像管理資金一樣管理時間
高管商學院
作者：邁克爾·曼金斯（Michael Mankins） 陸建熙（James Root） 石教立（Stephen Shih）
大多數公司管理資金的流程十分周密。作出任何新投資前它們都需要極具說服力的商業論證，設置門檻收益率，然後才會精心慎重地授權，而且在每一級別都規定開支限製。
與資金管理形成鮮明對比的是，很少有公司能有效地管理時間。盡管高管們每天的時間都被電話、電子郵件、即時消息、現場會議和電話會議所占據，但公司卻沒有什麼規則來控製這些溝通手段。幾乎沒有公司能說清楚高管和員工如何分配和使用集體共有時間。因此很容易理解，為什麼多數公司的時間都浪費在冗長頻繁的往來電子郵件和即時消息、多餘的電話會議以及無數低效現場會議上。浪費時間造成的損失很大：內部會議占用了本應與顧客溝通的時間，公司變得驕傲自滿、充斥官僚主義、效率低下，成本提高，最終影響收益；另外，員工和親朋好友相處時間越來越少，這麼做還不能得到什麼價值。
我們並不缺少時間管理方麵的建議，但它們大都針對個人行為。時間管理導師告訴我們，要重新奪回控製電子郵件的權力，精心選擇參加哪些會議等等。這類建議有用，但高管們很快會發現，他們進行時間管理的美好意願總要讓位於公司的要求和做法。電子郵件、即時消息和會議通知照來不誤，如果你忽略其中一大部分，就有疏遠同事或老板的危險。如果你公司的溝通方式一貫冗長繁瑣，那你除了入鄉隨俗別無選擇：雖然不情願，你也隻能勉力而為。
時至今日，一些有前瞻思維的公司采用截然不同的時間管理模式，希望高管們能夠將時間作為稀缺資源對待，謹慎小心地利用和分配時間。這些公司管理時間預算和管理資金預算的規章製度一樣細致而嚴格。此類公司不僅能降低日常開支，還能讓高管和員工避免工作效率低下，將節約下的時間用於創新、促進利潤增長等方麵。
用數字揭示浪費時間現狀
英特爾前C E O安迪·葛洛夫（A n d y Grove）曾寫道：“正如你不允許讓員工偷竊一件辦公用品，你也不應讓公司裏的任何人偷走同事的時間。”當然，不知不覺中，“時間遭竊”常會發生。沒有明確計劃或優先事項的會議悄然爬上日程表。更不必說那些需要管理人員拿出額外時間處理的橫生枝節。
如今的公司有了前所未見的時間管理工具：微軟Outlook、穀歌日曆、蘋果iCal日程表及其他日程管理和信息應用。這些工具能跟蹤管理者和員工使用公司集體時間的紀錄，合理分配利用公司資源。這類日程管理應用能以周、月、年為單位，顯示會議數量、會議類別等數據，還能按公司不同級別和職能，顯示與會人數。這些應用甚至還可跟蹤記錄某些組織行為，比如會前、會中和會後出現的多任務處理和會議安排衝突。當然，應用此類數據的公司需要小心保護員工隱私，沒有人願意感到背後有雙眼睛監視自己的一舉一動，但這些信息能準確具體地反映出公司的時間預算。
貝恩公司的員工極富創意，他們使用VoloMetrix（克裏斯·布拉姆是該公司董事會成員）提供的分析工具，最近研究了17家大公司的時間分配情況，所得如下：
多采用電子溝通方式。隨著技術的發展，一對一到一對多的邊際交流成本明顯降低，使得人們相互溝通的次數急劇增加。很多高管每天收到約200封電子郵件，每年就是3萬多封。此外，即時消息和眾包應用使問題更加複雜化。如果對這一趨勢不加控製，高管們很快會發現，每周至少需要拿出一整天工作時間來處理所有的電子類溝通信息。
會議用時飛速增加。高管們參加的會議越來越多，部分是由於組織會議的成本降低了，部分是因為開會比過去更容易，利用電話、視頻、屏幕共享等方式都可以參會。高管們平均每周花費兩天時間參加3人及以上規模的會議，而組織15%的公共時間用於開會。從2008年開始，這一比例每年都在增加，說明此類會議還在激增中。
真正的協作受到限製。盡管一對一和一對多的交流次數在過去20年間急速增長，但在我們研究中，80%的此類交流都發生在部門內部，而非在不同業務之間、不同職能之間、或公司總部和分公司之間。而在那些超出獨立單元的交流中，根據對其內容的分析我們發現，很多交流的參與者並非合適人選，或者交流目的並不明確。換言之，他們為了共享信息而共享信息，而非出於收集有價值意見或集思廣益之目的。總之，越來越多時間花在了交流上，卻未能在公司各個獨立單元之間促成更有效協作。
會議上不守規矩行為增多。我們研究的很多公司裏，與會者習慣性在開會時發送電子郵件。在一家公司開會時。22%與會者平均每半小時就會發2到3封電子郵件。此外，高管們在同一時間預約的會議“撞車”更是家常便飯，他們不得不選擇參加哪個會。這些不守規矩行為造成惡性循環，多任務處理和預約衝突使會議用時效率變低，公司不得不安排更多會議完成工作。更多會議催生更多不規範行為，如此循環往複。
控製會議的正式規章很少。多數公司中，占用同事時間不需要付出太多成本。如果你想要開個會，你的助理發個會議通知或在團體日曆上預留出一段時間即可。如果你發現需要解決的問題，直接發起解決小組研究該問題，甚至很可能直接發起行動著手解決該問題。這種占用公司時間的要求通常不經過任何審核，也不需要正式批準。
懲罰機製缺失。在貝恩最近的調查中，高管們將半數以上會議評為“低效”或“非常低效”。但很少有公司建立評估獨立部門的會議效率，更不用說針對會議效率高低，製定明確懲罰機製了。