淺析企業檔案信息化管理
管理縱橫
作者：李惠君
目前油田的數字檔案館建設處於起步階段，作為企事業核心的信息接受者、持有者、提供利用者的檔案機構，應當將信息化工作作為必然選擇，全麵推進檔案信息化建設。企業檔案信息化是指企業在法製的軌道上，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率，為企業和社會提供檔案信息服務。本文就企業檔案信息化管理，談談自己的看法。
一、檔案信息化建設的幾種模式
1、建設數字檔案館，支持檔案信息化建設。在整個檔案信息化架構中，數字檔案館是基礎和主體，是檔案機構發揮數據存儲和傳送中心作用的主要平台，起著至關重要的支撐作用。所謂數字化檔案館，是指利用電子網絡搜尋分布於各地的各種檔案信息並通過網絡將它們聯接起來，提供利用，實現檔案信息資源共享，其實質是一個有序的信息空間和資源共享的信息環境，其功能涵蓋了對檔案的數字化加工，數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用以及數字整理的全過程，具有可擴展性和實用性，數字檔案館更強調檔案作為信息資源的理念，更注重信息的共享和利用。
2、依托油田局域網，構建本單位信息管理平台。在局域網上，檔案管理信息係統與各業務信息應用係統（OA、PDM、ERP等）互相聯通，資源共享。通過係統間的數據接口，可以解決電子文件及元數據的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題；對各係統產生的電子文件實施前端控製和全程管理，實現文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，並保證數據真實、完整、有效；同時，整合各類檔案信息資源，建設一批專題數據庫，對其實施統一管理，既可避免出現信息孤島，又方便信息管理和利用。
二、檔案信息化建設的工作重點
檔案信息化的重點和長線工作是檔案基礎管理工作，有以下幾點方麵
1、加強電子文件和檔案的管理工作。與傳統文件和檔案管理相比，電子文件和檔案管理具有相關因素增多，各因素之間相關度增高、變量增多，目標複雜化，技術含量更高等新的特點；特別是對元數據和係統具有依賴性，信息內容具有易變性，信息與載體具有可分離性，信息存儲具有高密度性，物理結構和邏輯結構關係具有複雜性，法律地位具有不確定性。所以，必須做到完整收集和安全管理。一是加強文件檔案的歸口管理，將信息收集和實體收集嵌入油田的各項活動中，其中要特別注意積極推進電子檔案的在線管理；二是加強電子文件歸檔和電子檔案接收與管理，不斷完善電子檔案接收、保管、利用的技術方法，科學整合各類檔案信息資源；三是加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節工作的監督和指導，以保證電子文件完整、有效、真實；四是加強電子檔案文件收集、鑒定、驗收、案卷整理等傳統手工作業技術的研究和改造，使得傳統技術與現代技術有機結合起來。