財務檔案管理信息化問題及展望研究
互聯管理
作者：張勇
摘 要 隨著我國社會經濟體的不斷發展，信息化建設已經成為必然趨勢。在闡述財務檔案信息化建設的基礎上，指出財務檔案信息化建設進程中存在的目標不明確、標準不規範、管理人員業務水平不高、存在安全風險、基礎設施落後等問題阻礙了財務檔案管理信息化的發展，進而提出加快高校財務檔案信息化步伐的對策。
關鍵詞 財務檔案管理 信息化 信息資源
中圖分類號：F232 文獻標識碼：A
1財務檔案管理信息化的概述
隨著信息化社會的到來，以現代信息技術的發展與應用為代表的新技術革命必然加速我國企業信息化過程，而財務檔案管理作為企業管理的基礎性工作，借助現代化的設備和手段，應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，其信息傳遞速度較快，檔案管理和利用的效率也越來越高。加快檔案信息化建設，順應時代和社會發展，是提高檔案管理和檔案服務水平的必由之路。
與傳統的手工財務檔案相比信息化財務檔案彰顯優越性。將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案後，可以存儲於磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方麵都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。財務檔案信息化後，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本，避免了原始檔案由於頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利於專業管理，便於檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。
2財務檔案管理信息化建設存在的問題
2.1財務檔案信息化建設目標不明確
財務檔案信息化建設看似簡單，似乎僅僅是財務管理部門自己的事情，頂多把檔案管理部門牽涉進來。仍沿用傳統的管理模式管理財務檔案，思想和行動還未轉移到檔案信息化管理方麵來。財務檔案還未和其他部門有效協調，需要的流程化、數字化和檔案數據庫等要利用網絡資源，但涉及到有關職能部門較難協調配合。有些財務檔案信息化的管理缺乏統一領導，各機構和管理部門在財務檔案信息化進程中沒有盡到應盡義務，配合工作不到位。以至於財務檔案信息化建設的目標非常模糊。
2.2財務檔案管理人員缺乏相應知識
經過漫長的變革與發展，財務管理人員的素質已經有了很大改觀，在學曆、職稱等方麵已經基本符合崗位要求。但是，在現有的財務人員中，真正懂得財務檔案的搜集整理的人員很少，懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。這方麵的人才缺少並非整個財務部門人員少，而是對財務檔案的鑽研和熟悉的人員少主要原因：（1）部分人員固守傳統觀念，認為財務檔案管理工作是簡單的，隻要管好不丟失就行。（2）不夠重視對財務檔案管理人才的培訓培養，沒有前瞻意識，特別是沒有針對性地培養建設財務檔案信息化方麵的人才。（3）目前高校財務部門雖設專職財務檔案管理工作人員，但是人員太少，尤其是懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。
2.3財務檔案管理信息化係統的安全風險
在手工方式下，財務信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務人員筆跡和印章上分清責任，但是信息化會計數據直接存儲在磁盤上，對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數據風險。利用計算機的舞弊具有很大的隱蔽性，被發現的難度較之手工會計係統更大，其造成的危害和損失也更大。由於相關人員缺乏計算機信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規則，造成數據損失等，如意外事故，包括非預期的、不正常的程序結束操作造成的故障、由於電源故障造成各種設備無法使用、存儲數據的輔助介質部分或全部遭到破壞、已輸入數據的憑證丟失等。如果這些數據已經及時備份尚可恢複，如果未及時備份，則造成財務數據將永久丟失，給企業造成不可估量的損失。
3加強財務檔案管理信息化的措施建議
3.1建立健全財務檔案的信息管理製度
要站在科學發展觀的高度，建立健全財務檔案信息化管理製度。俗話說，“沒有規矩，不成方圓”，“安全保障，製度先行”要以財務管理部門和檔案管理部門為主，相關部門與單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結合實際，從實踐中來，到實踐中去，製訂一係列切實可行的財務檔案信息化管理製度。