長的大量業務及技術信息文檔的管理，並不能應對當前的諸多挑戰。在新形勢和新挑戰下，現代辦公自動化係統軟件的開發需要進行新的設計，以實現企業提高管理效率的目的。
1 辦公自動化管理的意義
1.1辦公自動化軟件的使用讓企業管理變得更加簡單
通過對辦公自動化軟件的使用，可以將企業的數據信息進行實時的傳遞，大大的提高各部門之間的辦事效率。計算機的使用，將以往的手工化全部通過辦公自動化軟件進行完成，以往幾天的工作量幾個小時就順利完成，極大的提高了資源的利用率。同時，通過對辦公自動化軟件的使用能夠將企業的這種數據信息進行及時的更新和存儲，對於管理中已經完成任務、沒有完成的任務、進行中的任務進行有序的區分，進一步將企業的各項工作進行了分類，避免了重複性工作，大大的降低了工作的任務量，提高了管理的效率。
1.2辦公自動化軟件的使用讓企業管理變得更加協調和靈活
隨著社會的不斷進步，社會化工作分工越來越明確，需要的工作專業程度也越來越高。整個企業的良好運作，更加需要每個部門之間的相互協作和靈活配合。
企業通過對辦公自動化軟件的運用，高效的將企業的各種數據信息在各部門之間良好的進行溝通、在各企業之間進行良好的傳遞，讓企業的所有信息數據沒有死角。通過這樣的方式，極大的增強了整個企業中各部門之間相互協作和靈活配合的能力，提高了企業的核心競爭力。
1.3辦公自動化軟件的使用讓企業管理變得更加高效
一個企業在業內是否具有很強的核心競爭力需要考慮的一個重要的因素就是這個企業的工作效率。辦公自動化軟件在企業管理活動中的運用，可以將企業中每個部門員工的工作情況以及每項工作的進展情況進行快速的了解和及時的反饋，可以從企業和管理者的角度對工作和員工中需要進行改進的地方完善，進一步加強企業管理的質量和效率。
1.4辦公自動化軟件的使用讓企業管理變得更加規範
通過對辦公自動化軟件的使用，極大的降低了因為人為因素造成的錯誤，整個企業的工作都有明確的規定應該如何來進行，同時對於工作的好壞也有完善的績效考核來衡量。通過這種方式，不僅大大的降低了人為原因造成的問題，而且進一步健全了各個部門的監管製度，企業管理的風險也進行了合理的規避。
2 企業辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題
對辦公自動化軟件進行初始化的任務量很多，進行初始化工作通常是將企業的各種原始的數據信息和初始的資料進行整理並輸入到軟件中去。但是，由於許多的因素使得辦公自動化軟件的初始化工作變得非常的繁重，很難在規定的時間內完成，造成企業在管理活動中使用辦公自動化軟件難以實現。