獨立學院人事檔案管理中的幾個問題的探討
檔案管理
作者：李青青
摘要：獨立學院辦學曆程隻有十多年，人事檔案管理尚有許多不足的地方。本文闡述了獨立學院人事檔案管理中存在的問題，提出了相應的改進意見和措施。
關鍵詞：獨立學院人事檔案托管
獨立學院已有十多年的辦學曆程，屬於民辦性質，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用製的用人機製。按照國務院辦公廳《關於加強民辦高校規範管理引導民辦高等教育健康發展的通知》（國辦發[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構負責管理民辦高校教師的人事檔案。”獨立學院教職工人事檔案絕大多數托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發展，但尚有許多不足的地方，這裏麵既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環境方麵的問題。
為使人事檔案更好地為獨立學院規劃、預測和製定人才培養計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據，同時也為維護和保障教職工的個人權利提供法律憑據，筆者根據多年在人事部門工作的經曆，提出一些看法和措施。
一、獨立學院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理製度不夠完善
由於獨立學院普遍辦學曆史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處於邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經費、管理還不十分到位，檔案管理製度沒有做到規範化、製度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔製度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控製和製約機製，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等製度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規劃預測、開發利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數是青年教職工，有些教職工畢業後到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由於這些企業本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案裏沒有對其畢業後工作的工齡、業績、職務、職稱等經曆進行延續的記載，無法體現其工作業績和技能水平，致使其到學院工作後工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經過專業的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。
獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理範圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔範圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業技術職稱資格材料、工資調整材料、後續教育取得的學曆學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現個人經曆和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由於收集、歸檔工作不紮實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分曆史經曆產生空白的嚴重後果。