優化事業單位檔案資料管理探究
公共管理
作者：丁穎
摘要：檔案是企事業單位中承載信息的重要載體，也是日常經營管理中重要的一環。事業單位檔案是對事業單位所有經營活動的記錄，是事業單位管理的重要部分。事業單位要很好的發揮應用的功能離不開檔案工作的順利開展。鑒於此，本文對事業單位檔案資料管理的優化措施進行了探討。
關鍵詞：事業單位檔案管理措施
一、事業單位檔案管理的重要性
事業單位作為我國重要的一個分支，在國家經濟建設發展中起著重要作用。隨著國家經濟活動的日益頻繁，事業單位也在不斷的發展壯大，事業單位從業人員也不斷增加，據統計全國事業單位從業人員達到3000多萬，作為事業單位檔案管理部門承擔了巨大的壓力和挑戰。新時期，事業單位檔案內容變多、範圍變廣，不僅記載了事業單位為社會服務的所有信息資源，同時也提高其人事管理的職能，根據事業單位的檔案資料，事業單位人事主管部門可以迅速的查詢到員工的相關資料，對員工工作以來的表現有個清晰的認知和了解，對事業單位人員考核、員工提拔等都具有重要參考價值，有利於事業單位培養大批有素質、有能力的人才，同時也大大提高了事業單位服務社會的能力和效率。可見事業單位檔案管理工作十分重要。然而，同時我們也看到，事業單位檔案管理工作中還存在諸多問題，不僅製約了事業單位作用的發揮，也對事業單位轉製改革帶來了阻礙，因此，需要我們從事業單位檔案管理的問題入手，有針對性的提出整改意見。
當前，創新與發展已經成為我國經濟發展的主流，事業單位作為國民經濟重要組成部分，自然要進行不斷的改革和創新發展。唯有如此，才能適應新形勢經濟發展的需要，才能不斷增強其服務社會的能力，這一切離不開檔案管理工作的支持。
二、優化事業單位檔案資料管理的建議
1.加強檔案信息的安全控製
事業單位檔案信息化管理為檔案管理提供了巨大的便利，徹底改變了紙質檔案時期的低效率和低利用。然而同時我們也看到，網絡是把雙刃劍，信息化為檔案管理提供便利的同時，網絡世界潛在的風險也需要檔案管理人員警惕。為此作為檔案管理人員要加強對檔案信息安全的管理。一是對於紙質檔案，要注重檔案庫房環境的管理，檔案庫房的設計和建設要按照國家有關規定進行，由於是一些機密檔案，這些檔案關乎到國家政治和經濟安全，一旦泄露出去會造成嚴重的傷害，應該嚴格管理。庫房的要有專人管理，庫房的門窗要堅固，且與辦公室之間要隔有一定的距離。庫房嚴禁不相幹人員的進出，防止機密泄露。在庫房內部要配備齊備的硬件設施，包括吸塵器、滅火設備以及殺蟲滅菌設備、紫外線等，防止檔案資料由於存放時間過久出現磨損、變脆、發黃和老化等問題。二是對於電子檔案，電子檔案保存在計算機中，要遠離強電源和強磁場。為了增強檔案管理的安全性，保管檔案資料的計算機盡量不要聯網，不允許不相關人員登陸計算機，對相關人員進行授權管理，分配用戶名和密碼，加強安全技術應用技術的應用，包括防火牆技術、數據加密技術、虛擬專用技術、攻擊檢測技術和數據恢複技術等，不允許檔案管理人員擅自從計算機中下載資料到優盤等媒介。
2.提高檔案管理人員的業務技能
檔案管理是專業性的工作，不僅要求檔案管理人員業務熟練，同時也要具備一定管理知識和能力，隻有具備這樣的素質和能力才能適應知識經濟時代對檔案管理人員的要求。為此，首先事業單位要把好招聘關，提高檔案管理人員的入職門檻，檔案管理部門根本事業單位檔案管理工作的需要，向人力資源部門提出人員招聘申請，同時明確招聘的人員所具備的學曆和崗位能力要求，人力資源部門據此發布招聘公告，重點是各大高校檔案管理畢業的學生。事業單位也可以根據實際情況，從單位其他部門抽調部門工作責任心強、政治素質過硬、工作能力出眾的人才來從事檔案管理工作。其次，加強檔案管理人員的培訓。無論是畢業的大學生，還是其他崗位抽調來的人才，都要進行嚴格的入職培訓，培訓主要是兩方麵，一是對檔案管理人員進行思想政治教育，要求檔案管理人員不僅政治素質過硬、有較強的職業榮譽感和使命感，熱愛檔案管理工作。還要能夠與時俱進，善於在工作中創新工作思路和方法，用於打破傳統的束縛，努力將檔案管理工作向規範化、科學化推進。二是加強技能培訓。作為一名合格的檔案管理人員，要具備紮實的檔案管理專業知識，要熟悉檔案管理工作的流程和環節。尤其在網絡時代，檔案管理人員要能夠將現代化、信息化工具與檔案管理工作進行有機結合，要學會運用信息化工具來進行檔案管理工作，要對計算機技術、網絡技術十分熟悉。為此，事業單位可以將檔案管理人員送到高校檔案管理專業進行係統培訓，也可以請專家對檔案人員進行技能培訓，還可以參加培訓機構組織的培訓。總之，通過加強培訓，建設一支素質過硬、技能出眾的檔案管理人員。